Stanowisko
Rozliczenia podwykonawców
Na czyim biurku kończy się rozbieżność między protokołem a umową? Jeśli nigdzie, bo budowa już przeszła dalej, to rozliczenie opiera się na dokumencie, którego nikt nie sprawdził.
Rozmowa wstępna
Cztery pytania, od których byśmy zaczęli
Na czyim biurku kończy się rozbieżność między protokołem a umową?
Jeśli rozchodzi się między budową a biurem, to różnica zostaje w fakturze.
Co robicie, kiedy obmiar kierownika i obmiar podwykonawcy się różnią?
Czy rozbieżność jest rozstrzygana przed fakturą, czy po zapłacie.
Ile razy w miesiącu faktura podwykonawcy nie zgadza się z protokołem?
Jeśli nie wiecie, to nie wiecie też, ile z tego przechodzi bez korekty.
Jak długo trwa rozliczenie jednego podwykonawcy od protokołu do zapłaty?
Ten czas przekłada się wprost na to, jak chętnie pracują u Was dobrzy wykonawcy.
Zdejmujemy porównywanie i pilnowanie, zostawiamy rozstrzygnięcia
Porównanie protokołu z umową, weryfikacja faktur, kontrola kaucji i pilnowanie terminów dają się odciążyć. Rozstrzygnięcie sporu i decyzja o potrąceniu zostają przy człowieku.
- Protokół jest porównany z umową. - Stawki, zakres i warunki - automatycznie, przy każdej pozycji, a nie wyrywkowo.
- Kaucje i zabezpieczenia mają własny kalendarz. - Termin zwrotu nie zależy od tego, czy ktoś sobie przypomni.
- Ryzyko solidarnej odpowiedzialności jest widoczne. - Płatności dalszym podwykonawcom i wymagane oświadczenia są pilnowane, bo tu błąd kosztuje najwięcej.
Zakres
Co da się odciążyć w rozliczeniach podwykonawców
Dwadzieścia dwa przykładowych zadań. Każde ma punkt zatwierdzenia po stronie człowieka. Poniżej wybrane, a zakres dopasowujemy do Waszych umów.
Umowy z podwykonawcami
- Rejestr umów ze stawkami i warunkami rozliczenia
- Terminy wynikające z umowy w jednym kalendarzu
- Wskazanie prac wykonywanych bez umowy (ocena: specjalista)
- Rejestr dalszych podwykonawców zgłoszonych przez podwykonawcę
- Status zgłoszenia i braku sprzeciwu wobec każdego podwykonawcy (decyzja o sprzeciwie: osoba uprawniona)
Protokoły i obmiary
- Porównanie protokołu z zakresem i stawkami umowy
- Wskazanie pozycji spoza zakresu umownego
- Rozbieżność między obmiarem kierownika a podwykonawcy
- Powiązanie protokołu z frontem robót i datą
Faktury i płatności
- Porównanie faktury z zatwierdzonym protokołem
- Wskazanie pozycji bez pokrycia w protokole
- Status płatności wobec terminów umownych
- Oznaczenie faktur objętych obowiązkową podzieloną płatnością
- Rejestr potrąceń z podstawą (decyzja: specjalista)
Kaucje i zabezpieczenia
- Rejestr kaucji z terminami zwrotu
- Sygnał o kaucji wymagającej zwrotu
- Status gwarancji i ich ważności
- Zestawienie zatrzymanych kwot wedle podwykonawców
Spory i potrącenia
- Rejestr spraw spornych ze statusem i kwotą
- Kompletowanie dokumentacji do sprawy
- Projekt pisma do podwykonawcy (treść: specjalista)
- Zestawienie sporów wedle przyczyny
Dzień pracy
Dzisiaj
- Protokoły porównujecie z umową ręcznie, wyrywkowo
- Rozbieżność obmiarów wyjaśniacie telefonicznie z budową
- Faktury sprawdzacie, mając przed sobą kilka dokumentów naraz
- Kaucje zwracacie, gdy podwykonawca o nie upomni
- Nie wiecie, ile wynoszą łącznie zatrzymane kwoty
- Przy sporze odtwarzacie historię z protokołów i maili
Z asystą AI
- Protokół jest porównany z umową przy każdej pozycji
- Rozbieżność obmiarów jest wskazana przed fakturą
- Faktura bez pokrycia w protokole zgłasza się sama
- Termin zwrotu kaucji przypomina się z wyprzedzeniem
- Zatrzymane kwoty macie zestawione wedle podwykonawców
- Przy sporze dokumentacja jest złożona
- Czas rozliczenia podwykonawcy
od protokołu do zapłaty mija mniej dni
porównanie z umową nie wymaga pracy ręcznej
- Zgodność protokołu z umową
mniej pozycji rozliczonych poza zakresem
każda pozycja jest porównana ze stawką umowną
- Kontrola kaucji
kaucje wracają w terminie, bez upominania się
terminy mają własny kalendarz
- Ryzyko solidarnej odpowiedzialności
mniejsze ryzyko płacenia drugi raz
płatności dalszym podwykonawcom są pilnowane
Zaczynamy od porównania protokołu z umową, bo tam powstają najczęstsze straty.
- Krok 1
Rejestr umów i porównanie protokołów
Stawki, zakres, warunki rozliczenia i automatyczne porównanie pozycji.
- Krok 2
Faktury wobec protokołów
Wskazanie pozycji bez pokrycia i statusy płatności.
- Krok 3
Kaucje i zabezpieczenia
Kalendarz terminów i zestawienie zatrzymanych kwot.
- Krok 4
Spory i dalsi podwykonawcy
Rejestr spraw i pilnowanie ryzyka solidarnej odpowiedzialności. Na końcu, bo wymaga uporządkowanych umów.
Częste pytania
Pytania, które padają na pierwszym spotkaniu
Czym to się różni od rozliczeń z dostawcami?
Tam przedmiotem jest dostarczony towar, który da się policzyć. Tu rozliczacie wykonaną pracę, której nikt w biurze nie widział, na podstawie obmiaru - a dodatkowo ciąży na Was solidarna odpowiedzialność za zapłatę dalszym podwykonawcom. To jest ryzyko, którego w zwykłych rozliczeniach nie ma.
Czy rozliczenia podwykonawców obsłuży mniejszy zespół?
Przy dużych kontraktach rozliczenia podwykonawców są zwykle spóźnione, nie przeobsadzone - a spóźnione rozliczenie kosztuje relacje z wykonawcami, których potrzebujecie przy następnej budowie. Odciążenie porównań i pilnowania terminów skraca drogę od protokołu do zapłaty. Rozstrzygnięcia sporne zostają przy człowieku.
Czy to podlega AI Act?
Rozliczanie podwykonawców nie jest zastosowaniem wysokiego ryzyka. Dane dotyczą firm i zakresu robót; zestawienia służą weryfikacji rozliczeń i powinny być sprawdzone przed użyciem w sporze albo w potrąceniu.
Zostało pytanie, którego tu nie ma? Umów rozmowę
Następny krok
Ile wynoszą dziś łącznie Wasze zatrzymane kaucje i kiedy wymagają zwrotu?
Pokażemy Wam, jak wygląda rozliczanie podwykonawców, w którym protokół jest porównany z umową, a kaucje mają własny kalendarz.