Poste
Comptes fournisseurs et clients
Combien de personnes touchent une facture d'achat avant qu'elle n'arrive au grand livre ? Le système national de facturation électronique a résolu le problème de la ressaisie des données du document. Il n'a résolu aucun des autres - et ce sont eux qui prenaient l'essentiel du temps.
Entretien préalable
Quatre questions par lesquelles nous commencerions
Un circuit de factures est rarement difficile. Il est long - et c'est la longueur, pas la difficulté, qui coûte le plus. Un document structuré a raccourci la première étape et rendu visibles toutes les suivantes.
Combien de personnes touchent une facture d'achat avant qu'elle n'arrive au grand livre ?
La comptabilité fournisseurs, les valideurs, parfois les achats et un contrôleur. Les données arrivent prêtes, mais affecter le coût, le lier à une commande et le valider demandent toujours un circuit - et c'est le circuit qui décide du moment où la facture est comptabilisée.
Où va une facture une fois extraite du système ?
Si la réponse est « vers quelqu'un qui reconnaît de quel achat il s'agit », vous avez une étape qui n'a pas disparu avec le papier. L'horloge du paiement tourne, que quelqu'un ait établi ou non qui en répond.
Que se passe-t-il quand une facture ne concorde pas avec la commande ?
En général : elle est mise de côté et attend une explication. Le document est formellement correct, donc rien ne l'arrête - seule l'arrête une personne qui remarque que la quantité ne correspond pas.
Combien de temps prend le rapprochement d'un solde avec un cocontractant ?
Si c'est l'affaire d'une journée entière, vous le faites rarement - et des rapprochements rares font que les écarts s'accumulent pendant des mois avant que quelqu'un ne les remarque.
Nous prenons la comptabilisation et les relances, vous gardez les appréciations
Affecter le coût, rapprocher de la commande et de la livraison, faire circuler le document et les contrôles avant paiement peuvent être retirés du bureau. Chaque écart va à une personne et c'est elle qui décide quoi en faire.
- Rien n'entre au grand livre sans validation. - L'écriture préparée attend une validation. Pour une facture qui concorde avec la commande, c'est une affaire de secondes ; pour une qui ne concorde pas, c'est le travail normal comme avant.
- Un écart est montré, pas lissé. - Une autre quantité, un autre prix, une autre date - nous signalons la différence et son ampleur, au lieu de choisir la version qui paraît la plus sensée.
- Les contrôles de paiement ont lieu avant le virement, pas après. - Un compte hors du registre officiel des contribuables et une ligne exigeant un paiement scindé sont signalés tant qu'il reste du temps pour réagir.
Périmètre
Ce qui peut être retiré des comptes fournisseurs et clients
Vingt-cinq tâches à titre d'exemple. Chacune a un point de validation humaine. Ci-dessous une sélection ; le périmètre, nous l'ajustons à votre processus.
Réception du document
- Extraction des factures nationales et leur liaison au cocontractant
- Traitement des documents hors système : étrangers, de particuliers, issus du mode de secours
- Consignation de la date d'arrivée, quel que soit le canal
- Détection d'un document déjà saisi
- Un signal quand une facture n'a pas d'achat correspondant (appréciation : le spécialiste)
Comptabilisation et affectation du coût
- Une écriture proposée à partir de l'historique des achats auprès de ce cocontractant (validation : le spécialiste)
- Affectation du coût à un service et à un centre de coût (correction : le spécialiste)
- Signalement des achats inhabituels pour un fournisseur donné
- Un signal quand une ligne exige une décision fiscale (appréciation : le spécialiste)
Rapprochement avec la commande et la livraison
- Liaison de la facture à la commande et à la réception de marchandises
- Signalement des différences de quantité, de prix et de conditions (arbitrage : le spécialiste)
- Mise en évidence des factures sans commande - de la matière pour une conversation avec le service prescripteur
- Un récapitulatif des lignes à clarifier avec le fournisseur (contact : le spécialiste)
Le circuit de validation
- Acheminement du document vers le bon valideur selon les règles
- Un rappel sur les documents en attente de validation
- Un signal sur les documents risquant de manquer la date de paiement
- Une trace de qui a validé et quand
- Des suppléants dans le circuit pendant une absence
Contrôles avant paiement
- Vérification du compte du cocontractant au regard du registre officiel des contribuables
- Signalement des lignes soumises au paiement scindé obligatoire
- Un signal quand le compte diffère des paiements précédents (appréciation : le spécialiste)
Rapprochements, échéances, relances
- Les soldes à rapprocher avec les cocontractants
- Signalement des postes contestés avec l'historique de leur naissance
- Une liste des créances échues avec leur ancienneté
- Préparation d'une relance adaptée au degré de retard (envoi : le spécialiste)
Une journée de travail
Aujourd'hui
- Les documents arrivent corrects, mais personne ne sait de quel coût il s'agit
- Avec une facture sans commande commence la chasse à celui qui l'a commandée
- Vous relancez par courriel les documents en attente de validation, un par un
- Vous apprenez une date de paiement qui approche par la relance du fournisseur
- Vous vérifiez le compte au regard du registre sur un échantillon, ou pas du tout
- Vous rapprochez les soldes une fois par trimestre, parce que cela prend une journée entière
Avec l'assistance de l'IA
- L'écriture est préparée depuis l'historique, vous la validez
- La liaison à la commande et à la réception est prête, et les différences signalées
- Les documents dans le circuit se rappellent d'eux-mêmes, les suppléances aussi
- Vous voyez les dates de paiement à l'avance, pas par une relance
- Un compte hors du registre se signale avant le virement
- Les soldes sont toujours sous la main, donc vous rapprochez plus souvent
- Délai de traversée du circuit de factures
le document parvient à la validation le jour même
comptabiliser et acheminer cessent d'être une étape manuelle
- Payer dans les délais
moins d'intérêts et moins de relances
les dates à risque se voient avant, pas après
- Risque fiscal au paiement
moins de virements vers un compte hors registre
le contrôle a lieu avant le paiement, pas lors d'un audit
- Des dettes visibles
on sait ce que vous paierez dans la période à venir
les documents dans le circuit sont comptés, pas seulement ceux déjà comptabilisés
Nous commençons par la comptabilisation des factures d'achat d'un seul type, pas par tout le circuit.
- Étape 1
Nous comptons ce qui entre
Deux semaines de factures réparties par fournisseur, par type d'achat et selon qu'elles ont une commande. Il s'avère en général que l'essentiel du volume vient d'une douzaine de fournisseurs et répète la même écriture - et c'est de là que nous partons.
- Étape 2
Comptabilisation avec validation manuelle
Pour le groupe choisi, chaque ligne validée. Nous mesurons combien de lignes demandent réellement une main humaine.
- Étape 3
Le circuit, les échéances et les contrôles de paiement
Acheminement en validation, rappels, registre des contribuables et paiement scindé. Seulement une fois l'entrée du processus propre.
- Étape 4
Soldes et relances
Rapprochements et recouvrement amiable. Délibérément en dernier - ils reposent sur les données des étapes précédentes.
Questions fréquentes
Les questions qui reviennent à la première réunion
La facturation électronique devait régler cela. Pourquoi quelque chose de plus ?
Elle a réglé une chose et l'a bien réglée : les données de la facture arrivent complètes et n'ont pas à être ressaisies. L'ennui, c'est que la ressaisie n'a jamais été l'étape la plus longue. La plus longue, c'est d'établir de quel coût il s'agit, s'il a été commandé et qui doit le valider - et cela n'est pas dans le document et n'y sera pas. L'entrée est maintenant propre, donc ce n'est que maintenant qu'on voit où en est réellement une facture.
Et les factures qui ne passent pas du tout par le système ?
Elles demeurent et doivent être traitées séparément - étrangères, de particuliers, celles issues du mode de secours. C'est aujourd'hui une minorité du volume, mais la plus pénible, parce qu'elle tombe hors du processus principal et s'oublie facilement. C'est pourquoi nous la traitons comme une voie à part plutôt que comme une exception à traiter à la main.
Et si l'écriture est erronée et que le coût atterrit au mauvais endroit ?
C'est pourquoi rien n'entre au grand livre sans validation, et l'écriture proposée montre sur quoi elle repose - l'historique des achats auprès de ce fournisseur. Les lignes inhabituelles pour un cocontractant donné sont signalées, pas remplies au jugé. La première étape sert justement à cela : compter combien de propositions demandent une correction.
Cela relève-t-il du règlement sur l'IA ?
Traiter des factures n'est pas un usage à haut risque. Ce qui s'applique, ce sont les exigences habituelles sur les pièces comptables : lisibilité, conservation et possibilité de reconstituer qui a validé quoi. La trace de validation est ici plus complète qu'avec un circuit papier. Du règlement sur l'IA, ce qui vous concerne est l'obligation commune à tout déploiement - la culture de l'IA chez les personnes qui utilisent le système.
Une question qui ne figure pas ici ? Réservez un appel
Étape suivante
Combien de factures attendent en ce moment que quelqu'un établisse de quel coût il s'agit ?
Nous vous montrerons à quoi ressemble un circuit de factures quand l'écriture et la liaison à la commande attendent prêtes pour validation, et que les contrôles de paiement ont lieu avant le virement.