Rolle
Frachtabrechnung
Wie oft haben Sie letzten Monat die Rechnung eines Transporteurs Zeile für Zeile geprüft? Wenn seltener als immer, ist die Differenz zwischen Vertrag und Rechnung für Sie unsichtbar.
Erstgespräch
Vier Fragen, mit denen wir beginnen würden
Wie oft prüfen Sie die Rechnung eines Transporteurs Zeile für Zeile?
Wenn eine von zehn, gehen die anderen neun auf Vertrauen durch - und dort sitzen meist die Zuschläge, die niemand vereinbart hat.
Auf wessen Schreibtisch landet ein Streit über einen Zuschlag?
Wenn nirgendwo, weil niemand Zeit hat, ihn zu verfolgen, wird der Zuschlag zum geltenden Satz.
Was tun Sie, wenn der Vertragssatz und der Rechnungssatz auseinandergehen?
Und ob Sie wissen, welcher von beiden gilt, ohne einen Nachtrag vom letzten Jahr zu suchen.
Wie lange dauert die Prüfung einer Rechnung über viele Sendungen?
Diese Zahl erklärt meist, warum die Prüfung bei einer Stichprobe endet.
Wir übernehmen die Prüfung der Zeilen, Sie behalten Streit und Entscheidung
Die Rechnung mit den Sendungen und dem Vertrag zu vergleichen, Abweichungen zu erkennen und eine Reklamation vorzubereiten, lässt sich vom Schreibtisch nehmen. Die Entscheidung, einen Streit zu führen, bleibt bei einem Menschen.
- Jede Zeile wird verglichen, nicht eine Stichprobe. - Die Rechnung den Sendungen und den vertraglichen Sätzen gegenüberzustellen deckt alles ab, denn es kostet nicht mehr als die Prüfung von zehn Zeilen.
- Ein Zuschlag ist zu erklären, nicht zu akzeptieren. - Jede Zeile über dem vertraglichen Satz wird mit ihrer Grundlage aufgezeigt - und dann beurteilt ein Mensch, ob sie berechtigt ist.
- Die Transportkosten kehren zur Sendung zurück. - Es ist bekannt, was eine bestimmte Lieferung gekostet hat, nicht nur, wie hoch die Frachtrechnung des Monats war.
Umfang
Was sich aus der Frachtabrechnung herausnehmen lässt
Neunzehn Aufgaben als Beispiel. Jede hat einen Punkt menschlicher Freigabe. Unten eine Auswahl; den Umfang passen wir an Ihre Transportverträge an.
Rechnungsprüfung
- Verknüpfung einer Rechnungszeile mit einem Transportauftrag
- Vergleich des Satzes mit dem Vertrag oder der geltenden Vereinbarung
- Hinweis auf Zeilen ohne zugehörigen Auftrag
- Hinweis auf Aufträge ohne Zeile auf der Rechnung
- Ein Signal, wenn eine Zeile zweimal fakturiert wird
Zuschläge und Korrekturen
- Auftrennung der Zuschläge nach Art
- Prüfung, ob ein Zuschlag eine Grundlage im Vereinbarten hat
- Die Zuschläge zusammengefasst nach Transporteur und Ursache
- Die Entscheidung, einen Zuschlag zu beanstanden (Entscheidung: der Spezialist)
Abrechnung gegenüber dem Vertrag
- Ein Register der geltenden Sätze und Nachträge
- Ein Signal, wenn ein Satz trotz Ablauf angewandt wird
- Abrechnung des Volumens gegenüber den vertraglichen Schwellen
- Berechnung der zustehenden Volumenrabatte
Reklamationen bei Transporteuren
- Ein Entwurf eines Reklamationsschreibens mit der Dokumentation (Freigabe: der Spezialist)
- Ein Register der strittigen Vorgänge mit Status und Betrag
- Eine Erinnerung an einen Vorgang ohne Antwort
Analyse der Transportkosten
- Die Frachtkosten, einer Sendung und einem Kunden zugeordnet
- Die Kosten zusammengefasst nach Ziel und Transporteur
- Vergleich der Stückkosten über die Zeit
Ein Arbeitstag
Heute
- Sie prüfen Rechnungen auf einer Stichprobe, weil für alle keine Zeit ist
- Sie suchen den geltenden Satz im Vertrag und in den Nachträgen
- Sie akzeptieren Zuschläge, weil es sich nicht lohnt, jeden zu erklären
- Ein Auftrag ohne Rechnung und eine Rechnung ohne Auftrag tauchen zufällig auf
- Die Volumenschwellen rechnen Sie einmal im Jahr ab, wenn Sie daran denken
- Sie wissen nicht, was der Transport einer bestimmten Lieferung gekostet hat
Mit AI-Unterstützung
- Jede Zeile wird mit dem Auftrag und dem vertraglichen Satz verglichen
- Der geltende Satz kommt aus dem Register, nicht aus einer Suche in den Nachträgen
- Die Zuschläge sind mit ihrer Grundlage aufgetrennt, Sie entscheiden über einen Streit
- Zeilen ohne Auftrag und Aufträge ohne Zeile werden aufgezeigt
- Die Volumenschwellen werden laufend abgerechnet
- Die Transportkosten sind der Sendung und dem Kunden zugeordnet
- Erkennen von Überzahlungen
alles wird geprüft, nicht eine Stichprobe
der Vergleich der Zeilen verlangt keine Handarbeit
- Prüfdauer einer Rechnung
die Abrechnung ist nicht mehr der Engpass des Monats
Abweichungen werden aufgezeigt statt gesucht
- Übereinstimmung mit den vertraglichen Sätzen
weniger Sendungen außerhalb des Vertrags abgerechnet
der geltende Satz kommt aus dem Register
- Sichtbare Kosten je Sendung
es ist bekannt, welche Lieferungen unrentabel sind
die Kosten kehren zur Sendung und zum Kunden zurück
Wir beginnen mit der Verknüpfung der Rechnung mit den Sendungen, weil es ohne sie nichts zu vergleichen gibt.
- Schritt 1
Eine Zeile mit einer Sendung verknüpfen
Jede Rechnungszeile hat ihren Auftrag oder wird als ohne Deckung aufgezeigt.
- Schritt 2
Ein Satzregister und der Vergleich
Vertragliche Sätze und Nachträge an einem Ort, automatisch verglichen.
- Schritt 3
Zuschläge und strittige Vorgänge
Auftrennung der Zuschläge, ein Reklamationsentwurf, ein Vorgangsregister.
- Schritt 4
Kosten je Sendung und Analyse
Zuordnung der Kosten zu Sendungen und Kunden. Zuletzt, weil es die korrekte Verknüpfung aus Schritt 1 voraussetzt.
Häufige Fragen
Fragen, die beim ersten Treffen aufkommen
Und wenn die Transporteure in völlig verschiedenen Formaten fakturieren?
Das ist der typische Fall, und deshalb ist das Lesen der Rechnung Teil des Umfangs und keine Voraussetzung. Das Dateiformat zählt weniger als die Frage, ob sich Auftragsnummer, Strecke und Betrag daraus ziehen lassen.
Verschwindet diese Rolle, wenn sich die Rechnungen selbst prüfen?
Die Zeilen zu vergleichen ist mechanisch, aber die Entscheidung, einen Zuschlag zu beanstanden und in einen Streit mit einem Transporteur zu gehen, ist kommerziell. Heute prüft der Spezialist eine Stichprobe, weil für alles keine Zeit ist, und ein Streit kommt fast nie vor. Was sich ändert, ist nicht die Besetzung, sondern wie viele Zeilen überhaupt jemand angesehen hat.
Fällt das unter die KI-Verordnung?
Frachtabrechnungen sind keine Hochrisiko-Anwendung. Die Daten betreffen Transportunternehmen und nicht Personen; die Übersichten dienen einem kommerziellen Gespräch und sollten geprüft werden, bevor sie in einem Streit verwendet werden.
Ihre Frage steht nicht dabei? Gespräch vereinbaren
Nächster Schritt
Wie hoch waren im letzten Jahr die Zuschläge, die niemand beanstandet hat?
Wir zeigen Ihnen, wie die Frachtabrechnung aussieht, wenn jede Zeile verglichen wird und die Kosten zur Sendung zurückkehren.