Puesto
Liquidación de transporte
¿Cuántas veces el mes pasado comprobasteis línea a línea la factura de un transportista? Si es menos a menudo que siempre, la diferencia entre el contrato y la factura os resulta invisible.
Conversación inicial
Cuatro preguntas por las que empezaríamos
¿Con qué frecuencia comprobáis línea a línea la factura de un transportista?
Si es una de cada diez, las otras nueve pasan por confianza, y ahí suelen estar los recargos que nadie acordó.
¿En qué escritorio acaba una disputa sobre un recargo?
Si en ninguno, porque nadie tiene tiempo de perseguirlo, el recargo se convierte en la tarifa vigente.
¿Qué hacéis cuando el precio del contrato y el de la factura difieren?
Y si sabéis cuál de los dos rige, sin buscar una adenda del año pasado.
¿Cuánto se tarda en verificar una factura que cubre muchos envíos?
Esa cifra suele explicar por qué la comprobación acaba en una muestra.
Nos quedamos con verificar las líneas, vosotros con la disputa y la decisión
Comparar la factura con los envíos y el contrato, detectar discrepancias y preparar una reclamación se pueden quitar del escritorio. La decisión de llevar una disputa se queda con una persona.
- Cada línea se compara, no una muestra. - Contrastar la factura con los envíos y los precios contratados lo cubre todo, porque no cuesta más que comprobar diez líneas.
- Un recargo hay que explicarlo, no aceptarlo. - Cada línea por encima del precio contratado se señala con su base, y entonces una persona decide si está justificada.
- El coste del transporte vuelve al envío. - Se sabe cuánto costó una entrega concreta, no solo a cuánto ascendió la factura de porte del mes.
Alcance
Qué se puede quitar de la liquidación de transporte
Diecinueve tareas de ejemplo. Cada una tiene un punto de aprobación humana. Abajo una selección, y el alcance lo ajustamos a vuestros contratos de transporte.
Verificación de facturas
- Enlazar una línea de factura con una orden de transporte
- Comparar el precio con el contrato o el acuerdo en vigor
- Señalar las líneas sin orden correspondiente
- Señalar las órdenes sin línea en la factura
- Una señal cuando una línea se factura dos veces
Recargos y correcciones
- Separar los recargos por tipo
- Comprobar si un recargo tiene base en lo acordado
- Recargos resumidos por transportista y causa
- La decisión de impugnar un recargo (decisión: el especialista)
Liquidación frente al contrato
- Un registro de los precios y adendas en vigor
- Una señal cuando se aplica un precio pese a haber caducado
- Liquidar el volumen frente a los umbrales contractuales
- Calcular los rápeles por volumen que corresponden
Reclamaciones a los transportistas
- Un borrador de carta de reclamación con la documentación (aprobación: el especialista)
- Un registro de asuntos controvertidos con estado e importe
- Un recordatorio sobre un asunto sin respuesta
Análisis del coste de transporte
- Coste de porte asignado a un envío y a un cliente
- Coste resumido por destino y transportista
- Comparar el coste unitario a lo largo del tiempo
Un día de trabajo
Hoy
- Comprobáis las facturas sobre una muestra, porque no hay tiempo para todas
- Buscáis el precio en vigor en el contrato y las adendas
- Aceptáis los recargos, porque explicar cada uno no compensa
- Una orden sin factura y una factura sin orden salen a la luz por casualidad
- Liquidáis los umbrales de volumen una vez al año, si os acordáis
- No sabéis cuánto costó el transporte de una entrega concreta
Con asistencia de IA
- Cada línea se compara con la orden y el precio contratado
- El precio en vigor sale del registro y no de buscar adendas
- Los recargos están separados con su base y vosotros decidís sobre una disputa
- Las líneas sin orden y las órdenes sin línea se señalan
- Los umbrales de volumen se liquidan sobre la marcha
- El coste del transporte se asigna al envío y al cliente
- Detección de sobrepagos
se comprueba todo, no una muestra
comparar las líneas no exige trabajo manual
- Tiempo para verificar una factura
la liquidación deja de ser el cuello de botella del mes
las discrepancias se señalan en lugar de buscarse
- Coincidencia con los precios contratados
menos envíos liquidados fuera de contrato
el precio en vigor sale del registro
- Coste por envío visible
se sabe qué entregas no son rentables
el coste vuelve al envío y al cliente
Empezamos por enlazar la factura con los envíos, porque sin ello no hay nada que comparar.
- Paso 1
Enlace de una línea con un envío
Cada línea de factura tiene su orden o se señala como sin cobertura.
- Paso 2
Un registro de precios y comparación
Precios contratados y adendas en un solo sitio, comparados automáticamente.
- Paso 3
Recargos y asuntos controvertidos
Separar los recargos, un borrador de reclamación, un registro de expedientes.
- Paso 4
Coste por envío y análisis
Asignar el coste a envíos y clientes. Al final, porque requiere el enlace correcto del paso 1.
Preguntas frecuentes
Preguntas que surgen en la primera reunión
¿Y si los transportistas facturan en formatos completamente distintos?
Eso es lo típico, y por eso leer la factura forma parte del alcance y no es una condición previa. El formato del archivo importa menos que si de él se puede extraer el número de orden, la ruta y el importe.
¿Desaparecerá este puesto si las facturas se comprueban solas?
Comparar las líneas es mecánico, pero la decisión de impugnar un recargo y de entrar en disputa con un transportista es comercial. Hoy el especialista comprueba una muestra, porque no hay tiempo para todo, y una disputa casi nunca ocurre. Lo que cambia no es la plantilla sino cuántas líneas ha mirado alguien siquiera.
¿Esto entra en el ámbito del Reglamento de IA?
Las liquidaciones de transporte no son un uso de alto riesgo. Los datos se refieren a empresas de transporte y no a personas; los resúmenes sirven a una conversación comercial y deberían verificarse antes de usarse en una disputa.
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Siguiente paso
¿A cuánto ascendieron el año pasado los recargos que nadie impugnó?
Os enseñaremos cómo es liquidar transporte cuando cada línea se compara y el coste vuelve al envío.