Puesto
Especialista en ofertas y licitaciones
¿Cuántas veces este año alguien de vuestro equipo ha copiado a una hoja de cálculo requisitos que la empresa ya había respondido antes? El plazo es fijo y cada procedimiento es distinto, pero la mayor parte del contenido que necesitáis está en vuestras ofertas anteriores.
Conversación inicial
Cuatro preguntas por las que empezaríamos
Todavía no sabemos dónde está en vuestra empresa el trabajo repetitivo. Sí sabemos qué preguntar para establecerlo en una hora.
¿Por dónde empezáis el trabajo en un procedimiento nuevo?
Si empieza buscando ofertas anteriores por discos, buzones y el compañero de al lado, el primer día tras el anuncio se va antes de que exista una sola frase de la oferta.
¿Quién copia los requisitos de la documentación a una hoja de cálculo?
Decenas, a veces cientos de posiciones. Esa tarea no aporta nada al contenido que evalúa el órgano de contratación y se come el tiempo de la única persona que sabe escribir la parte sustantiva.
¿Qué pasa cuando en la última hora falta un documento?
Algunas carencias se pueden subsanar a requerimiento, y esa es la buena noticia. La mala es que otras no: un plazo vencido, una firma que falta, un medio de prueba ausente allí donde no se admitía subsanación. La pregunta es si sabéis cuál es cuál antes de que empiecen las prisas.
¿Cuándo se decide el precio?
Si ocurre el último día, a la vez que se reúnen los anexos y se cierra el contenido, entonces la decisión más importante de todo el procedimiento se toma en el peor momento posible.
Nos quedamos con reproducir, vosotros con decidir
Extraer requisitos, buscar respuestas anteriores y reunir las formalidades lo hace la máquina. Qué queda en la oferta y a qué precio la presentáis lo decidís vosotros.
- No sustituimos a vuestro especialista. - Le damos un material de partida construido con vuestras ofertas anteriores y con la documentación del procedimiento. Él decide qué se queda, qué hay que escribir de nuevo y si os presentáis siquiera.
- Nada sale sin vuestra aprobación. - Ni una respuesta a un requisito, ni una pregunta al órgano de contratación, ni el conjunto de anexos. En la contratación pública la firma es personal de todos modos, y así se queda.
- Cada sugerencia muestra de dónde viene. - De qué procedimiento procede y cómo acabó aquel. Sin eso no se puede juzgar si merece la pena repetirla.
Alcance
Qué se puede quitar de la mesa de quien escribe ofertas
Veintiocho tareas de ejemplo. Cada una tiene un punto de aprobación humana. Abajo una selección, y el alcance concreto lo ajustamos a vuestro proceso.
Lectura de la documentación del procedimiento
- Extraer los requisitos de la documentación a una matriz de trabajo (aprobación: el especialista comprueba que está completa)
- Marcar los requisitos que no cumplís, como insumo para la decisión de presentarse (decisión de ir o no: humana)
- Un resumen de las fechas del procedimiento: preguntas, presentación, vigencia de la oferta
- Señalar las cláusulas que difieren de procedimientos anteriores del mismo órgano
- Preparar una lista de preguntas al órgano de contratación a partir de las cláusulas ambiguas (envía: el especialista)
- Comparar versiones de la documentación tras una modificación del anuncio y mostrar qué cambió
Construcción del contenido de la oferta
- Buscar en el archivo respuestas al mismo requisito o a uno parecido
- Un borrador de la respuesta sustantiva con su fuente marcada (redacta y aprueba: el especialista)
- Ajustar la descripción de una referencia a los criterios de un procedimiento concreto
- Preparar la descripción del equipo y la experiencia frente a los requisitos de solvencia
- Recortar el contenido a los límites de caracteres o páginas sin perder elementos exigidos
- Unificar la terminología en todo el documento: un nombre para cada cosa
- Comprobar que cada requisito de la matriz tiene su correspondencia en la oferta
Documentos formales y cumplimiento
- Una lista de los anexos exigidos derivada directamente de la documentación
- Control de la vigencia de los documentos de la empresa frente a las fechas del procedimiento
- Distinguir las carencias subsanables de las que no lo son (valoración: el especialista)
- Cumplimentar los formularios repetitivos con los datos de la empresa (firma: persona facultada)
- Verificar que el conjunto está completo antes de presentar
- Detectar discrepancias entre el formulario y el contenido de la oferta: otra cifra, otro nombre, otra fecha
- Preparar los poderes y las declaraciones que se repiten en cada procedimiento
Valoración y cálculo
- Reunir partidas de coste de procedimientos anteriores de alcance parecido
- Señalar las posiciones del formulario de precios sin coste asignado
- Control de las sumas y de la coherencia del cálculo con la descripción del alcance
- Un resumen de los precios ganadores históricos en procedimientos parecidos (el precio de la oferta: siempre decisión humana)
Después de presentar
- Un registro de ofertas presentadas, plazos y estados
- Un resumen del resultado junto con los precios de los demás licitadores
- Conclusiones de una derrota: qué diferenciaba nuestra oferta de la elegida
- Añadir al archivo lo que funcionó, para que la siguiente oferta parta de un sitio mejor
Un día de trabajo
Cómo cambia el trabajo en un procedimiento
Hoy
- El primer día tras el anuncio se va en leer la documentación y copiar requisitos a una hoja de cálculo
- Ante cada requisito más difícil alguien busca si la empresa ya lo respondió: en el correo, en el disco, en la mesa de un compañero
- La descripción de una referencia se escribe de nuevo, aunque hay una terminada en otra oferta
- El día antes del plazo alguien comprueba si los certificados han caducado
- La última tarde antes de presentar se va en reunir anexos, no en cerrar el contenido
- Tras la resolución nadie vuelve a la oferta, porque ya corre el siguiente procedimiento
Con asistencia de IA
- La matriz de requisitos espera lista; vuestro especialista comprueba que está completa y marca qué os excluye
- Ante cada requisito veis qué respondisteis antes, en qué procedimiento y con qué resultado
- La descripción de la referencia llega como material ajustado a los criterios, para corregir y no para escribir
- De las fechas de vigencia se ocupa un registro, no la memoria de alguien
- Para el último día queda la decisión de precio y la firma
- Tras la resolución recibís un resumen de qué diferenciaba vuestra oferta de la elegida
Para la organización
Qué cambia en la empresa, no solo en esta mesa
- Capacidad
atendéis más procedimientos sin ampliar el equipo
el tiempo deja de irse en buscar y copiar y empieza a irse en el contenido y en la decisión de presentarse
- Riesgo formal
desaparece toda una clase de errores que hunden una buena oferta
la lista de anexos y el control de vigencia se derivan de la documentación del procedimiento, no de la memoria
- Memoria de la organización
las respuestas dejan de ser propiedad de quien las escribió
la marcha del especialista ya no se lleva diez años de archivo de ofertas
- La decisión de presentarse
sabéis pronto si os presentáis
los requisitos excluyentes se ven antes de la decisión de presentarse, no después de escribir la oferta
Implantación
Cómo lo arrancamos
Empezamos por un procedimiento vuestro, no por rehacer todo el proceso de ofertas.
- Paso 1
Desmontamos un procedimiento
Tomamos el último que cerrasteis y lo descomponemos en tareas: cuánto duró leer la documentación, cuánto buscar contenidos anteriores, cuánto la escritura en sí, cuánto las formalidades. Esa conversación es la que muestra dónde está de verdad el trabajo repetitivo, normalmente en otro sitio del que el equipo espera.
- Paso 2
Alimentamos el archivo
Vuestras ofertas anteriores, las descripciones de referencias y los perfiles del equipo van a un único lugar consultable. La etapa más larga y la más subestimada: sin ella las sugerencias no tienen de qué nacer.
- Paso 3
Piloto sobre un procedimiento vivo
La matriz de requisitos y las sugerencias del archivo funcionan sobre un procedimiento real y en curso. La oferta la redacta, aprueba y firma vuestra persona: en la responsabilidad no cambia nada.
- Paso 4
Ampliamos
Llegan las formalidades, el control del cálculo y el registro de resultados. Cada área nueva entra con las mismas reglas de acceso y supervisión que fijamos en el piloto.
Preguntas frecuentes
Preguntas que surgen en la primera reunión
¿Van a escribir las ofertas una máquina?
No. La máquina reproduce lo que ya habéis escrito y ordena la documentación del procedimiento. Las decisiones que deciden el resultado (si nos presentamos, qué prometemos al órgano de contratación, por cuánto) se quedan con el especialista. Lo que cambia es la proporción: menos reproducir, más tiempo para esas decisiones.
¿Y si el sistema sugiere una respuesta de una oferta que perdió?
Por eso cada sugerencia viene con la información de qué procedimiento procede y cómo acabó aquel. Una respuesta de una oferta perdida suele ser buena, porque se puede perder por precio, pero es el especialista quien decide si repetirla. Un archivo sin los resultados sería copiar a ciegas.
En la contratación pública, ¿está permitido preparar una oferta así?
Sí. Las normas regulan el contenido, la forma y el plazo de presentación de la oferta, no las herramientas con las que el licitador la prepara. Las declaraciones y la firma siguen siendo personales, y en nuestro enfoque ningún automatismo las sustituye. Asunto aparte son las cláusulas de confidencialidad de un procedimiento concreto, y de ellas hablamos más abajo.
Nuestras referencias están sujetas a confidencialidad frente a los clientes. ¿Qué pasa con eso?
El archivo conoce esos límites al nivel de cada descripción: qué cliente aceptó que se le nombre, cuál solo una descripción anónima y a cuál no se le puede citar en absoluto. La sugerencia respeta esos ajustes en lugar de dejar esa memoria en la cabeza de quien esté escribiendo la oferta.
Tenemos diez años de ofertas en PDF y en buzones de correo. ¿Sirve eso de algo?
Esta es la pregunta de la que depende todo, así que respondo sin rodeos: la calidad del archivo determina la calidad de las sugerencias. Las ofertas antiguas se pueden ordenar, pero es una etapa laboriosa y hay que contarla en el calendario en lugar de fingir que no existe. Si el material está disperso e incompleto, el primer resultado será más flojo que sobre material ordenado.
¿Significa esto que necesitamos menos gente en el equipo de ofertas?
No va de eso. La mayoría de los equipos de ofertas renuncian a procedimientos no porque no merezcan la pena, sino porque no llegan a presentarlos. Si montar la parte repetitiva deja de comerse dos días, el mismo equipo atiende más procedimientos y tiene tiempo para escribir los importantes de verdad para ese cliente, en lugar de pegarlos de los anteriores. Qué hagáis con esa capacidad es decisión vuestra, no nuestra.
¿Esto entra en el ámbito del Reglamento de IA?
Preparar la propia oferta comercial no es un uso de alto riesgo según el Reglamento de IA: aquí no se evalúa a personas ni se toman decisiones sobre ellas. Las obligaciones se reducen a la transparencia y a la supervisión del funcionamiento del sistema; ambas las asumimos nosotros y las describimos en la documentación de la implantación.
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Siguiente paso
¿A cuántos procedimientos renunciáis porque no hay quien los monte?
Os enseñaremos cómo es el trabajo en un procedimiento cuando reproducir contenidos anteriores deja de comerse los primeros días.