Stanowisko
Rozliczenia transportowe
Ile razy w zeszłym miesiącu sprawdziliście fakturę przewoźnika pozycja po pozycji? Jeśli rzadziej niż zawsze, to różnica między umową a fakturą jest dla Was niewidoczna.
Rozmowa wstępna
Cztery pytania, od których byśmy zaczęli
Ile razy sprawdzacie fakturę przewoźnika pozycja po pozycji?
Jeśli przy co dziesiątej, to pozostałe dziewięć przechodzi na zaufaniu - i zwykle to właśnie tam siedzą dopłaty, których nikt nie uzgadniał.
Na czyim biurku kończy się spór o dopłatę?
Jeśli nigdzie, bo nikt nie ma czasu go prowadzić, to dopłata staje się stawką obowiązującą.
Co robicie, kiedy stawka z umowy i stawka z faktury są różne?
I czy wiecie, która z nich jest obowiązująca, bez odszukiwania aneksu z zeszłego roku.
Jak długo trwa weryfikacja jednej faktury z wieloma zleceniami?
Ta liczba zwykle wyjaśnia, dlaczego sprawdzanie kończy się na próbce.
Zdejmujemy weryfikację pozycji, zostawiamy spór i decyzję
Porównanie faktury ze zleceniami i umową, wykrywanie rozbieżności i przygotowanie reklamacji dają się odciążyć. Decyzja, czy spór prowadzić, zostaje po stronie człowieka.
- Każda pozycja jest porównana, nie próbka. - Zestawienie faktury ze zleceniami i stawkami umownymi obejmuje całość, bo to nie kosztuje więcej niż sprawdzenie dziesięciu pozycji.
- Dopłata ma być wyjaśniona, nie przyjęta. - Każda pozycja ponad stawkę umowną jest wskazana z podstawą - a potem człowiek decyduje, czy to uzasadnione.
- Koszt transportu wraca do zlecenia. - Wiadomo, ile kosztowała konkretna dostawa, a nie tylko ile wyniósł fracht w miesiącu.
Zakres
Co da się odciążyć w rozliczeniach transportowych
Dziewiętnaście przykładowych zadań. Każde ma punkt zatwierdzenia po stronie człowieka. Poniżej wybrane, a zakres dopasowujemy do Waszych umów przewozowych.
Weryfikacja faktur
- Powiązanie pozycji faktury ze zleceniem transportowym
- Porównanie stawki z obowiązującą umową albo ustaleniem
- Wskazanie pozycji bez odpowiadającego zlecenia
- Wskazanie zleceń bez pozycji na fakturze
- Sygnał o pozycji zafakturowanej dwukrotnie
Dopłaty i korekty
- Wyodrębnienie dopłat wedle rodzaju
- Sprawdzenie, czy dopłata ma podstawę w ustaleniach
- Zestawienie dopłat wedle przewoźnika i przyczyny
- Decyzja o zakwestionowaniu dopłaty (decyzja: specjalista)
Rozliczenie z umową
- Rejestr obowiązujących stawek i aneksów
- Sygnał o stawce stosowanej mimo wygaśnięcia
- Rozliczenie wolumenu wobec progów umownych
- Wyliczenie należnych rabatów wolumenowych
Reklamacje wobec przewoźników
- Projekt pisma reklamacyjnego z dokumentacją (zatwierdzenie: specjalista)
- Rejestr spraw spornych ze statusem i kwotą
- Przypomnienie o sprawie bez odpowiedzi
Analiza kosztu transportu
- Koszt frachtu przypisany do zlecenia i klienta
- Zestawienie kosztu wedle kierunków i przewoźników
- Porównanie kosztu jednostkowego w czasie
Dzień pracy
Dzisiaj
- Faktury sprawdzacie wyrywkowo, bo na wszystkie nie starcza czasu
- Stawkę obowiązującą odszukujecie w umowie i aneksach
- Dopłaty przyjmujecie, bo wyjaśnianie każdej się nie opłaca
- Zlecenie bez faktury i faktura bez zlecenia wychodzą przypadkiem
- Progi wolumenowe rozliczacie raz na rok, jeśli pamiętacie
- Nie wiecie, ile kosztował transport konkretnej dostawy
Z asystą AI
- Każda pozycja jest porównana ze zleceniem i stawką umowną
- Stawka obowiązująca wynika z rejestru, nie z szukania w aneksach
- Dopłaty są wyodrębnione z podstawą, Wy decydujecie o sporze
- Pozycje bez zlecenia i zlecenia bez pozycji są wskazane
- Progi wolumenowe są rozliczane na bieżąco
- Koszt transportu jest przypisany do zlecenia i klienta
- Wykrywalność nadpłat
sprawdzana jest całość, nie próbka
porównanie pozycji nie wymaga pracy ręcznej
- Czas weryfikacji faktury
rozliczenie przestaje być wąskim gardłem miesiąca
rozbieżności są wskazane, nie szukane
- Zgodność ze stawkami umownymi
mniej zleceń rozliczanych poza umową
stawka obowiązująca wynika z rejestru
- Widoczność kosztu na zleceniu
wiadomo, które dostawy są nierentowne
koszt wraca do zlecenia i klienta
Zaczynamy od powiązania faktury ze zleceniami, bo bez tego nie ma czego porównywać.
- Krok 1
Powiązanie pozycji ze zleceniem
Każda pozycja faktury ma swoje zlecenie albo jest wskazana jako bez pokrycia.
- Krok 2
Rejestr stawek i porównanie
Stawki umowne i aneksy w jednym miejscu, porównanie automatyczne.
- Krok 3
Dopłaty i sprawy sporne
Wyodrębnienie dopłat, projekt reklamacji, rejestr spraw.
- Krok 4
Koszt na zleceniu i analiza
Przypisanie kosztu do zleceń i klientów. Na końcu, bo wymaga poprawnego powiązania z kroku 1.
Częste pytania
Pytania, które padają na pierwszym spotkaniu
Co, jeśli przewoźnicy fakturują w zupełnie różnych formatach?
To typowe i dlatego odczyt faktury jest częścią zakresu, a nie warunkiem wstępnym. Format pliku ma mniejsze znaczenie niż to, czy da się z niego wyciągnąć numer zlecenia, trasę i kwotę.
Czy ta rola nie zniknie, skoro faktury sprawdzają się same?
Porównanie pozycji jest mechaniczne, ale decyzja, czy kwestionować dopłatę i czy iść w spór z przewoźnikiem, jest handlowa. Dziś specjalista sprawdza wyrywkowo, bo na wszystko nie ma czasu, i prawie nigdy nie dochodzi do sporu. Zmienia się nie obsada, tylko to, ile pozycji w ogóle ktokolwiek obejrzał.
Czy to podlega AI Act?
Rozliczenia transportowe nie są zastosowaniem wysokiego ryzyka. Dane dotyczą firm przewozowych, nie osób fizycznych; zestawienia służą rozmowie handlowej i powinny być weryfikowane przed użyciem w sporze.
Zostało pytanie, którego tu nie ma? Umów rozmowę
Następny krok
Ile wyniosły w zeszłym roku dopłaty, których nikt nie zakwestionował?
Pokażemy Wam, jak wygląda rozliczanie transportu, w którym porównana jest każda pozycja, a koszt wraca do zlecenia.