Poste
Règlement des transports
Combien de fois le mois dernier avez-vous vérifié la facture d'un transporteur ligne par ligne ? Si c'est moins souvent que toujours, l'écart entre le contrat et la facture vous est invisible.
Entretien préalable
Quatre questions par lesquelles nous commencerions
À quelle fréquence vérifiez-vous la facture d'un transporteur ligne par ligne ?
Si c'est une sur dix, les neuf autres passent sur la confiance - et c'est en général là que se logent les suppléments que personne n'a acceptés.
Sur quel bureau atterrit un litige sur un supplément ?
Si c'est nulle part, parce que personne n'a le temps de le poursuivre, le supplément devient le tarif en vigueur.
Que faites-vous quand le tarif du contrat et celui de la facture diffèrent ?
Et si vous savez lequel des deux s'applique, sans aller chercher un avenant de l'an dernier.
Combien de temps prend la vérification d'une facture couvrant de nombreux envois ?
Ce chiffre explique en général pourquoi la vérification s'arrête à un échantillon.
Nous prenons la vérification des lignes, vous gardez le litige et la décision
Comparer la facture aux envois et au contrat, détecter les écarts et préparer une réclamation peuvent être retirés du bureau. La décision de poursuivre un litige reste à une personne.
- Chaque ligne est comparée, pas un échantillon. - Confronter la facture aux envois et aux tarifs contractuels couvre tout, parce que cela ne coûte pas plus cher que de vérifier dix lignes.
- Un supplément est à expliquer, pas à accepter. - Chaque ligne au-dessus du tarif contractuel est signalée avec son fondement - et ensuite une personne juge s'il est justifié.
- Le coût du transport revient à l'envoi. - On sait ce qu'a coûté une livraison précise, pas seulement à combien s'est élevée la facture de fret du mois.
Périmètre
Ce qui peut être retiré du règlement des transports
Dix-neuf tâches à titre d'exemple. Chacune a un point de validation humaine. Ci-dessous une sélection ; le périmètre, nous l'ajustons à vos contrats de transport.
Vérification des factures
- Liaison d'une ligne de facture à un ordre de transport
- Comparaison du tarif au contrat ou à l'accord en vigueur
- Signalement des lignes sans ordre correspondant
- Signalement des ordres sans ligne sur la facture
- Un signal quand une ligne est facturée deux fois
Suppléments et corrections
- Séparation des suppléments par type
- Vérification qu'un supplément a un fondement dans ce qui a été convenu
- Les suppléments récapitulés par transporteur et par cause
- La décision de contester un supplément (décision : le spécialiste)
Règlement au regard du contrat
- Un registre des tarifs et des avenants en vigueur
- Un signal quand un tarif est appliqué alors qu'il a expiré
- Règlement du volume au regard des seuils contractuels
- Calcul des remises de volume dues
Réclamations auprès des transporteurs
- Un projet de lettre de réclamation avec la documentation (validation : le spécialiste)
- Un registre des dossiers contestés avec statut et montant
- Un rappel sur un dossier sans réponse
Analyse du coût du transport
- Le coût de fret affecté à un envoi et à un client
- Le coût récapitulé par destination et par transporteur
- Comparaison du coût unitaire dans le temps
Une journée de travail
Aujourd'hui
- Vous vérifiez les factures sur un échantillon, parce qu'il n'y a pas de temps pour toutes
- Vous cherchez le tarif en vigueur dans le contrat et les avenants
- Vous acceptez les suppléments, parce qu'expliquer chacun n'en vaut pas la peine
- Un ordre sans facture et une facture sans ordre ressortent par hasard
- Vous réglez les seuils de volume une fois par an, si vous y pensez
- Vous ne savez pas ce qu'a coûté le transport d'une livraison précise
Avec l'assistance de l'IA
- Chaque ligne est comparée à l'ordre et au tarif contractuel
- Le tarif en vigueur vient du registre, pas d'une recherche dans les avenants
- Les suppléments sont séparés avec leur fondement, vous décidez d'un litige
- Les lignes sans ordre et les ordres sans ligne sont signalés
- Les seuils de volume se règlent au fil de l'eau
- Le coût du transport est affecté à l'envoi et au client
- Détection des trop-payés
tout est vérifié, pas un échantillon
comparer les lignes ne demande pas de travail manuel
- Délai de vérification d'une facture
le règlement cesse d'être le goulot d'étranglement du mois
les écarts sont signalés plutôt que recherchés
- Conformité aux tarifs contractuels
moins d'envois réglés hors contrat
le tarif en vigueur vient du registre
- Un coût visible par envoi
on sait quelles livraisons ne sont pas rentables
le coût revient à l'envoi et au client
Nous commençons par la liaison de la facture aux envois, parce que sans elle il n'y a rien à comparer.
- Étape 1
Lier une ligne à un envoi
Chaque ligne de facture a son ordre ou est signalée comme sans couverture.
- Étape 2
Un registre des tarifs et la comparaison
Tarifs contractuels et avenants au même endroit, comparés automatiquement.
- Étape 3
Suppléments et dossiers contestés
Séparation des suppléments, projet de réclamation, registre des dossiers.
- Étape 4
Coût par envoi et analyse
Affectation du coût aux envois et aux clients. En dernier, parce que cela exige la liaison correcte de l'étape 1.
Questions fréquentes
Les questions qui reviennent à la première réunion
Et si les transporteurs facturent dans des formats totalement différents ?
C'est le cas typique, et c'est pourquoi la lecture de la facture fait partie du périmètre plutôt que d'en être une condition préalable. Le format du fichier compte moins que la possibilité d'en extraire le numéro d'ordre, l'itinéraire et le montant.
Ce poste disparaîtra-t-il si les factures se vérifient toutes seules ?
Comparer les lignes est mécanique, mais la décision de contester un supplément et d'entrer en litige avec un transporteur est commerciale. Aujourd'hui le spécialiste vérifie un échantillon, parce qu'il n'y a pas de temps pour tout, et un litige n'arrive presque jamais. Ce qui change, ce n'est pas l'effectif mais le nombre de lignes que quelqu'un a seulement regardées.
Cela relève-t-il du règlement sur l'IA ?
Les règlements de transport ne sont pas un usage à haut risque. Les données portent sur des entreprises de transport et non sur des personnes ; les récapitulatifs servent une conversation commerciale et devraient être vérifiés avant d'être utilisés dans un litige.
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Étape suivante
À combien se sont élevés l'an dernier les suppléments que personne n'a contestés ?
Nous vous montrerons à quoi ressemble le règlement des transports quand chaque ligne est comparée et que le coût revient à l'envoi.