Rolle
Einkauf
Wie lang ist der Weg von einer gemeldeten Bedarfsanforderung bis zu einer erteilten Bestellung? Wenn zwei Wochen, geht bei dringendem Bedarf niemand diesen Weg - man ruft einen vertrauten Lieferanten an und fragt später nach dem Preis.
Erstgespräch
Vier Fragen, mit denen wir beginnen würden
Wie lang ist der Weg von einer Bedarfsanforderung zu einer Bestellung?
Diese Zeit entscheidet, ob der Einkaufsprozess genutzt oder umgangen wird. In Eile umgangene Einkäufe sind teurer, aber schneller - und deshalb gewinnen sie.
Was passiert, wenn eine Bedarfsanforderung ungenau beschrieben ankommt?
Meist: eine Fragerunde, die mehrere Tage dauert. Oder schlimmer - Sie bestellen, was Sie verstanden haben, und erfahren von dem Fehler bei der Lieferung.
Wie viele Menschen fassen einen Einkauf an, bevor eine Bestellung existiert?
Der Anfordernde, der Einkauf, der Freigebende, manchmal ein Ingenieur. Bei vier Menschen hängt die Durchlaufzeit an Kalendern statt am Lieferanten.
Wohin gehen die Angebote, die Sie bekommen und abgelehnt haben?
Wenn in ein Postfach, beginnen Sie beim nächsten Einkauf derselben Sache bei null - obwohl der Preis von vor einem halben Jahr sehr nützlich wäre.
Wir übernehmen die Bearbeitung, Sie behalten die Verhandlung
Bedarfsanforderungen zu sammeln, Anfragen zu versenden, Angebote in eine vergleichbare Form zu bringen und die Erfüllung nachzuhalten, lässt sich vom Schreibtisch nehmen. Die Verhandlung, die Wahl des Lieferanten und die Risikoeinschätzung bleiben bei einem Menschen.
- Die Wahl des Lieferanten geht immer durch eine Entscheidung. - Das System bringt die Angebote in eine gemeinsame Form und zeigt die Unterschiede - auch jenseits des Preises, wie Lieferzeit, Konditionen und Zusammenarbeitshistorie. Ein Mensch wählt.
- Vergleichbarkeit heißt nicht Einebnung. - Wenn sich die Angebote im Umfang unterscheiden, zeigt das System das, statt alles auf eine Zahl zu reduzieren.
- Die Einkaufshistorie bleibt. - Der Preis, die Konditionen und wer den Zuschlag bekam - beim nächsten Einkauf derselben Sache beginnen Sie nicht bei einer leeren Seite.
Umfang
Was sich aus der Arbeit eines Einkäufers herausnehmen lässt
Zwanzig Aufgaben als Beispiel. Jede hat einen Punkt menschlicher Freigabe. Unten eine Auswahl; den Umfang passen wir an Ihren Prozess an.
Bedarfsanforderungen aus den Fachbereichen
- Annahme einer Anforderung in einer Form, gleich aus welcher Abteilung
- Hinweis auf Beschreibungen, die zu unvollständig sind, um eine Anfrage zu versenden
- Verknüpfung einer Anforderung mit früheren Einkäufen derselben Sache
- Prüfung, ob der Artikel von einem Rahmenvertrag gedeckt ist
- Prüfung des Budgets und der erforderlichen Freigabestufe (Entscheidung: eine bevollmächtigte Person)
Anfragen und Angebotsvergleich
- Vorbereitung der Anfrage aus der Bedarfsanforderung (Versand: der Einkäufer)
- Die Liste der anzufragenden Lieferanten samt Zusammenarbeitshistorie
- Einlesen der Angebote und Überführung in eine vergleichbare Form
- Hinweis auf Unterschiede in Umfang, Lieferzeit und Konditionen (Einschätzung: der Einkäufer)
- Erinnerung der Lieferanten an die Angebotsfrist
Verhandlung und Entscheidung
- Material für die Verhandlung: Preishistorie, Volumen, Alternativen
- Was Sie für diesen Artikel früher gezahlt haben und an wen
- Die Begründung der Lieferantenwahl, mit festgehaltener Entscheidung (Entscheidung: der Einkäufer)
- Hinweis auf Fälle, die eine Ausschreibung verlangen
Die Bestellung und das Nachhalten der Erfüllung
- Vorbereitung der Bestellung aus den vereinbarten Konditionen (Freigabe: der Einkäufer)
- Prüfung, ob der Lieferant die Bestellung bestätigt hat
- Ein Signal über einen näher rückenden Liefertermin ohne Bestätigung
- Erkennen von Verzögerungen, die die Produktion betreffen
- Die nicht zur Bestellung passenden Lieferungen, aufgefächert
- Eine Rückmeldung an den Anfordernden über den Stand
Ein Arbeitstag
Heute
- Bedarfsanforderungen kommen per E-Mail, in einer Tabelle und mündlich im Flur
- Bei einer unklaren Beschreibung beginnt eine Fragerunde beim Anfordernden
- Sie vergleichen die Angebote von Hand und tippen sie in eine Tabelle ab
- Bei einem dringenden Einkauf wird der Prozess umgangen und Sie erfahren es danach
- Die Preishistorie suchen Sie in alten E-Mails
- Von einer verspäteten Lieferung erfahren Sie von der Produktion
Mit AI-Unterstützung
- Bedarfsanforderungen kommen in einer Form, und die Lücken werden sofort aufgezeigt
- Bei einer Anforderung sehen Sie, ob Sie das schon gekauft haben und zu welchen Konditionen
- Die Angebote warten in vergleichbare Form gebracht, mit den Umfangsunterschieden
- Ein dringender Einkauf lässt sich schneller bearbeiten als durch Umgehen des Prozesses
- Die Preishistorie ist im Moment der Verhandlung zur Hand
- Eine fehlende Bestätigung und gefährdete Termine melden sich selbst
- Zeit von der Anforderung zur Bestellung
der Prozess wird bei dringenden Einkäufen nicht mehr umgangen
der Weg über den Einkauf ist schneller als der Weg daran vorbei
- Vergleichbare Angebote
die Entscheidung beruht auf dem vollständigen Bild statt auf dem Preis allein
Unterschiede in Umfang und Konditionen werden gezeigt statt eingeebnet
- Das Stillstandsrisiko
eine verspätete Lieferung taucht vor dem Termin auf, nicht danach
fehlende Bestätigungen und gefährdete Termine werden überwacht
- Eine Spur der Einkaufsentscheidung
es ist bekannt, warum dieser Lieferant gewählt wurde
die Begründung ist mit der Entscheidung festgehalten
Wir beginnen mit einer Einkaufskategorie, nicht mit dem ganzen Prozess.
- Schritt 1
Wir messen den Weg eines Einkaufs
Wir nehmen die letzte Dutzend Einkäufe und messen, wie viele Tage jede Stufe gekostet hat. Meist stellt sich heraus, dass die meiste Zeit in das Klären der Anforderung geht und nicht ins Verhandeln.
- Schritt 2
Die Form einer Bedarfsanforderung
Ein Formular für jede Abteilung, mit Vollständigkeitsprüfung. Das nimmt den größten Teil der Fragerunde weg.
- Schritt 3
Anfragen und Vergleich
Das Versenden der Anfragen und das Überführen der Angebote in eine gemeinsame Form. Hier wird die gewonnene Zeit sichtbar.
- Schritt 4
Nachhalten der Erfüllung und Historie
Überwachung der Bestätigungen und Termine und das Preisarchiv. Zuletzt, weil es auf den Daten der früheren Schritte beruht.
Häufige Fragen
Fragen, die beim ersten Treffen aufkommen
Sollte der Einkauf danach kleiner sein?
In den meisten Unternehmen bearbeitet der Einkauf nicht die ganze Ausgabe - er bearbeitet, wofür er Zeit hat, und der Rest geschieht außerhalb. Anfragen und Vergleiche zu übernehmen verkleinert das Team nicht, es erweitert, was überhaupt in seine Reichweite kommt. Die heute ohne Aufsicht gekauften Kategorien sind meist das Erste, was auftaucht.
Fällt das unter die KI-Verordnung?
Kommerzieller Einkauf ist keine Hochrisiko-Anwendung. Die öffentliche Beschaffung unterliegt eigenen Regeln zum Verfahrensablauf, und sie, nicht die KI-Verordnung, setzen die Grenzen der Automatisierung.
Ihre Frage steht nicht dabei? Gespräch vereinbaren
Nächster Schritt
Wie viele Ihrer Einkäufe geschehen außerhalb des Prozesses, weil er zu lange dauern würde?
Wir zeigen Ihnen, wie ein Einkauf aussieht, wenn die Bedarfsanforderung vollständig ankommt und die Angebote in vergleichbare Form gebracht warten.