Stanowisko
Inwentaryzacja magazynowa
Jak długo trwa u Was spis, zanim magazyn wróci do normalnej pracy? Ta liczba decyduje o tym, czy spis jest narzędziem kontroli, czy raz w roku powtarzanym kosztem.
Rozmowa wstępna
Cztery pytania, od których byśmy zaczęli
Jak długo trwa, zanim magazyn wraca do normalnej pracy po spisie?
Jeśli trzy dni, to spis kosztuje więcej niż różnice, które wykrywa.
Co odkładacie pierwsze, kiedy spis się przeciąga?
Zwykle wyjaśnianie różnic - i wtedy spis kończy się korektą księgową zamiast poprawą procesu.
Kto u Was liczy?
Jeśli strefę liczy osoba, która za nią materialnie odpowiada, to spis jest wadliwy formalnie - osoba odpowiedzialna może przy liczeniu być obecna, ale nie powinna wchodzić w skład zespołu spisowego. To pierwsza rzecz, którą sprawdza audytor i biegły.
Na czyim biurku kończy się różnica, której nie da się wyjaśnić?
I czy ktoś sprawdza, czy ta sama pozycja różniła się także rok wcześniej.
Zdejmujemy organizację i rozliczenie, zostawiamy ocenę różnic
Przygotowanie spisu, przydział obszarów, rejestracja liczeń i zestawianie różnic dają się odciążyć. Ocena przyczyny różnicy i decyzja o korekcie zostają przy człowieku.
- Liczenie rejestruje się przy regale. - Bez arkuszy przepisywanych wieczorem, co jest najczęstszym źródłem fałszywych różnic.
- Różnica jest wyliczana od razu. - Pozycje rozbieżne wracają do przeliczenia tego samego dnia, póki towar jeszcze stoi w tym samym miejscu.
- Spisy cykliczne zamiast jednego dużego. - Liczenie rozłożone na cały rok wedle rotacji i wartości - magazyn nie staje, a stan jest sprawdzany częściej.
Zakres
Co da się odciążyć w inwentaryzacji magazynowej
Dwadzieścia przykładowych zadań. Każde ma punkt zatwierdzenia po stronie człowieka. Poniżej wybrane, a zakres dopasowujemy do Waszego rytmu spisów.
Przygotowanie spisu
- Podział magazynu na obszary spisowe
- Przydział obszarów do zespołów liczących (decyzja: specjalista)
- Wstrzymanie ruchów w obszarze objętym liczeniem
- Arkusze spisowe bez stanów systemowych
- Lista pozycji wymagających szczególnej uwagi
Liczenie i rejestracja
- Rejestracja wyniku przy regale
- Sygnał o pozycji policzonej dwukrotnie z różnym wynikiem
- Sygnał o lokalizacji pominiętej
- Oznaczenie obszaru jako policzonego
Różnice i ich wyjaśnienie
- Zestawienie różnic zaraz po zamknięciu obszaru
- Skierowanie pozycji rozbieżnych do przeliczenia
- Powiązanie różnicy z ruchami z ostatniego okresu
- Wskazanie pozycji, które różniły się także w poprzednich spisach
- Ocena przyczyny różnicy (ocena: specjalista)
Rozliczenie spisu
- Zestawienie różnic wartościowo wedle asortymentu
- Projekt protokołu z różnicami (zatwierdzenie: specjalista)
- Przekazanie wyniku do księgowości
Spisy cykliczne
- Harmonogram liczeń wedle rotacji i wartości
- Sygnał o pozycji niepoliczonej w zadanym okresie
- Zestawienie zgodności stanów w czasie
Dzień pracy
Dzisiaj
- Spis wymaga zatrzymania magazynu na jeden albo dwa dni
- Arkusze wypełniane są ręcznie i przepisywane do systemu
- Różnice widzicie po wprowadzeniu wszystkich arkuszy
- Przeliczenie pozycji rozbieżnych odbywa się dzień później
- Przyczyn różnic nie wyjaśniacie, bo brakuje czasu
- Nie wiecie, czy ta sama pozycja różniła się rok wcześniej
Z asystą AI
- Liczenie rejestruje się przy regale, bez przepisywania
- Pominięta lokalizacja i podwójne liczenie zgłaszają się same
- Różnice widzicie zaraz po zamknięciu obszaru
- Przeliczenie odbywa się tego samego dnia, przy tym samym stanie
- Różnica jest powiązana z ruchami z ostatniego okresu
- Pozycje różniące się powtarzalnie są wskazane
- Czas trwania spisu
magazyn wraca do pracy szybciej
liczenie i rejestracja odbywają się w jednym kroku
- Wielkość różnic
mniej różnic wynikających z błędu zapisu
wynik nie jest przepisywany z arkusza
- Zakłócenie pracy magazynu
spisy cykliczne zamiast jednego zatrzymania
liczenie rozkłada się na obszary i okresy
- Wyjaśnialność różnic
więcej różnic z ustaloną przyczyną
różnica jest zestawiana z ruchami okresu
Zaczynamy od rejestracji przy regale, bo tam powstaje większość fałszywych różnic.
- Krok 1
Liczenie bez przepisywania
Wynik rejestrowany w miejscu liczenia, z sygnałami o pominięciach i dublach.
- Krok 2
Różnice tego samego dnia
Zestawienie po zamknięciu obszaru i skierowanie do przeliczenia.
- Krok 3
Powiązanie różnic z ruchami
Co działo się z pozycją w ostatnim okresie, zanim uznacie różnicę za niewyjaśnioną.
- Krok 4
Spisy cykliczne
Harmonogram wedle rotacji i wartości. Na końcu, bo wymaga sprawnego liczenia z kroku 1.
Częste pytania
Pytania, które padają na pierwszym spotkaniu
Czym to się różni od inwentaryzacji środków trwałych?
Tam liczy się majątek, który stoi w miejscu, raz w roku, a problemem jest identyfikacja i lokalizacja. Tu liczy się towar w ciągłym ruchu, a problemem jest to, że stan zmienia się w trakcie liczenia. Obie potrzebują ewidencji, ale rytm i metoda są inne.
Czy do spisu potrzeba będzie mniej ludzi?
Spis wymaga tylu rąk, ile jest pozycji do policzenia - i tego nie zmienimy. Zmienia się czas: zespół nie przepisuje arkuszy i nie wraca do magazynu po dwóch dniach, żeby przeliczyć rozbieżności. To znaczy krótsze zatrzymanie magazynu, a nie mniej osób liczących.
Czy to podlega AI Act?
Inwentaryzacja nie jest zastosowaniem wysokiego ryzyka. Uwagi wymaga tylko to, żeby zestawienia różnic dotyczyły obszarów i asortymentu, a nie osób liczących albo odpowiadających za strefę - inaczej spis zmienia się w narzędzie oceny pracowników.
Zostało pytanie, którego tu nie ma? Umów rozmowę
Następny krok
Ile pozycji z ostatniego spisu zostało bez ustalonej przyczyny różnicy?
Pokażemy Wam, jak wygląda spis, w którym liczenie nie jest przepisywane, a różnica wraca do przeliczenia tego samego dnia.