Puesto
Cuentas a pagar y cobrar
¿Cuántas personas tocan una factura de gasto antes de que llegue al libro? El sistema nacional de facturación electrónica resolvió el problema de volver a teclear los datos del documento. No resolvió ninguno de los demás, y eran esos los que ocupaban la mayor parte del tiempo.
Conversación inicial
Cuatro preguntas por las que empezaríamos
Un circuito de facturas rara vez es difícil. Es largo, y es la longitud, no la dificultad, lo que más cuesta. El documento estructurado acortó la primera etapa y dejó a la vista todas las siguientes.
¿Cuántas personas tocan una factura de gasto antes de que llegue al libro?
Cuentas a pagar, quienes aprueban, a veces compras y un controller. Los datos llegan listos, pero asignar el gasto, enlazarlo con el pedido y aprobarlo siguen necesitando un circuito, y es el circuito el que decide cuándo se contabiliza la factura.
¿Adónde va una factura una vez descargada del sistema?
Si la respuesta es «a alguien que reconozca de quién es esta compra», tenéis una etapa que no desapareció con el papel. El reloj del plazo de pago corre tanto si alguien ha establecido de quién es la responsabilidad como si no.
¿Qué pasa cuando una factura no cuadra con el pedido?
Normalmente: se aparta y espera una aclaración. El documento es formalmente correcto, así que nada lo detiene; lo detiene solo una persona que advierte que la cantidad no cuadra.
¿Cuánto cuesta conciliar un saldo con un proveedor?
Si es tarea de un día entero, lo hacéis rara vez, y las conciliaciones escasas significan que las discrepancias se acumulan durante meses antes de que alguien las advierta.
Nos quedamos con el asiento y el seguimiento, vosotros con las decisiones
Asignar el gasto, casar con el pedido y la entrada, mover el documento por el circuito y los controles previos al pago se pueden quitar del escritorio. Cada discrepancia va a una persona y es ella quien decide qué hacer con ella.
- Nada entra en el libro sin aprobación. - El asiento preparado espera la aprobación. Con una factura que cuadra con el pedido son segundos; con una que no cuadra, el trabajo habitual de siempre.
- Una discrepancia se muestra, no se maquilla. - Otra cantidad, otro precio, otra fecha: señalamos la diferencia y su tamaño, en lugar de elegir la versión que parece más razonable.
- Los controles de pago ocurren antes de la transferencia, no después. - Una cuenta fuera del registro oficial de contribuyentes y una posición sujeta a pago fraccionado se señalan cuando todavía hay tiempo de reaccionar.
Alcance
Qué se puede quitar de cuentas a pagar y cobrar
Veinticinco tareas de ejemplo. Cada una tiene un punto de aprobación humana. Abajo una selección, y el alcance lo ajustamos a vuestro proceso.
Entrada del documento
- Descargar las facturas nacionales y enlazarlas con el proveedor
- Gestión de los documentos de fuera del sistema: extranjeros, de consumidores, del modo de contingencia
- Registro de la fecha de entrada, sea cual sea el canal
- Detectar un documento ya introducido
- Un aviso cuando una factura no tiene compra que le corresponda (valoración: el especialista)
Asiento y asignación del gasto
- Una propuesta de asiento basada en el historial de compras de ese proveedor (aprueba: el especialista)
- Asignar el gasto a un departamento y a un centro de coste (corrección: el especialista)
- Señalar compras atípicas para un proveedor dado
- Un aviso cuando una posición requiere una decisión fiscal (valoración: el especialista)
Casar con el pedido y la entrada
- Enlazar la factura con el pedido y el albarán de entrada
- Señalar diferencias de cantidad, precio y condiciones (resuelve: el especialista)
- Marcar las facturas sin pedido: material para una conversación con el departamento que compró
- Un resumen de las posiciones que requieren aclaración con el proveedor (contacto: el especialista)
El circuito de aprobación
- Dirigir el documento a quien corresponde aprobarlo según las reglas
- Un recordatorio sobre documentos pendientes de aprobación
- Un aviso sobre documentos en riesgo de incumplir el plazo de pago
- Un registro de quién aprobó y cuándo
- Sustituciones en el circuito durante una ausencia
Controles previos al pago
- Verificar la cuenta del proveedor en el registro oficial de contribuyentes
- Señalar las posiciones sujetas a pago fraccionado obligatorio
- Un aviso cuando la cuenta difiere de la de pagos anteriores (valoración: el especialista)
Conciliaciones, plazos, recordatorios
- Los saldos pendientes de conciliar con los proveedores
- Señalar las partidas en disputa con el historial de cómo surgieron
- Una lista de cobros vencidos con su antigüedad
- Preparar un recordatorio acorde al retraso (envía: el especialista)
Un día de trabajo
Hoy
- Los documentos llegan correctos, pero nadie sabe de quién es el gasto
- Con una factura sin pedido empieza la búsqueda de quién lo encargó
- Perseguís los documentos pendientes de aprobación por correo, de uno en uno
- Os enteráis de un plazo de pago próximo por el recordatorio del proveedor
- Comprobáis la cuenta en el registro por muestreo, o no la comprobáis
- Concilias saldos una vez al trimestre, porque lleva un día entero
Con asistencia de IA
- El asiento está preparado a partir del historial; vosotros lo aprobáis
- El enlace con el pedido y la entrada está listo, y las diferencias señaladas
- Los documentos del circuito avisan solos, también a quienes sustituyen
- Veis los plazos de pago con antelación, no por un recordatorio
- Una cuenta fuera del registro se anuncia antes de la transferencia
- Los saldos están siempre a mano, así que concilias más a menudo
- Tiempo de paso por el circuito
el documento llega a aprobación el mismo día
el asiento y el enrutado dejan de ser una etapa manual
- Pagar a tiempo
menos intereses y menos recordatorios
los plazos en riesgo se ven antes, no después
- Riesgo fiscal en el pago
menos transferencias a una cuenta fuera del registro
la comprobación ocurre antes del pago, no en una auditoría
- Deudas visibles
se sabe qué vais a pagar en el próximo periodo
los documentos en circuito están contados, no solo los contabilizados
Empezamos por el asiento de facturas de gasto de un solo tipo, no por todo el circuito.
- Paso 1
Contamos lo que entra
Dos semanas de facturas repartidas por proveedor, tipo de compra y si tienen pedido. Suele resultar que la mayor parte del volumen viene de una docena de proveedores y repite el mismo asiento, y ahí empezamos.
- Paso 2
Asiento con aprobación manual
Para el grupo elegido, con cada posición aprobada. Medimos cuántas posiciones necesitan de verdad una mano humana.
- Paso 3
El circuito, los plazos y los controles de pago
Enrutado a aprobación, recordatorios, registro de contribuyentes y pago fraccionado. Solo cuando la entrada al proceso está limpia.
- Paso 4
Saldos y recordatorios
Conciliaciones y reclamación amistosa. Deliberadamente al final: descansan en los datos de los pasos anteriores.
Preguntas frecuentes
Preguntas que surgen en la primera reunión
La facturación electrónica iba a resolver esto. ¿Para qué nada más?
Resolvió una cosa y la resolvió bien: los datos de la factura llegan completos y no hay que volver a teclearlos. El problema es que teclear nunca fue la etapa más larga. La más larga es establecer de quién es el gasto, si estaba pedido y quién tiene que aprobarlo, y eso no está en el documento ni lo estará. La entrada ya está limpia, así que solo ahora se ve dónde está realmente parada una factura.
¿Y las facturas que no pasan por el sistema?
Se quedan y hay que gestionarlas aparte: extranjeras, de consumidores, las del modo de contingencia. Hoy son una minoría del volumen, pero la más molesta, porque caen fuera del proceso principal y se olvidan con facilidad. Por eso las tratamos como una vía propia y no como una excepción a resolver a mano.
¿Y si el asiento está mal y el gasto acaba en el sitio equivocado?
Por eso nada entra en el libro sin aprobación, y la propuesta de asiento muestra en qué se apoya: el historial de compras de ese proveedor. Las posiciones atípicas para un proveedor dado se señalan, no se rellenan a ojo. La primera etapa sirve justamente para eso: contar cuántas propuestas necesitan corrección.
¿Esto entra en el ámbito del Reglamento de IA?
Gestionar facturas no es un uso de alto riesgo. Lo que sí se aplica son los requisitos habituales sobre los justificantes contables: legibilidad, conservación y posibilidad de reconstruir quién aprobó qué. La pista de aprobación aquí es más completa que en un circuito en papel. Del Reglamento de IA os afecta la obligación común a toda implantación: la alfabetización en IA de quienes usan el sistema.
¿Os queda alguna pregunta que no esté aquí? Reservad una llamada
Siguiente paso
¿Cuántas facturas esperan ahora mismo a que alguien establezca de quién es el gasto?
Os enseñaremos cómo es un circuito de facturas cuando el asiento y el enlace con el pedido esperan listos para aprobación, y los controles de pago ocurren antes de la transferencia.