Puesto
Compras
¿Cuánto mide el camino desde que se plantea una necesidad hasta que se emite un pedido? Si son dos semanas, ante una necesidad urgente nadie recorre ese camino: se llama a un proveedor de confianza y se pregunta el precio después.
Conversación inicial
Cuatro preguntas por las que empezaríamos
¿Cuánto mide el camino de una solicitud a un pedido?
Ese tiempo decide si el proceso de compras se usa o se esquiva. Las compras esquivadas con prisa son más caras pero más rápidas, y por eso ganan.
¿Qué pasa cuando una solicitud llega descrita con imprecisión?
Normalmente: una ronda de preguntas que lleva varios días. O peor: pedís lo que entendisteis y os enteráis del error en la entrega.
¿Cuántas personas tocan una compra antes de que exista un pedido?
Quien lo solicita, compras, quien aprueba, a veces un ingeniero. Con cuatro personas el plazo depende de agendas y no del proveedor.
¿Adónde van las ofertas que recibisteis y rechazasteis?
Si van a un buzón, en la compra siguiente de lo mismo empezáis de cero, aunque el precio de hace seis meses vendría muy bien.
Nos quedamos con la gestión, vosotros con la negociación
Recoger solicitudes, enviar consultas, poner las ofertas en forma comparable y perseguir el cumplimiento se pueden quitar del escritorio. La negociación, la elección de proveedor y la valoración del riesgo se quedan con una persona.
- La elección de proveedor pasa siempre por una decisión. - El sistema pone las ofertas en una forma común y muestra las diferencias, incluidas las que van más allá del precio, como el plazo, las condiciones y el historial de trabajo conjunto. Una persona elige.
- Comparabilidad no significa aplanar. - Si las ofertas difieren en alcance, el sistema lo muestra en lugar de reducirlo todo a una cifra.
- El historial de compras se queda. - El precio, las condiciones y quién ganó: en la compra siguiente de lo mismo no partís de una página en blanco.
Alcance
Qué se puede quitar de un comprador
Veinte tareas de ejemplo. Cada una tiene un punto de aprobación humana. Abajo una selección, y el alcance lo ajustamos a vuestro proceso.
Solicitudes del negocio
- Recibir una solicitud en un solo formulario, sea cual sea el departamento
- Señalar las descripciones demasiado incompletas para lanzar una consulta
- Enlazar una solicitud con compras anteriores de lo mismo
- Comprobar si el artículo está cubierto por un acuerdo marco
- Comprobar el presupuesto y el nivel de aprobación exigido (decisión: persona autorizada)
Consultas y comparación de ofertas
- Preparar la consulta a partir de la solicitud (envío: el comprador)
- La lista de proveedores a los que dirigirse junto con el historial de trabajo con ellos
- Leer las ofertas y ponerlas en una forma comparable
- Señalar las diferencias de alcance, plazo y condiciones (valoración: el comprador)
- Recordar a los proveedores la fecha límite de oferta
Negociación y decisión
- Material para la negociación: historial de precios, volumen, alternativas
- Cuánto pagasteis antes por ese artículo y a quién
- La motivación de la elección de proveedor, con la decisión registrada (decisión: el comprador)
- Señalar los casos que exigen un procedimiento competitivo
El pedido y el seguimiento del cumplimiento
- Preparar el pedido a partir de las condiciones acordadas (aprobación: el comprador)
- Comprobar que el proveedor ha confirmado el pedido
- Una señal sobre una fecha de entrega que se acerca sin confirmación
- Detectar los retrasos que afectan a producción
- Entregas que no coinciden con el pedido, expuestas
- Respuesta a quien lo solicitó sobre el estado
Un día de trabajo
Hoy
- Las solicitudes llegan por correo, en una hoja de cálculo y de palabra en el pasillo
- Con una descripción poco clara empieza una ronda de preguntas a quien lo solicitó
- Comparáis las ofertas a mano, tecleándolas en una hoja de cálculo
- Con una compra urgente el proceso se esquiva y os enteráis después
- Buscáis el historial de precios en correos antiguos
- Os enteráis de una entrega tardía por producción
Con asistencia de IA
- Las solicitudes llegan en un solo formulario, y las carencias se señalan enseguida
- Con una solicitud veis si ya habéis comprado esto y en qué condiciones
- Las ofertas esperan puestas en forma comparable, con las diferencias de alcance
- Una compra urgente se puede atender más rápido que esquivando el proceso
- El historial de precios está a mano en el momento de negociar
- Una confirmación que falta y las fechas en riesgo se anuncian solas
- Tiempo de la solicitud al pedido
el proceso deja de esquivarse en las compras urgentes
el camino por compras es más rápido que el camino alrededor
- Ofertas comparables
la decisión descansa sobre la imagen completa y no solo sobre el precio
las diferencias de alcance y condiciones se muestran en lugar de aplanarse
- El riesgo de una parada
una entrega tardía sale a la luz antes de la fecha, no después
las confirmaciones que faltan y las fechas en riesgo se monitorizan
- Constancia de la decisión de compra
se sabe por qué se eligió ese proveedor
la motivación queda registrada con la decisión
Empezamos por una categoría de compra y no por todo el proceso.
- Paso 1
Medimos el camino de una compra
Tomamos la docena larga de últimas compras y medimos cuántos días llevó cada fase. Suele resultar que el mayor tiempo se va en aclarar la solicitud y no en negociar.
- Paso 2
La forma de una solicitud
Un solo formulario para todos los departamentos, con la integridad comprobada. Quita la mayor parte de la ronda de preguntas.
- Paso 3
Consultas y comparación
Enviar consultas y poner las ofertas en una forma común. Aquí es donde el tiempo ahorrado se hace visible.
- Paso 4
Seguimiento del cumplimiento e historial
Vigilar confirmaciones y fechas, y el archivo de precios. Al final, porque descansa sobre los datos de los pasos anteriores.
Preguntas frecuentes
Preguntas que surgen en la primera reunión
¿Debería ser más pequeño el departamento de compras tras esto?
En la mayoría de las empresas compras no gestiona todo el gasto: gestiona lo que le da tiempo, y el resto ocurre fuera. Asumir las consultas y las comparaciones no reduce el equipo, amplía lo que llega siquiera a su alcance. Las categorías que hoy se compran sin que nadie las supervise suelen ser lo primero que aparece.
¿Esto entra en el ámbito del Reglamento de IA?
Las compras comerciales no son un uso de alto riesgo. La contratación pública se rige por normas aparte sobre cómo transcurre un procedimiento, y son esas, y no el Reglamento de IA, las que fijan los límites de la automatización.
¿Os queda alguna pregunta que no esté aquí? Reservad una llamada
Siguiente paso
¿Cuántas de vuestras compras ocurren fuera del proceso, porque pasar por él llevaría demasiado?
Os enseñaremos cómo es una compra cuando la solicitud llega completa y las ofertas esperan puestas en forma comparable.