Stanowisko
Rozrachunki
Ilu ludzi dotyka jednej faktury kosztowej, zanim trafi do księgi? KSeF rozwiązał problem przepisywania danych z dokumentu. Nie rozwiązał żadnego z pozostałych - a to one zajmowały większość czasu.
Rozmowa wstępna
Cztery pytania, od których byśmy zaczęli
Obieg faktury rzadko jest trudny. Jest długi - i to długość, a nie trudność, kosztuje najwięcej. Ustrukturyzowany dokument skrócił pierwszy etap i uwidocznił wszystkie dalsze.
Ilu ludzi dotyka jednej faktury kosztowej, zanim trafi do księgi?
Rozrachunki, akceptujący, czasem zakupy i kontroler. Dane z dokumentu przychodzą gotowe, ale przypisanie kosztu, powiązanie z zamówieniem i akceptacja nadal wymagają obiegu - i to on decyduje o tym, kiedy faktura zostanie zaksięgowana.
Gdzie trafia faktura po pobraniu z systemu?
Jeśli odpowiedź brzmi „do kogoś, kto rozpozna, czyj to zakup", to macie etap, który nie zniknął razem z papierem. Zegar terminu płatności biegnie niezależnie od tego, czy ktoś już ustalił, kto za to odpowiada.
Co się dzieje, kiedy faktura nie zgadza się z zamówieniem?
Zwykle: trafia na bok i czeka na wyjaśnienie. Dokument jest poprawny formalnie, więc nic go nie zatrzymuje - zatrzymuje go dopiero człowiek, który zauważy, że ilość się nie zgadza.
Jak długo trwa u Was uzgodnienie salda z kontrahentem?
Jeśli to jest zadanie na cały dzień, to znaczy, że robicie je rzadko - a rzadkie uzgodnienia oznaczają, że rozbieżności narastają miesiącami, zanim ktoś je zauważy.
Zdejmujemy dekretację i pilnowanie, zostawiamy rozstrzyganie
Przypisanie kosztu, dopasowanie do zamówienia i dostawy, prowadzenie dokumentu przez obieg i kontrole płatnicze dają się odciążyć. Każda niezgodność trafia do człowieka i to on decyduje, co z nią zrobić.
- Nic nie wchodzi do księgi bez akceptacji. - Przygotowany dekret czeka na zatwierdzenie. Przy fakturze zgodnej z zamówieniem to sekundy, przy rozbieżnej - zwykła praca jak dotąd.
- Rozbieżność jest pokazana, nie wygładzona. - Inna ilość, inna cena, inny termin - wskazujemy różnicę i jej wielkość, zamiast wybierać wersję, która wygląda rozsądniej.
- Kontrole płatnicze dzieją się przed przelewem, nie po. - Rachunek spoza białej listy i pozycja wymagająca podzielonej płatności są sygnalizowane, kiedy jeszcze da się zareagować.
Zakres
Co da się odciążyć w rozrachunkach
Dwadzieścia pięć przykładowych zadań. Każde ma punkt zatwierdzenia po stronie człowieka. Poniżej wybrane, a zakres dopasowujemy do Waszego procesu.
Przyjęcie dokumentu
- Pobranie faktur krajowych i powiązanie ich z kontrahentem
- Obsługa dokumentów spoza systemu: zagranicznych, konsumenckich, z trybu awaryjnego
- Rejestracja wpływu z datą, niezależnie od kanału
- Wykrycie dokumentu wprowadzonego już wcześniej
- Sygnał o fakturze bez odpowiadającego jej zakupu (ocena: specjalista)
Dekretacja i przypisanie kosztu
- Propozycja dekretu na podstawie historii zakupów tego kontrahenta (zatwierdza: specjalista)
- Przypisanie kosztu do działu i miejsca powstawania (korekta: specjalista)
- Wskazanie zakupów nietypowych dla danego dostawcy
- Sygnał o pozycji wymagającej rozstrzygnięcia podatkowego (ocena: specjalista)
Dopasowanie do zamówienia i dostawy
- Powiązanie faktury z zamówieniem i dokumentem przyjęcia
- Wskazanie różnic w ilości, cenie i warunkach (rozstrzyga: specjalista)
- Oznaczenie faktur bez zamówienia - materiał do rozmowy z działem zamawiającym
- Zestawienie pozycji wymagających wyjaśnienia z dostawcą (kontakt: specjalista)
Obieg akceptacji
- Skierowanie dokumentu do właściwego akceptującego wedle reguł
- Przypomnienie o dokumentach czekających na akceptację
- Sygnał o dokumentach zagrożonych terminem płatności
- Rejestr tego, kto i kiedy zaakceptował
- Zastępstwa w obiegu na czas nieobecności
Kontrole przed płatnością
- Weryfikacja rachunku kontrahenta na białej liście podatników
- Wskazanie pozycji objętych obowiązkową podzieloną płatnością
- Sygnał o rachunku innym niż przy poprzednich płatnościach (ocena: specjalista)
Uzgodnienia, terminy, monity
- Zestawienie sald do uzgodnienia z kontrahentami
- Wskazanie pozycji spornych z historią ich powstania
- Lista należności po terminie z wiekowaniem
- Przygotowanie monitu wedle stopnia opóźnienia (wysyła: specjalista)
Dzień pracy
Dzisiaj
- Dokumenty przychodzą poprawne, ale nikt nie wie, czyj to koszt
- Przy fakturze bez zamówienia zaczyna się szukanie, kto to zamówił
- Dokumenty czekające na akceptację przypominacie mailem, pojedynczo
- O zbliżającym się terminie płatności dowiadujecie się z monitu dostawcy
- Rachunek sprawdzacie na białej liście wyrywkowo albo wcale
- Uzgodnienie sald robicie raz na kwartał, bo to zajmuje cały dzień
Z asystą AI
- Dekret jest przygotowany na podstawie historii, Wy go zatwierdzacie
- Powiązanie z zamówieniem i przyjęciem jest gotowe, a różnice oznaczone
- Dokumenty w obiegu przypominają się same, także zastępcom
- Terminy płatności widzicie z wyprzedzeniem, nie z monitu
- Rachunek spoza białej listy zgłasza się przed przelewem
- Zestawienie sald jest zawsze pod ręką, więc uzgadniacie częściej
- Czas obiegu faktury
dokument dociera do akceptacji tego samego dnia
dekretacja i kierowanie przestają być etapem ręcznym
- Terminowość płatności
mniej odsetek i monitów
zagrożone terminy są widoczne przed, a nie po
- Ryzyko podatkowe przy zapłacie
mniej przelewów na rachunek spoza wykazu
weryfikacja dzieje się przed płatnością, nie przy badaniu
- Widoczność zobowiązań
wiadomo, co zapłacicie w najbliższym okresie
dokumenty w obiegu są policzone, nie tylko te zaksięgowane
Zaczynamy od dekretacji faktur kosztowych jednego typu, nie od całego obiegu.
- Krok 1
Liczymy, co wpływa
Dwa tygodnie faktur w podziale na dostawcę, rodzaj zakupu i to, czy mają zamówienie. Zwykle okazuje się, że większość wolumenu idzie od kilkunastu dostawców i powtarza ten sam dekret - i tam zaczynamy.
- Krok 2
Dekretacja z zatwierdzeniem ręcznym
Dla wybranej grupy, z zatwierdzaniem każdej pozycji. Mierzymy, ile pozycji realnie wymaga ręcznego dotknięcia.
- Krok 3
Obieg, terminy i kontrole płatnicze
Kierowanie do akceptacji, przypomnienia, biała lista i podzielona płatność. Dopiero gdy wejście do procesu jest czyste.
- Krok 4
Salda i monity
Uzgodnienia i windykacja miękka. Celowo na końcu - opierają się na danych z kroków wcześniejszych.
Częste pytania
Pytania, które padają na pierwszym spotkaniu
KSeF miał to załatwić. Po co jeszcze cokolwiek?
KSeF załatwił jedną rzecz i załatwił ją dobrze: dane z faktury przychodzą kompletne i nie trzeba ich przepisywać. Problem w tym, że przepisywanie nigdy nie było najdłuższym etapem. Najdłuższe jest ustalenie, czyj to koszt, czy był zamówiony i kto ma to zaakceptować - a tego w dokumencie nie ma i nie będzie. Po stronie wejścia zrobiło się czysto, więc dopiero teraz widać, gdzie faktura naprawdę stoi.
Co z fakturami, które w ogóle nie idą przez system?
Zostają i trzeba je obsłużyć osobno - zagraniczne, konsumenckie, te z trybu awaryjnego. To jest dziś mniejszość wolumenu, ale najbardziej uciążliwa, bo wypada poza główny proces i łatwo o niej zapomnieć. Dlatego traktujemy je jako osobną ścieżkę, a nie jako wyjątek do obsłużenia ręcznie.
Co, jeśli dekret będzie zły i koszt trafi w złe miejsce?
Dlatego nic nie wchodzi do księgi bez zatwierdzenia, a propozycja dekretu pokazuje, na czym się opiera - na historii zakupów tego dostawcy. Pozycje nietypowe dla danego kontrahenta są oznaczane, nie uzupełniane domysłem. Pierwszy etap zresztą służy właśnie temu, żeby policzyć, ile propozycji wymaga poprawki.
Czy to podlega AI Act?
Obsługa faktur nie jest zastosowaniem wysokiego ryzyka. Obowiązują za to zwykłe wymogi dotyczące dowodów księgowych: czytelność, przechowywanie i możliwość odtworzenia, kto i co zatwierdził. Ślad akceptacji jest tu pełniejszy niż przy obiegu papierowym. Z AI Act dotyczy Was obowiązek wspólny wszystkim wdrożeniom - kompetencje w zakresie AI u osób, które z systemu korzystają.
Zostało pytanie, którego tu nie ma? Umów rozmowę
Następny krok
Ile faktur czeka u Was w tej chwili na to, aż ktoś ustali, czyj to koszt?
Pokażemy Wam, jak wygląda obieg faktury, w którym dekret i powiązanie z zamówieniem czekają gotowe na zatwierdzenie, a kontrole płatnicze dzieją się przed przelewem.