Puesto
Liquidación de subcontratas
¿En qué escritorio acaba una discrepancia entre una certificación de obra y el contrato? Si en ninguno, porque la obra ya ha avanzado, la liquidación descansa sobre un documento que nadie comprobó.
Conversación inicial
Cuatro preguntas por las que empezaríamos
¿En qué escritorio acaba una discrepancia entre la certificación y el contrato?
Si se cae entre la obra y la oficina, la diferencia se queda en la factura.
¿Qué hacéis cuando la medición del jefe de obra y la de la subcontrata difieren?
Si la discrepancia se resuelve antes de la factura o después del pago.
¿Cuántas veces al mes la factura de una subcontrata no cuadra con la certificación?
Si no lo sabéis, tampoco sabéis qué parte pasa sin corregir.
¿Cuánto se tarda en liquidar a una subcontrata, de la certificación al pago?
Ese tiempo se traduce directamente en lo dispuestas que estén las buenas subcontratas a trabajar para vosotros.
Nos quedamos con comparar y perseguir, vosotros con los juicios de valor
Comparar la certificación con el contrato, verificar facturas, vigilar las retenciones y vigilar las fechas se pueden quitar del escritorio. Resolver una disputa y decidir una deducción se quedan con una persona.
- La certificación se compara con el contrato. - Precios, alcance y condiciones, automáticamente, en cada línea y no sobre una muestra.
- Las retenciones y las garantías tienen su propio calendario. - La fecha de devolverlas no depende de que alguien se acuerde.
- El riesgo de responsabilidad solidaria se ve. - Los pagos a subcontratas de segundo nivel y las declaraciones exigidas se vigilan, porque un error aquí es el que más cuesta.
Alcance
Qué se puede quitar de la liquidación de subcontratas
Veintidós tareas de ejemplo. Cada una tiene un punto de aprobación humana. Abajo una selección, y el alcance lo ajustamos a vuestros contratos.
Contratos de subcontrata
- Un registro de contratos con los precios y las condiciones de liquidación
- Las fechas derivadas de un contrato en un solo calendario
- Señalar los trabajos ejecutados sin contrato (valoración: el especialista)
- Un registro de subcontratas de segundo nivel comunicadas por una subcontrata
- El estado de cada comunicación y de la ausencia de oposición (decisión de oponerse: persona autorizada)
Certificaciones y mediciones
- Comparar la certificación con el alcance y los precios del contrato
- Señalar las partidas fuera del alcance contratado
- Una discrepancia entre la medición del jefe de obra y la de la subcontrata
- Enlazar una certificación con un frente de trabajo y una fecha
Facturas y pagos
- Comparar una factura con la certificación aprobada
- Señalar las partidas sin cobertura en una certificación
- Estado de los pagos frente a las fechas contractuales
- Señalar las facturas sujetas a pago dividido obligatorio
- Un registro de deducciones con su base (decisión: el especialista)
Retenciones y garantías
- Un registro de retenciones con las fechas de liberación
- Una señal cuando toca liberar una retención
- El estado de las garantías y su validez
- Importes retenidos resumidos por subcontrata
Disputas y deducciones
- Un registro de asuntos controvertidos con estado e importe
- Reunir la documentación de un expediente
- Un borrador de carta a una subcontrata (contenido: el especialista)
- Disputas resumidas por causa
Un día de trabajo
Hoy
- Comparáis las certificaciones con el contrato a mano, sobre una muestra
- Explicáis una discrepancia de medición por teléfono con la obra
- Comprobáis facturas con varios documentos delante a la vez
- Liberáis las retenciones cuando una subcontrata las pide
- No sabéis a cuánto ascienden en total los importes retenidos
- Ante una disputa reconstruís el historial a partir de certificaciones y correos
Con asistencia de IA
- La certificación se compara con el contrato en cada línea
- Una discrepancia de medición se señala antes de la factura
- Una factura sin cobertura en una certificación se anuncia sola
- La fecha de liberar una retención os recuerda con antelación
- Tenéis los importes retenidos resumidos por subcontrata
- Ante una disputa la documentación ya está reunida
- Tiempo para liquidar a una subcontrata
menos días de la certificación al pago
la comparación con el contrato no exige trabajo manual
- La certificación frente al contrato
menos partidas liquidadas fuera del alcance
cada línea se compara con el precio contratado
- Control sobre las retenciones
las retenciones vuelven a tiempo, sin que nadie tenga que pedirlo
las fechas tienen su propio calendario
- Riesgo de responsabilidad solidaria
menos riesgo de pagar dos veces
los pagos a subcontratas de segundo nivel se vigilan
Empezamos por comparar la certificación con el contrato, porque ahí surgen las pérdidas más habituales.
- Paso 1
El registro de contratos y la comparación de certificaciones
Precios, alcance, condiciones de liquidación y comparación automática línea a línea.
- Paso 2
Facturas frente a certificaciones
Partidas sin cobertura señaladas y estados de pago.
- Paso 3
Retenciones y garantías
Un calendario de fechas y un resumen de los importes retenidos.
- Paso 4
Disputas y subcontratas de segundo nivel
Un registro de expedientes y vigilancia del riesgo de responsabilidad solidaria. Al final, porque requiere los contratos ordenados.
Preguntas frecuentes
Preguntas que surgen en la primera reunión
¿En qué se diferencia esto de liquidar con proveedores?
Allí el asunto son mercancías entregadas, que se pueden contar. Aquí liquidáis trabajos que nadie de la oficina vio, a partir de una medición, y encima lleváis responsabilidad solidaria por los pagos a subcontratas de segundo nivel. Ese es un riesgo que las liquidaciones ordinarias no tienen.
¿Puede llevar la liquidación de subcontratas un equipo más pequeño?
En contratos grandes la liquidación de subcontratas suele ir tarde más que sobrada, y una liquidación tardía os cuesta las relaciones con las subcontratas que necesitaréis en la obra siguiente. Asumir las comparaciones y las fechas acorta el camino de la certificación al pago. Los juicios controvertidos se quedan con una persona.
¿Esto entra en el ámbito del Reglamento de IA?
Liquidar subcontratas no es un uso de alto riesgo. Los datos se refieren a empresas y al alcance de los trabajos; los resúmenes sirven para verificar liquidaciones y deberían comprobarse antes de usarse en una disputa o una deducción.
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Siguiente paso
¿A cuánto ascienden hoy vuestras retenciones y cuándo toca liberarlas?
Os enseñaremos cómo es liquidar subcontratas cuando la certificación se compara con el contrato y las retenciones tienen su propio calendario.