Puesto
Inventarios de almacén
¿Cuánto dura un inventario hasta que el almacén vuelve al trabajo normal? Esa cifra decide si el inventario es una herramienta de control o un coste que se repite una vez al año.
Conversación inicial
Cuatro preguntas por las que empezaríamos
¿Cuánto tarda el almacén en volver al trabajo normal tras un inventario?
Si son tres días, el inventario cuesta más que las diferencias que encuentra.
¿Qué aplazáis primero cuando un inventario se alarga?
Normalmente explicar las diferencias, y entonces el inventario acaba en un ajuste contable en lugar de en un proceso mejorado.
¿Quién cuenta?
Si una zona la cuenta la persona materialmente responsable de ella, el inventario es formalmente defectuoso: el responsable puede estar presente mientras se cuenta, pero no debería formar parte del equipo de recuento. Eso es lo primero que comprueba un auditor.
¿En qué escritorio acaba una diferencia que no se puede explicar?
Y si alguien comprueba si esa misma línea ya difería un año antes.
Nos quedamos con organizar y liquidar, vosotros con el criterio sobre las diferencias
Preparar el inventario, asignar zonas, registrar los recuentos y resumir las diferencias se pueden quitar del escritorio. Juzgar la causa de una diferencia y decidir un ajuste se quedan con una persona.
- El recuento se registra en la estantería. - Sin hojas tecleadas por la tarde, que es la fuente más habitual de diferencias falsas.
- La diferencia se calcula enseguida. - Las líneas que no cuadran vuelven a recuento el mismo día, mientras la mercancía sigue en el mismo sitio.
- Recuentos cíclicos en lugar de un gran inventario. - Recuento repartido a lo largo del año por rotación y valor: el almacén no se para y las existencias se comprueban más a menudo.
Alcance
Qué se puede quitar de los inventarios de almacén
Veinte tareas de ejemplo. Cada una tiene un punto de aprobación humana. Abajo una selección, y el alcance lo ajustamos a vuestro ritmo de recuento.
Preparación del inventario
- Dividir el almacén en zonas de recuento
- Asignar zonas a los equipos de recuento (decisión: el especialista)
- Bloquear los movimientos en la zona que se cuenta
- Hojas de recuento sin las cantidades del sistema
- Una lista de líneas que requieren atención especial
Recuento y registro
- Registrar el resultado en la estantería
- Una señal cuando una línea se cuenta dos veces con resultados distintos
- Una señal cuando se salta una ubicación
- Marcar una zona como contada
Diferencias y su explicación
- Un resumen de diferencias en cuanto se cierra una zona
- Enviar a recuento las líneas que no cuadran
- Enlazar una diferencia con los movimientos del periodo reciente
- Señalar las líneas que ya difirieron en inventarios anteriores
- Juzgar la causa de una diferencia (criterio: el especialista)
Liquidación del inventario
- Diferencias resumidas por valor y por gama
- Un borrador de informe con las diferencias (aprobación: el especialista)
- Trasladar el resultado a contabilidad
Recuentos cíclicos
- Un calendario de recuento por rotación y valor
- Una señal cuando una línea no se ha contado dentro del periodo fijado
- Exactitud de las existencias a lo largo del tiempo
Un día de trabajo
Hoy
- Un inventario significa parar el almacén uno o dos días
- Las hojas se rellenan a mano y se teclean en el sistema
- Veis las diferencias cuando todas las hojas están introducidas
- El recuento de las líneas que no cuadran ocurre al día siguiente
- No explicáis las causas de las diferencias, porque no hay tiempo
- No sabéis si esa misma línea ya difería un año antes
Con asistencia de IA
- El recuento se registra en la estantería, sin teclear de nuevo
- Una ubicación saltada y un recuento doble se anuncian solos
- Veis las diferencias en cuanto se cierra una zona
- El recuento se repite el mismo día, sobre las mismas existencias
- La diferencia se enlaza con los movimientos del periodo reciente
- Las líneas que difieren repetidamente están señaladas
- Cuánto dura un inventario
el almacén vuelve al trabajo antes
contar y registrar ocurren en un solo paso
- El tamaño de las diferencias
menos diferencias causadas por un error de registro
el resultado no se teclea desde una hoja
- Perturbación del almacén
recuentos cíclicos en lugar de una parada
el recuento se reparte por zonas y periodos
- Diferencias explicables
más diferencias con causa establecida
la diferencia se contrasta con los movimientos del periodo
Empezamos por el registro en la estantería, porque de ahí vienen la mayoría de las diferencias falsas.
- Paso 1
Recuento sin teclear de nuevo
El resultado registrado donde se cuenta, con señales sobre saltos y duplicados.
- Paso 2
Diferencias el mismo día
Un resumen al cerrarse una zona y las líneas enviadas a recuento.
- Paso 3
Enlace de las diferencias con los movimientos
Qué le pasó a la línea en el periodo reciente, antes de llamar inexplicada a una diferencia.
- Paso 4
Recuentos cíclicos
Un calendario por rotación y valor. Al final, porque requiere que el recuento del paso 1 funcione con soltura.
Preguntas frecuentes
Preguntas que surgen en la primera reunión
¿En qué se diferencia esto de un inventario de activos fijos?
Allí contáis activos que están en un sitio, una vez al año, y el problema es la identificación y la ubicación. Aquí contáis mercancía en movimiento constante, y el problema es que las existencias cambian mientras contáis. Los dos necesitan constancia, pero el ritmo y el método son distintos.
¿Hará falta menos gente para un inventario?
Un inventario necesita tantas manos como líneas haya que contar, y eso no lo cambiaremos. Lo que cambia es el tiempo: el equipo no teclea hojas y no vuelve al almacén dos días después a contar lo que no cuadraba. Eso significa una parada más corta, no menos gente contando.
¿Esto entra en el ámbito del Reglamento de IA?
Hacer inventario no es un uso de alto riesgo. El único punto que requiere cuidado es que los resúmenes de diferencias se refieran a zonas y gamas y no a las personas que cuentan o responden de una zona; de otro modo el inventario se convierte en una herramienta para evaluar empleados.
¿Os queda alguna pregunta que no esté aquí? Reservad una llamada
Siguiente paso
¿Cuántas líneas de vuestro último inventario quedaron sin causa establecida para la diferencia?
Os enseñaremos cómo es un inventario cuando el recuento no se teclea de nuevo y una diferencia vuelve a recuento el mismo día.