Puesto
Gestión documental
¿Cuánto tardáis en encontrar un documento de hace siete años? Si es media jornada, en una inspección o en un pleito ese tiempo se convierte en coste real, y los documentos que guardáis los guardáis exactamente para esas ocasiones.
Conversación inicial
Cuatro preguntas por las que empezaríamos
¿Cuánto se tarda en encontrar un documento concreto?
Si hay que saber de qué año y de qué departamento vino, el archivo funciona solo para quien lo llevaba.
¿Qué queda cuando esa persona se va?
Normalmente estanterías y cajas sin una descripción que alguien de fuera pueda entender. El conocimiento de cómo está ordenado el archivo a menudo no está escrito en ninguna parte.
¿Cómo sabéis qué se puede destruir ya?
Si no lo sabéis, lo guardáis todo, y pagáis por el espacio que ocupan documentos que hace tiempo dejasteis de estar obligados a conservar.
¿En qué escritorio acaba una petición de un documento del archivo?
Normalmente en el de una sola persona, que tiene que dejar a un lado el trabajo en curso. Durante una inspección hay decenas de peticiones así.
Nos quedamos con la búsqueda y las fechas, vosotros con las decisiones sobre el fondo
Describir documentos, buscar, vigilar los plazos de conservación y el registro de accesos se pueden quitar del escritorio. Las decisiones de expurgo y destrucción se quedan con una persona.
- Nada se destruye automáticamente. - El fin de un plazo de conservación es una señal, no una instrucción. La decisión de destruir un documento suele ser irreversible y siempre lleva un nombre.
- La descripción se crea al ingresar, no al buscar. - Esa es la diferencia entre un archivo que funciona y un almacén donde está todo.
- La digitalización es una elección, no una condición. - El registro y las descripciones funcionan igual para cajas en estanterías. Escanear tiene sentido allí donde los documentos se sacan de verdad.
Alcance
Qué se puede quitar del archivo
Dieciocho tareas de ejemplo. Cada una tiene un punto de aprobación humana. Abajo una selección, y el alcance lo ajustamos a vuestro proceso.
Ingreso en el archivo
- Recibir un lote de documentos con una descripción del contenido
- Asignar signaturas y ubicaciones
- Comprobar que la documentación entregada está completa
- Un registro de entregas con la fecha y la persona que entrega
Descripción y búsqueda
- Describir un documento según la clasificación acordada (verificación: el especialista)
- Buscar por contenido, fecha, expediente y unidad
- Enlazar los documentos relativos al mismo expediente
- Señalar los documentos sin descripción o con una incompleta
Acceso
- Un registro de préstamos con la fecha de devolución
- Un registro de accesos que recoge quién y cuándo
- Recordatorios sobre documentos prestados y no devueltos
- Comprobar el derecho de consulta (decisión: el especialista)
- Preparar un conjunto de documentos para una inspección o un pleito
Conservación y expurgo
- Una señal cuando un documento se guarda más de lo que prevé su categoría
- Plazos de conservación asignados a los tipos de documento
- Una lista de los documentos cuyo plazo ha pasado (decisión de expurgo: la comisión)
- Documentación del proceso de expurgo
- Un resumen del espacio ocupado por tipo de documento
Un día de trabajo
Hoy
- Buscáis un documento recordando quién lo entregó y cuándo
- Cuando un departamento pregunta, dejáis a un lado el trabajo en curso
- No sabéis qué se puede destruir ya, así que lo guardáis todo
- Los documentos prestados vuelven, o no
- Durante una inspección reunís documentos a lo largo de varios días
- La ordenación del archivo solo tiene sentido para vosotros
Con asistencia de IA
- Encontráis un documento por contenido y fecha, no por memoria
- Las peticiones tienen cola y estado, no lo interrumpen todo
- La lista de documentos con el plazo cumplido espera una decisión
- Los préstamos tienen registro y recordatorios
- El conjunto para una inspección sale de una búsqueda y no de recorrer las estanterías
- La ordenación del archivo está descrita, así que se puede entregar
- Tiempo para encontrar un documento
un documento se encuentra por su descripción y no por memoria
la descripción se crea al ingresar, no al buscar
- Cumplimiento de los plazos de conservación
no guardáis documentos más tiempo del permitido y necesario
los plazos están asignados a los tipos y señalados
- El coste del espacio
el archivo deja de crecer sin motivo
se ve qué ocupa espacio y durante cuánto tiempo
- Constancia de los accesos
se sabe quién tuvo a la vista un documento
el registro se crea con cada salida
Empezamos por los ingresos nuevos y no por lo que ya está en las estanterías.
- Paso 1
Una descripción al ingresar
Cada lote nuevo entra con descripción y ubicación. El archivo deja de crecer de una forma en la que no se puede buscar.
- Paso 2
Plazos de conservación
Asignar plazos a los tipos de documento. La primera revisión suele revelar que parte del fondo podía haberse destruido hace años.
- Paso 3
Búsqueda y acceso
Un registro de préstamos y búsqueda por descripción.
- Paso 4
El fondo histórico
Describir lo que ya está, por lotes, empezando por los tipos a los que más se recurre. Al final a propósito, porque es el paso más caro.
Preguntas frecuentes
Preguntas que surgen en la primera reunión
¿Llevará el archivo menos gente?
Un archivo rara vez va sobrado de personal; más a menudo va atrasado. Asumir la descripción al ingresar y la vigilancia de los plazos no sustituye a nadie: permite ponerse al día con lo que lleva años sin describir. Solo cuando el trabajo corriente deja de acumularse se puede tocar el atraso.
¿Esto entra en el ámbito del Reglamento de IA?
Llevar un archivo no es un uso de alto riesgo. Más relevantes son las reglas sobre plazos de conservación y sobre protección de datos, incluido el principio de no guardar datos personales más tiempo del necesario. La lista de documentos con el plazo cumplido sirve exactamente a eso.
¿Os queda alguna pregunta que no esté aquí? Reservad una llamada
Siguiente paso
¿Qué parte de vuestro archivo podría destruirse hoy?
Os enseñaremos cómo es el trabajo de archivo cuando la descripción se crea al ingresar y los plazos de conservación se vigilan solos.