Rolle
Kreditoren und Debitoren
Wie viele Menschen fassen eine Eingangsrechnung an, bevor sie ins Hauptbuch gelangt? Das nationale System der elektronischen Rechnungsstellung hat das Problem des Abtippens der Belegdaten gelöst. Keines der anderen hat es gelöst - und sie nahmen den größten Teil der Zeit.
Erstgespräch
Vier Fragen, mit denen wir beginnen würden
Ein Rechnungslauf ist selten schwierig. Er ist lang - und die Länge, nicht die Schwierigkeit, kostet am meisten. Ein strukturierter Beleg hat die erste Stufe verkürzt und jede spätere sichtbar gemacht.
Wie viele Menschen fassen eine Eingangsrechnung an, bevor sie ins Hauptbuch gelangt?
Die Kreditorenbuchhaltung, die Freigebenden, manchmal der Einkauf und ein Controller. Die Daten kommen fertig, aber die Kosten zuzuordnen, sie mit einer Bestellung zu verknüpfen und sie freizugeben braucht weiterhin einen Lauf - und der Lauf entscheidet, wann die Rechnung gebucht wird.
Wohin geht eine Rechnung, sobald sie aus dem System gezogen ist?
Wenn die Antwort "zu jemandem, der erkennt, wessen Einkauf es ist" lautet, haben Sie eine Stufe, die mit dem Papier nicht verschwunden ist. Die Zahlungsuhr läuft, ob jemand festgestellt hat, wer dafür geradesteht, oder nicht.
Was passiert, wenn eine Rechnung nicht zur Bestellung passt?
Meist: Sie geht beiseite und wartet auf eine Klärung. Der Beleg ist formal korrekt, also hält ihn nichts auf - ihn hält nur ein Mensch auf, der bemerkt, dass die Menge nicht stimmt.
Wie lange dauert die Abstimmung eines Saldos mit einem Kontrahenten?
Wenn es eine Tagesaufgabe ist, machen Sie es selten - und seltene Abstimmungen heißen, dass sich Differenzen monatelang aufbauen, bevor sie jemand bemerkt.
Wir übernehmen die Buchung und das Nachhalten, Sie behalten die Einschätzungen
Die Kosten zuzuordnen, mit Bestellung und Lieferung abzugleichen, den Beleg durch den Lauf zu führen und die Prüfungen vor der Zahlung lassen sich vom Schreibtisch nehmen. Jede Abweichung geht an einen Menschen und er entscheidet, was damit geschieht.
- Es gelangt nichts ohne Freigabe ins Hauptbuch. - Die vorbereitete Buchung wartet auf eine Freigabe. Bei einer zur Bestellung passenden Rechnung sind das Sekunden, bei einer nicht passenden die normale Arbeit wie bisher.
- Eine Abweichung wird gezeigt, nicht geglättet. - Eine andere Menge, ein anderer Preis, ein anderes Datum - wir zeigen die Differenz und ihre Größe auf, statt die Fassung zu wählen, die sinnvoller aussieht.
- Die Zahlungsprüfungen finden vor der Überweisung statt, nicht danach. - Ein Konto außerhalb des amtlichen Steuerpflichtigenregisters und eine Position, die ein geteiltes Zahlungsverfahren verlangt, werden gemeldet, solange noch Zeit zum Reagieren ist.
Umfang
Was sich aus Kreditoren und Debitoren herausnehmen lässt
Fünfundzwanzig Aufgaben als Beispiel. Jede hat einen Punkt menschlicher Freigabe. Unten eine Auswahl; den Umfang passen wir an Ihren Prozess an.
Den Beleg annehmen
- Abruf der inländischen Rechnungen und ihre Verknüpfung mit dem Kontrahenten
- Behandlung von Belegen außerhalb des Systems: ausländische, von Privatpersonen, aus dem Ausfallmodus
- Festhalten des Eingangsdatums, gleich welcher Kanal
- Erkennen eines bereits erfassten Belegs
- Ein Signal, wenn eine Rechnung keinen zugehörigen Einkauf hat (Einschätzung: der Spezialist)
Buchung und Kostenzuordnung
- Eine vorgeschlagene Buchung auf Basis der Einkaufshistorie bei diesem Kontrahenten (Freigabe: der Spezialist)
- Zuordnung der Kosten zu einer Abteilung und einer Kostenstelle (Korrektur: der Spezialist)
- Hinweis auf Einkäufe, die für einen Lieferanten ungewöhnlich sind
- Ein Signal, wenn eine Position eine steuerliche Entscheidung braucht (Einschätzung: der Spezialist)
Abgleich mit Bestellung und Lieferung
- Verknüpfung der Rechnung mit der Bestellung und dem Wareneingang
- Hinweis auf Unterschiede in Menge, Preis und Konditionen (Klärung: der Spezialist)
- Markierung von Rechnungen ohne Bestellung - Material für ein Gespräch mit der bestellenden Abteilung
- Eine Übersicht der mit dem Lieferanten zu klärenden Positionen (Kontakt: der Spezialist)
Der Freigabelauf
- Leitung des Belegs an den richtigen Freigebenden nach den Regeln
- Eine Erinnerung an Belege, die auf Freigabe warten
- Ein Signal über Belege, die den Zahlungstermin zu verfehlen drohen
- Eine Spur davon, wer wann freigegeben hat
- Vertretungen im Lauf während einer Abwesenheit
Prüfungen vor der Zahlung
- Prüfung des Kontos des Kontrahenten gegen das amtliche Steuerpflichtigenregister
- Hinweis auf Positionen, die dem geteilten Zahlungsverfahren unterliegen
- Ein Signal, wenn das Konto von früheren Zahlungen abweicht (Einschätzung: der Spezialist)
Abstimmungen, Termine, Mahnungen
- Die mit Kontrahenten abzustimmenden Salden
- Hinweis auf strittige Positionen mit der Historie ihrer Entstehung
- Eine Liste der überfälligen Forderungen mit ihrer Altersstruktur
- Vorbereitung einer Mahnung, dem Verzugsgrad angepasst (Versand: der Spezialist)
Ein Arbeitstag
Heute
- Die Belege kommen korrekt an, aber niemand weiß, wessen Kosten es sind
- Bei einer Rechnung ohne Bestellung beginnt die Suche danach, wer sie bestellt hat
- Sie halten Belege, die auf Freigabe warten, per E-Mail nach, einen nach dem anderen
- Von einem nahenden Zahlungstermin erfahren Sie aus der Mahnung des Lieferanten
- Sie prüfen das Konto gegen das Register auf einer Stichprobe, oder gar nicht
- Sie stimmen Salden einmal im Quartal ab, weil es einen ganzen Tag kostet
Mit AI-Unterstützung
- Die Buchung ist aus der Historie vorbereitet, Sie geben sie frei
- Die Verknüpfung mit Bestellung und Wareneingang ist fertig, und die Unterschiede sind gemeldet
- Belege im Lauf erinnern sich selbst, Vertretungen auch
- Sie sehen Zahlungstermine im Voraus, nicht aus einer Mahnung
- Ein Konto außerhalb des Registers meldet sich vor der Überweisung
- Die Salden sind immer zur Hand, Sie stimmen also öfter ab
- Durchlaufzeit des Rechnungslaufs
der Beleg erreicht die Freigabe am selben Tag
Buchen und Leiten sind keine manuelle Stufe mehr
- Pünktlich zahlen
weniger Zinsen und weniger Mahnungen
gefährdete Termine sind vorher sichtbar, nicht nachher
- Steuerliches Risiko bei der Zahlung
weniger Überweisungen auf ein Konto außerhalb des Registers
die Prüfung findet vor der Zahlung statt, nicht bei einem Audit
- Sichtbare Verbindlichkeiten
es ist bekannt, was Sie in der kommenden Periode zahlen werden
die Belege im Lauf werden gezählt, nicht nur die gebuchten
Wir beginnen mit der Buchung von Eingangsrechnungen einer Art, nicht mit dem ganzen Lauf.
- Schritt 1
Wir zählen, was hereinkommt
Zwei Wochen Rechnungen, aufgeschlüsselt nach Lieferant, Einkaufsart und danach, ob sie eine Bestellung haben. Meist stellt sich heraus, dass der größte Teil des Volumens von einem guten Dutzend Lieferanten kommt und dieselbe Buchung wiederholt - und dort beginnen wir.
- Schritt 2
Buchung mit manueller Freigabe
Für die gewählte Gruppe, jede Zeile freigegeben. Wir messen, wie viele Zeilen wirklich eine menschliche Hand brauchen.
- Schritt 3
Der Lauf, die Termine und die Zahlungsprüfungen
Leitung zur Freigabe, Erinnerungen, das Steuerpflichtigenregister und das geteilte Zahlungsverfahren. Erst wenn der Eingang in den Prozess sauber ist.
- Schritt 4
Salden und Mahnungen
Abstimmungen und vorgerichtliches Mahnwesen. Bewusst zuletzt - sie beruhen auf den Daten der früheren Schritte.
Häufige Fragen
Fragen, die beim ersten Treffen aufkommen
Die elektronische Rechnungsstellung sollte das lösen. Wozu noch etwas?
Sie hat eines gelöst und gut gelöst: Die Rechnungsdaten kommen vollständig an und müssen nicht abgetippt werden. Das Problem ist, dass das Abtippen nie die längste Stufe war. Die längste ist festzustellen, wessen Kosten es sind, ob sie bestellt wurden und wer sie freigeben muss - und das steht nicht im Beleg und wird es auch nicht. Der Eingang ist jetzt sauber, also ist erst jetzt sichtbar, wo eine Rechnung tatsächlich steht.
Und Rechnungen, die gar nicht durch das System laufen?
Sie bleiben und müssen gesondert behandelt werden - ausländische, von Privatpersonen, solche aus dem Ausfallmodus. Das ist heute eine Minderheit des Volumens, aber die lästigste, weil sie aus dem Hauptprozess fällt und leicht vergessen wird. Deshalb behandeln wir sie als eigenen Weg und nicht als von Hand zu erledigende Ausnahme.
Und wenn die Buchung falsch ist und die Kosten an der falschen Stelle landen?
Deshalb gelangt nichts ohne Freigabe ins Hauptbuch, und die vorgeschlagene Buchung zeigt, worauf sie beruht - die Einkaufshistorie bei diesem Lieferanten. Für einen Kontrahenten ungewöhnliche Zeilen werden gemeldet, nicht auf Verdacht gefüllt. Die erste Stufe dient tatsächlich genau dem: zu zählen, wie viele Vorschläge zu korrigieren sind.
Fällt das unter die KI-Verordnung?
Rechnungen zu bearbeiten ist keine Hochrisiko-Anwendung. Es gelten die üblichen Anforderungen an Buchungsbelege: Lesbarkeit, Aufbewahrung und die Möglichkeit zu rekonstruieren, wer was freigegeben hat. Die Freigabespur ist hier vollständiger als bei einem Papierlauf. Aus der KI-Verordnung betrifft Sie die Pflicht, die für jeden Rollout gilt - KI-Kompetenz bei den Menschen, die das System nutzen.
Ihre Frage steht nicht dabei? Gespräch vereinbaren
Nächster Schritt
Wie viele Rechnungen warten gerade darauf, dass jemand feststellt, wessen Kosten sie sind?
Wir zeigen Ihnen, wie ein Rechnungslauf aussieht, wenn die Buchung und die Verknüpfung mit der Bestellung fertig zur Freigabe warten und die Zahlungsprüfungen vor der Überweisung stattfinden.