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Gestion documentaire
Combien de temps vous faut-il pour retrouver un document d'il y a sept ans ? Si c'est une demi-journée, lors d'un contrôle ou d'un contentieux ce temps devient un coût réel, et les documents que vous conservez, vous les conservez précisément pour ces occasions.
Entretien préalable
Quatre questions par lesquelles nous commencerions
Combien de temps faut-il pour retrouver un document précis ?
S'il faut savoir de quelle année et de quel service il vient, l'archive ne fonctionne que pour celui qui la tenait.
Que reste-t-il quand cette personne s'en va ?
En général des rayonnages et des cartons sans description qu'un tiers puisse comprendre. La connaissance de l'organisation des archives n'est souvent écrite nulle part.
Comment savez-vous ce qui peut déjà être détruit ?
Si vous ne le savez pas, vous conservez tout, et vous payez l'espace occupé par des documents que vous n'êtes plus tenus de garder depuis longtemps.
Sur quel bureau atterrit une demande de document d'archive ?
En général celui d'une seule personne, qui doit mettre de côté le travail en cours. Lors d'un contrôle, il y a des dizaines de demandes de ce type.
Nous prenons la recherche et les échéances, vous gardez les décisions sur le fonds
Décrire les documents, rechercher, surveiller les durées de conservation et le registre des consultations peuvent être retirés du bureau. Les décisions d'élimination et de destruction restent à une personne.
- Rien n'est détruit automatiquement. - La fin d'une durée de conservation est un signal, pas une instruction. La décision de détruire un document est souvent irréversible et porte toujours un nom.
- La description se crée à l'entrée, pas à la recherche. - C'est la différence entre une archive qui fonctionne et un entrepôt où tout se trouve.
- La numérisation est un choix, pas une condition. - Le registre et les descriptions fonctionnent de la même façon pour des cartons sur des rayonnages. Scanner a du sens là où les documents sortent réellement.
Périmètre
Ce qui peut être retiré des archives
Dix-huit tâches à titre d'exemple. Chacune a un point de validation humaine. Ci-dessous une sélection ; le périmètre, nous l'ajustons à votre processus.
Entrée aux archives
- Réception d'un lot de documents avec une description du contenu
- Attribution des cotes et des emplacements
- Vérification que la documentation remise est complète
- Un registre des versements avec la date et la personne qui verse
Description et recherche
- Décrire un document selon la classification convenue (vérification : le spécialiste)
- Rechercher par contenu, date, dossier et unité
- Lier les documents relatifs au même dossier
- Signalement des documents sans description ou avec une description incomplète
Accès
- Un registre des prêts avec la date de retour
- Un registre des consultations indiquant qui et quand
- Des rappels sur les documents prêtés et non rendus
- Vérification du droit de consultation (décision : le spécialiste)
- Préparation d'un jeu de documents pour un contrôle ou un contentieux
Conservation et élimination
- Un signal quand un document est conservé plus longtemps que sa catégorie ne le prévoit
- Des durées de conservation affectées aux types de documents
- Une liste des documents dont la durée est échue (décision d'élimination : la commission)
- Documentation du processus d'élimination
- Un récapitulatif de l'espace occupé par type de document
Une journée de travail
Aujourd'hui
- Vous cherchez un document en vous rappelant qui l'a versé et quand
- Quand un service demande, vous mettez de côté le travail en cours
- Vous ne savez pas ce qui peut déjà être détruit, donc vous conservez tout
- Les documents prêtés reviennent, ou pas
- Lors d'un contrôle, vous réunissez des documents pendant plusieurs jours
- L'organisation des archives n'a de sens que pour vous
Avec l'assistance de l'IA
- Vous trouvez un document par son contenu et sa date, pas de mémoire
- Les demandes ont une file et un statut, elles n'interrompent pas tout
- La liste des documents dont la durée est échue attend une décision
- Les prêts ont un registre et des rappels
- Le jeu pour un contrôle vient d'une recherche et non d'un parcours des rayonnages
- L'organisation des archives est décrite, donc elle peut se transmettre
- Délai pour retrouver un document
un document se retrouve par sa description et non de mémoire
la description se crée à l'entrée, pas à la recherche
- Respect des durées de conservation
vous ne conservez pas de documents plus longtemps que permis et nécessaire
les durées sont affectées aux types et signalées
- Le coût de l'espace
l'archive cesse de grossir sans raison
on voit ce qui occupe de la place et pour combien de temps
- Une trace des consultations
on sait qui a eu un document sous les yeux
le registre se crée à chaque sortie
Nous commençons par les entrées nouvelles, pas par ce qui est déjà sur les rayonnages.
- Étape 1
Une description à l'entrée
Chaque nouveau lot entre avec une description et un emplacement. L'archive cesse de grossir d'une façon où l'on ne peut pas chercher.
- Étape 2
Durées de conservation
Affecter des durées aux types de documents. La première revue révèle en général qu'une partie du fonds aurait pu être détruite il y a des années.
- Étape 3
Recherche et accès
Un registre des prêts et la recherche par description.
- Étape 4
Le fonds ancien
Décrire ce qui est déjà là, par lots, en commençant par les types les plus demandés. En dernier à dessein, parce que c'est l'étape la plus coûteuse.
Questions fréquentes
Les questions qui reviennent à la première réunion
Les archives seront-elles tenues par moins de monde ?
Une archive est rarement en sureffectif, plus souvent en retard. Reprendre la description à l'entrée et la surveillance des durées ne remplace personne : cela permet de rattraper ce qui est non décrit depuis des années. Ce n'est qu'une fois le travail courant désengorgé qu'on peut toucher à l'arriéré.
Cela relève-t-il du règlement sur l'IA ?
Tenir une archive n'est pas un usage à haut risque. Plus pertinentes sont les règles sur les durées de conservation et sur la protection des données, dont le principe de ne pas conserver des données personnelles plus longtemps que nécessaire. La liste des documents dont la durée est échue sert exactement à cela.
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Étape suivante
Quelle part de vos archives pourrait être détruite aujourd'hui ?
Nous vous montrerons à quoi ressemble le travail d'archives quand la description se crée à l'entrée et que les durées de conservation se surveillent seules.