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Achats
Quelle est la longueur du chemin entre l'expression d'un besoin et la passation d'une commande ? Si c'est deux semaines, alors devant un besoin urgent personne ne prend ce chemin - on appelle un fournisseur de confiance et on demande le prix après.
Entretien préalable
Quatre questions par lesquelles nous commencerions
Quelle est la longueur du chemin d'une demande d'achat à une commande ?
Ce délai décide si le processus achats est utilisé ou contourné. Les achats contournés dans la hâte sont plus chers mais plus rapides - et c'est pourquoi ils l'emportent.
Que se passe-t-il quand une demande d'achat arrive imprécisément décrite ?
En général : un tour de questions qui prend plusieurs jours. Ou pire - vous commandez ce que vous avez compris et apprenez l'erreur à la livraison.
Combien de personnes touchent un achat avant qu'une commande n'existe ?
Le demandeur, les achats, le valideur, parfois un ingénieur. À quatre, le délai dépend d'agendas plutôt que du fournisseur.
Où vont les offres que vous avez reçues et écartées ?
Si elles vont dans une boîte de réception, à l'achat suivant de la même chose vous repartez de zéro - alors que le prix d'il y a six mois serait très utile.
Nous prenons le traitement, vous gardez la négociation
Recueillir les demandes d'achat, envoyer les consultations, mettre les offres sous une forme comparable et relancer l'exécution peuvent être retirés du bureau. La négociation, le choix du fournisseur et l'appréciation du risque restent à une personne.
- Le choix du fournisseur passe toujours par une décision. - Le système met les offres sous une forme commune et montre les différences - y compris au-delà du prix, comme le délai, les conditions et l'historique de collaboration. Une personne choisit.
- Comparable ne veut pas dire aplati. - Si les offres diffèrent de périmètre, le système le montre au lieu de tout réduire à un seul chiffre.
- L'historique des achats reste. - Le prix, les conditions et qui a emporté le marché - à l'achat suivant de la même chose, vous ne partez pas d'une page blanche.
Périmètre
Ce qui peut être retiré d'un acheteur
Vingt tâches à titre d'exemple. Chacune a un point de validation humaine. Ci-dessous une sélection ; le périmètre, nous l'ajustons à votre processus.
Demandes d'achat des métiers
- Réception d'une demande sous une forme unique, quel que soit le service
- Signalement des descriptions trop incomplètes pour envoyer une consultation
- Liaison d'une demande aux achats antérieurs de la même chose
- Vérification que l'article est couvert par un accord-cadre
- Contrôle du budget et du niveau de validation exigé (décision : une personne habilitée)
Consultations et comparaison des offres
- Préparation de la consultation à partir de la demande (envoi : l'acheteur)
- La liste des fournisseurs à solliciter avec l'historique de collaboration
- Lecture des offres et mise sous forme comparable
- Signalement des différences de périmètre, de délai et de conditions (appréciation : l'acheteur)
- Relance des fournisseurs sur l'échéance de remise des offres
Négociation et décision
- De la matière pour la négociation : historique de prix, volume, alternatives
- Ce que vous avez payé pour cet article auparavant et à qui
- La motivation du choix du fournisseur, avec la décision consignée (décision : l'acheteur)
- Signalement des cas exigeant une mise en concurrence
La commande et le suivi de l'exécution
- Préparation de la commande à partir des conditions convenues (validation : l'acheteur)
- Vérification que le fournisseur a confirmé la commande
- Un signal sur une date de livraison qui approche sans confirmation
- Détection des retards qui touchent la production
- Les livraisons non conformes à la commande, posées
- Un retour au demandeur sur l'état d'avancement
Une journée de travail
Aujourd'hui
- Les demandes arrivent par courriel, dans un tableur et oralement dans le couloir
- Avec une description floue commence un tour de questions au demandeur
- Vous comparez les offres à la main, en les ressaisissant dans un tableur
- Avec un achat urgent, le processus se contourne et vous l'apprenez après
- Vous cherchez l'historique de prix dans de vieux courriels
- Vous apprenez une livraison en retard par la production
Avec l'assistance de l'IA
- Les demandes arrivent sous une forme unique, et les manques sont signalés tout de suite
- Avec une demande, vous voyez si vous avez déjà acheté cela et à quelles conditions
- Les offres attendent mises sous forme comparable, avec les différences de périmètre
- Un achat urgent peut se traiter plus vite qu'en contournant le processus
- L'historique de prix est sous la main au moment de la négociation
- Une confirmation manquante et des dates menacées se signalent
- Délai de la demande à la commande
le processus cesse d'être contourné pour les achats urgents
le chemin par les achats est plus rapide que le chemin de contournement
- Des offres comparables
la décision repose sur l'image complète plutôt que sur le seul prix
les différences de périmètre et de conditions sont montrées plutôt qu'aplaties
- Le risque d'arrêt
une livraison en retard ressort avant la date, pas après
les confirmations manquantes et les dates menacées sont surveillées
- Une trace de la décision d'achat
on sait pourquoi ce fournisseur a été choisi
la motivation est consignée avec la décision
Nous commençons par une catégorie d'achat, pas par tout le processus.
- Étape 1
Nous mesurons le chemin d'un achat
Nous prenons la dizaine d'achats les plus récents et mesurons le nombre de jours de chaque étape. Il s'avère en général que le plus de temps va à clarifier la demande plutôt qu'à négocier.
- Étape 2
La forme d'une demande d'achat
Un formulaire unique pour tous les services, avec contrôle de complétude. Cela supprime l'essentiel du tour de questions.
- Étape 3
Consultations et comparaison
L'envoi des consultations et la mise des offres sous forme commune. C'est là que le temps gagné devient visible.
- Étape 4
Suivi de l'exécution et historique
Le suivi des confirmations et des dates, et l'archive des prix. En dernier, parce que cela repose sur les données des étapes précédentes.
Questions fréquentes
Les questions qui reviennent à la première réunion
Le service achats devrait-il être plus petit après cela ?
Dans la plupart des entreprises, les achats ne traitent pas toute la dépense - ils traitent ce pour quoi ils ont du temps, et le reste se passe en dehors d'eux. Reprendre les consultations et les comparaisons ne réduit pas l'équipe, cela élargit ce qui entre seulement dans son champ. Les catégories achetées aujourd'hui sans que personne ne les surveille sont en général les premières à apparaître.
Cela relève-t-il du règlement sur l'IA ?
Les achats commerciaux ne sont pas un usage à haut risque. La commande publique est régie par des règles distinctes sur le déroulement d'une procédure, et ce sont elles, et non le règlement sur l'IA, qui fixent les limites de l'automatisation.
Une question qui ne figure pas ici ? Réservez un appel
Étape suivante
Combien de vos achats se font hors processus, parce que le suivre prendrait trop de temps ?
Nous vous montrerons à quoi ressemble un achat quand la demande arrive complète et que les offres attendent mises sous forme comparable.