Rolle
Schriftgutverwaltung
Wie lange brauchen Sie, um ein Dokument von vor sieben Jahren zu finden? Wenn einen halben Tag, dann wird diese Zeit bei einer Prüfung oder einem Rechtsstreit zu echten Kosten - und die Dokumente, die Sie aufbewahren, bewahren Sie genau für solche Gelegenheiten auf.
Erstgespräch
Vier Fragen, mit denen wir beginnen würden
Wie lange dauert es, ein bestimmtes Dokument zu finden?
Wenn Sie wissen müssen, aus welchem Jahr und aus welcher Abteilung es stammt, funktioniert das Archiv nur für die Person, die es geführt hat.
Was bleibt, wenn diese Person geht?
Meist Regale und Kisten ohne eine Beschreibung, die jemand von außen verstehen könnte. Das Wissen darüber, wie das Archiv geordnet ist, steht oft nirgends.
Woher wissen Sie, was bereits vernichtet werden darf?
Wenn Sie es nicht wissen, bewahren Sie alles auf - und zahlen für den Platz, den Dokumente einnehmen, zu deren Aufbewahrung Sie längst nicht mehr verpflichtet sind.
Auf wessen Schreibtisch landet eine Anfrage nach einem Dokument aus dem Archiv?
Meist auf dem einer Person, die die laufende Arbeit beiseitelegen muss. Bei einer Prüfung gibt es Dutzende solcher Anfragen.
Wir übernehmen das Suchen und die Fristen, Sie behalten die Entscheidungen über den Bestand
Dokumente zu beschreiben, zu suchen, Aufbewahrungsfristen zu überwachen und das Einsichtsregister zu führen, lässt sich vom Schreibtisch nehmen. Entscheidungen über Aussonderung und Vernichtung bleiben bei einem Menschen.
- Nichts wird automatisch vernichtet. - Das Ende einer Aufbewahrungsfrist ist ein Signal, keine Anweisung. Die Entscheidung, ein Dokument zu vernichten, ist oft unumkehrbar und hat immer einen Namen daran.
- Die Beschreibung entsteht beim Eingang, nicht beim Suchen. - Das ist der Unterschied zwischen einem Archiv, das funktioniert, und einem Lager, in dem alles ist.
- Digitalisierung ist eine Wahl, keine Bedingung. - Das Register und die Beschreibungen funktionieren für Kisten im Regal genauso. Scannen lohnt sich dort, wo Dokumente tatsächlich herausgenommen werden.
Umfang
Was sich aus dem Archiv herausnehmen lässt
Achtzehn Aufgaben als Beispiel. Jede hat einen Punkt menschlicher Freigabe. Unten eine Auswahl; den Umfang passen wir an Ihren Prozess an.
Eingang ins Archiv
- Annahme einer Dokumentenlieferung mit einer Inhaltsbeschreibung
- Vergabe von Signaturen und Standorten
- Prüfung, ob die übergebene Dokumentation vollständig ist
- Ein Register der Übergaben mit Datum und übergebender Person
Beschreibung und Suche
- Beschreibung eines Dokuments nach der vereinbarten Systematik (Prüfung: der Spezialist)
- Suche nach Inhalt, Datum, Vorgang und Einheit
- Verknüpfung von Dokumenten zum selben Vorgang
- Hinweis auf Dokumente ohne oder mit unvollständiger Beschreibung
Zugang
- Ein Register der Ausleihen mit Rückgabetermin
- Ein Einsichtsregister mit Wer und Wann
- Erinnerungen an ausgeliehene und nicht zurückgegebene Dokumente
- Prüfung des Einsichtsrechts (Entscheidung: der Spezialist)
- Vorbereitung eines Dokumentensatzes für eine Prüfung oder einen Rechtsstreit
Aufbewahrung und Aussonderung
- Ein Signal, wenn ein Dokument länger aufbewahrt wird, als seine Kategorie vorsieht
- Aufbewahrungsfristen, den Dokumentarten zugeordnet
- Eine Liste der Dokumente, deren Frist abgelaufen ist (Entscheidung über die Aussonderung: die Kommission)
- Dokumentation des Aussonderungsverfahrens
- Eine Übersicht des belegten Platzes nach Dokumentart
Ein Arbeitstag
Heute
- Sie suchen ein Dokument, indem Sie sich erinnern, wer es wann übergeben hat
- Wenn eine Abteilung fragt, legen Sie die laufende Arbeit beiseite
- Sie wissen nicht, was bereits vernichtet werden darf, also bewahren Sie alles auf
- Ausgeliehene Dokumente kommen zurück, oder auch nicht
- Bei einer Prüfung tragen Sie Dokumente über mehrere Tage zusammen
- Die Ordnung des Archivs ergibt nur für Sie Sinn
Mit AI-Unterstützung
- Sie finden ein Dokument nach Inhalt und Datum, nicht aus dem Gedächtnis
- Anfragen haben eine Warteschlange und einen Stand, sie unterbrechen nicht alles
- Die Liste der Dokumente mit abgelaufener Frist wartet auf eine Entscheidung
- Ausleihen haben ein Register und Erinnerungen
- Der Satz für eine Prüfung entsteht aus einer Suche, nicht aus einem Gang durch die Regale
- Die Ordnung des Archivs ist beschrieben, sie lässt sich also übergeben
- Zeit, ein Dokument zu finden
ein Dokument wird über seine Beschreibung gefunden statt aus dem Gedächtnis
die Beschreibung entsteht beim Eingang, nicht beim Suchen
- Einhaltung der Aufbewahrungsfristen
Sie bewahren Dokumente nicht länger auf als erlaubt und nötig
Fristen sind den Arten zugeordnet und werden gemeldet
- Die Kosten für Platz
das Archiv wächst nicht mehr ohne Grund
Sie sehen, was Platz braucht und wie lange
- Eine Spur der Einsichtnahmen
es ist bekannt, wer ein Dokument eingesehen hat
das Register entsteht mit jeder Herausgabe
Wir beginnen mit dem neuen Eingang, nicht mit dem, was schon im Regal steht.
- Schritt 1
Eine Beschreibung beim Eingang
Jede neue Lieferung kommt mit einer Beschreibung und einem Standort herein. Das Archiv wächst nicht mehr unsuchbar.
- Schritt 2
Aufbewahrungsfristen
Zuordnung der Fristen zu den Dokumentarten. Die erste Durchsicht zeigt meist, dass ein Teil des Bestands schon vor Jahren hätte vernichtet werden können.
- Schritt 3
Suche und Zugang
Ein Ausleihregister und die Suche über die Beschreibung.
- Schritt 4
Der historische Bestand
Beschreiben, was schon da ist, in Chargen, beginnend mit den am häufigsten gefragten Arten. Bewusst zuletzt, weil es der teuerste Schritt ist.
Häufige Fragen
Fragen, die beim ersten Treffen aufkommen
Wird das Archiv von weniger Menschen geführt?
Ein Archiv ist selten überbesetzt, häufiger ist es im Rückstand. Die Beschreibung beim Eingang und die Überwachung der Fristen zu übernehmen ersetzt niemanden, es erlaubt, das aufzuholen, was seit Jahren unbeschrieben liegt. Erst wenn die laufende Arbeit sich nicht mehr auftürmt, lässt sich der Rückstand überhaupt anfassen.
Fällt das unter die KI-Verordnung?
Ein Archiv zu führen ist keine Hochrisiko-Anwendung. Relevanter sind die Regeln zu Aufbewahrungsfristen und zum Datenschutz - darunter der Grundsatz, personenbezogene Daten nicht länger als nötig aufzubewahren. Die Liste der Dokumente mit abgelaufener Frist dient genau dem.
Ihre Frage steht nicht dabei? Gespräch vereinbaren
Nächster Schritt
Wie viel von Ihrem Archiv könnte heute vernichtet werden?
Wir zeigen Ihnen, wie Archivarbeit aussieht, wenn die Beschreibung beim Eingang entsteht und die Aufbewahrungsfristen sich selbst überwachen.