Stanowisko
Zakupy
Jak długo trwa u Was droga od zgłoszenia potrzeby do złożenia zamówienia? Jeśli dwa tygodnie, to przy pilnej potrzebie nikt tej drogi nie przechodzi - dzwoni do sprawdzonego dostawcy i pyta o cenę później.
Rozmowa wstępna
Cztery pytania, od których byśmy zaczęli
Jak długo trwa droga od zapotrzebowania do zamówienia?
Ten czas decyduje o tym, czy proces zakupowy jest używany, czy obchodzony. Zakupy obchodzone w pośpiechu są droższe, ale szybsze - i dlatego wygrywają.
Co się dzieje, kiedy zapotrzebowanie przychodzi opisane nieprecyzyjnie?
Zwykle: rundka pytań, która zabiera kilka dni. Albo gorzej - zamawiacie to, co zrozumieliście, i dowiadujecie się o pomyłce przy dostawie.
Ilu ludzi dotyka jednego zakupu, zanim powstanie zamówienie?
Zgłaszający, zakupy, akceptujący, czasem technolog. Przy czterech osobach termin realizacji zależy od kalendarzy, a nie od dostawcy.
Gdzie trafiają oferty, które dostaliście i odrzuciliście?
Jeśli do skrzynki, to przy następnym zakupie tej samej rzeczy zaczynacie od zera - mimo że cena sprzed pół roku bardzo by się przydała.
Zdejmujemy obsługę, zostawiamy negocjację
Zbieranie zapotrzebowań, wysyłka zapytań, sprowadzanie ofert do porównywalnej postaci i pilnowanie realizacji dają się odciążyć. Negocjacja, wybór dostawcy i ocena ryzyka zostają po stronie człowieka.
- Wybór dostawcy zawsze przez decyzję. - System sprowadza oferty do wspólnej postaci i pokazuje różnice - także te poza ceną, jak termin, warunki i historia współpracy. Wybiera człowiek.
- Porównywalność nie oznacza spłaszczenia. - Jeśli oferty różnią się zakresem, system to pokazuje zamiast sprowadzać wszystko do jednej liczby.
- Historia zakupu zostaje. - Cena, warunki i to, kto wygrał - przy następnym zakupie tej samej rzeczy nie zaczynacie od pustej strony.
Zakres
Co da się odciążyć w pracy zakupowca
Dwadzieścia przykładowych zadań. Każde ma punkt zatwierdzenia po stronie człowieka. Poniżej wybrane, a zakres dopasowujemy do Waszego procesu.
Zapotrzebowanie od biznesu
- Przyjęcie zapotrzebowania w jednej formie, niezależnie od działu
- Wskazanie opisów niekompletnych do wysłania zapytania
- Powiązanie zapotrzebowania z wcześniejszymi zakupami tej samej rzeczy
- Sprawdzenie, czy pozycja jest objęta umową ramową
- Kontrola budżetu i wymaganego poziomu akceptacji (decyzja: osoba uprawniona)
Zapytania i porównanie ofert
- Przygotowanie zapytania na podstawie zapotrzebowania (wysyła: zakupowiec)
- Lista dostawców do zapytania wraz z historią współpracy
- Odczyt ofert i sprowadzenie ich do porównywalnej postaci
- Wskazanie różnic w zakresie, terminie i warunkach (ocena: zakupowiec)
- Przypomnienie dostawcom o terminie składania ofert
Negocjacje i decyzja
- Materiał do negocjacji: historia cen, wolumen, alternatywy
- Zestawienie, ile płaciliście za tę pozycję wcześniej i komu
- Uzasadnienie wyboru dostawcy wraz z rejestracją decyzji (decyzja: zakupowiec)
- Wskazanie przypadków wymagających postępowania konkurencyjnego
Zamówienie i monitoring realizacji
- Przygotowanie zamówienia z warunków uzgodnionych (zatwierdza: zakupowiec)
- Kontrola potwierdzenia zamówienia przez dostawcę
- Sygnał o zbliżającym się terminie dostawy bez potwierdzenia
- Wykrycie opóźnień wpływających na produkcję
- Zestawienie dostaw niezgodnych z zamówieniem
- Informacja zwrotna do zgłaszającego o statusie
Dzień pracy
Dzisiaj
- Zapotrzebowania przychodzą mailem, w arkuszu i ustnie na korytarzu
- Przy niejasnym opisie zaczyna się rundka pytań do zgłaszającego
- Oferty porównujecie ręcznie, przepisując je do arkusza
- Przy pilnym zakupie proces jest obchodzony, a Wy dowiadujecie się po fakcie
- Historii cen szukacie w starych mailach
- O opóźnieniu dostawy dowiadujecie się od produkcji
Z asystą AI
- Zapotrzebowania wchodzą w jednej formie, a braki są wskazane od razu
- Przy zapotrzebowaniu widzicie, czy kupowaliście to już i na jakich warunkach
- Oferty czekają sprowadzone do porównywalnej postaci, z różnicami w zakresie
- Pilny zakup da się obsłużyć szybciej niż obejściem procesu
- Historia cen jest pod ręką w momencie negocjacji
- Brak potwierdzenia i zagrożone terminy zgłaszają się same
- Czas od zapotrzebowania do zamówienia
proces przestaje być obchodzony przy pilnych zakupach
droga przez zakupy jest szybsza niż droga dookoła
- Porównywalność ofert
decyzja opiera się na pełnym obrazie, nie na samej cenie
różnice w zakresie i warunkach są pokazane, nie spłaszczone
- Ryzyko przestoju
opóźnienie dostawy wychodzi przed terminem, nie po
brak potwierdzenia i zagrożone terminy są monitorowane
- Ślad decyzji zakupowej
wiadomo, dlaczego wybrano tego dostawcę
uzasadnienie jest rejestrowane przy decyzji
Zaczynamy od jednej kategorii zakupowej, nie od całego procesu.
- Krok 1
Liczymy drogę zakupu
Bierzemy kilkanaście ostatnich zakupów i mierzymy, ile dni zajął każdy etap. Zwykle okazuje się, że najwięcej czasu idzie na doprecyzowanie zapotrzebowania, a nie na negocjacje.
- Krok 2
Forma zapotrzebowania
Jedna postać dla wszystkich działów, z kontrolą kompletności. Zdejmuje większość rundki pytań.
- Krok 3
Zapytania i porównanie
Wysyłka zapytań i sprowadzanie ofert do wspólnej postaci. Tu robi się widoczna oszczędność czasu.
- Krok 4
Monitoring realizacji i historia
Pilnowanie potwierdzeń i terminów oraz archiwum cen. Na końcu, bo opiera się na danych z kroków wcześniejszych.
Częste pytania
Pytania, które padają na pierwszym spotkaniu
Czy dział zakupów nie powinien być po tym mniejszy?
Zakupy w większości firm nie obsługują całego wydatku - obsługują ten, na który starcza im czasu, a reszta dzieje się poza nimi. Odciążenie zapytań i porównań nie zmniejsza zespołu, tylko poszerza to, co w ogóle wchodzi w jego zakres. Kategorie kupowane dziś bez niczyjego nadzoru są zwykle pierwszą rzeczą, która się pojawia.
Czy to podlega AI Act?
Zakupy komercyjne nie są zastosowaniem wysokiego ryzyka. Przy zamówieniach publicznych obowiązują odrębne przepisy o przebiegu postępowania i to one, a nie AI Act, wyznaczają granice automatyzacji.
Zostało pytanie, którego tu nie ma? Umów rozmowę
Następny krok
Ile Waszych zakupów powstaje poza procesem, bo przez proces trwałoby za długo?
Pokażemy Wam, jak wygląda zakup, kiedy zapotrzebowanie wchodzi kompletne, a oferty czekają sprowadzone do porównywalnej postaci.