Stanowisko
Specjalista ds. ofert i przetargów
Ile razy w tym roku ktoś u Was przepisywał do arkusza wymagania, na które firma odpowiadała już wcześniej? Termin jest sztywny, każde postępowanie inne - ale większość treści, której potrzebujecie, leży w Waszych wcześniejszych ofertach.
Rozmowa wstępna
Cztery pytania, od których byśmy zaczęli
Nie wiemy jeszcze, gdzie u Was siedzi powtarzalność. Wiemy, o co zapytać, żeby ustalić to w godzinę.
Od czego zaczynacie pracę nad nowym postępowaniem?
Jeśli od szukania poprzednich ofert po dyskach, skrzynkach i u kolegi z sąsiedniego pokoju, to pierwszy dzień po ogłoszeniu macie zajęty, zanim powstanie pierwsze zdanie oferty.
Kto u Was przepisuje wymagania z dokumentacji do arkusza?
Kilkadziesiąt, czasem kilkaset pozycji. Ta czynność nie wnosi nic do treści, którą ocenia zamawiający, a zjada czas jedynej osoby, która umie napisać część merytoryczną.
Co się dzieje, kiedy w ostatniej godzinie okazuje się, że brakuje dokumentu?
Część braków da się uzupełnić na wezwanie i to jest dobra wiadomość. Zła jest taka, że są też takie, których uzupełnić nie można - przekroczony termin, brak podpisu, brakujący przedmiotowy środek dowodowy tam, gdzie zamawiający nie przewidział uzupełniania. Pytanie brzmi, czy wiecie, które są które, zanim zacznie się pośpiech.
Kiedy zapada u Was decyzja o cenie?
Jeśli w ostatnim dniu, razem z kompletowaniem załączników i domykaniem treści - to znaczy, że najważniejszą decyzję w całym postępowaniu podejmujecie w najgorszym możliwym momencie.
Zdejmujemy odtwarzanie, zostawiamy Wam rozstrzyganie
Wyciąganie wymagań, szukanie wcześniejszych odpowiedzi i kompletowanie formalności robi maszyna. Co zostaje w ofercie i za ile ją składacie, rozstrzygacie Wy.
- Nie zastępujemy Waszego specjalisty. - Dajemy mu materiał wyjściowy złożony z Waszych wcześniejszych ofert i z dokumentacji postępowania. On decyduje, co z tego zostaje, co trzeba napisać od nowa i czy w ogóle startujecie.
- Nic nie wychodzi na zewnątrz bez Waszej akceptacji. - Ani odpowiedź na wymaganie, ani pytanie do zamawiającego, ani komplet załączników. Przy zamówieniu publicznym podpis i tak jest osobisty - i taki zostaje.
- Przy każdej podpowiedzi widzicie, skąd pochodzi. - Z którego postępowania i jak się tamto skończyło. Bez tego nie da się ocenić, czy warto ją powtórzyć.
Zakres
Co da się odciążyć w pracy nad ofertą
Dwadzieścia osiem przykładowych zadań. Każde ma punkt zatwierdzenia po stronie człowieka. Poniżej wybrane, a konkretny zakres dopasowujemy do Waszego procesu.
Czytanie dokumentacji postępowania
- Wyciągnięcie wymagań z dokumentacji do matrycy roboczej (zatwierdza: specjalista sprawdza kompletność)
- Oznaczenie wymagań, których nie spełniamy - materiał do decyzji o starcie (decyzja go/no-go: człowiek)
- Zestawienie terminów postępowania: pytania, składanie, związanie ofertą
- Wskazanie zapisów różniących się od poprzednich postępowań tego zamawiającego
- Przygotowanie listy pytań do zamawiającego z zapisów niejednoznacznych (wysyła: specjalista)
- Porównanie wersji dokumentacji po modyfikacji ogłoszenia i wskazanie, co się zmieniło
Budowanie treści oferty
- Wyszukanie w archiwum odpowiedzi na to samo lub podobne wymaganie
- Materiał wyjściowy odpowiedzi merytorycznej z oznaczeniem źródła (redaguje i akceptuje: specjalista)
- Dopasowanie opisu referencji do kryteriów konkretnego postępowania
- Przygotowanie opisu zespołu i doświadczenia pod wymagania podmiotowe
- Skrócenie treści do limitów znaków lub stron bez gubienia wymaganych elementów
- Ujednolicenie terminologii w całym dokumencie - jedna nazwa na jedną rzecz
- Sprawdzenie, czy każde wymaganie z matrycy ma odpowiednik w treści oferty
Dokumenty formalne i zgodność
- Lista wymaganych załączników wyprowadzona wprost z dokumentacji
- Kontrola ważności dokumentów firmowych wobec terminów postępowania
- Rozróżnienie braków uzupełnialnych od tych, których uzupełnić nie można (ocena: specjalista)
- Wypełnienie powtarzalnych formularzy danymi firmy (podpisuje: osoba uprawniona)
- Weryfikacja kompletności kompletu przed złożeniem
- Wykrycie rozbieżności między formularzem a treścią oferty - inna liczba, inna nazwa, inny termin
- Przygotowanie pełnomocnictw i oświadczeń powtarzających się w każdym postępowaniu
Wycena i kalkulacja
- Zebranie pozycji kosztowych z wcześniejszych postępowań o zbliżonym zakresie
- Wskazanie pozycji formularza cenowego bez przypisanego kosztu
- Kontrola sumowania i zgodności kalkulacji z opisem zakresu
- Zestawienie historycznych cen zwycięskich w podobnych postępowaniach (cena oferty: zawsze decyzja człowieka)
Po złożeniu
- Rejestr złożonych ofert, terminów i statusów
- Zestawienie wyniku postępowania z cenami pozostałych wykonawców
- Wnioski z przegranej: co odróżniało naszą ofertę od wybranej
- Dopisanie do archiwum tego, co zadziałało - żeby następna oferta startowała z lepszego miejsca
Dzień pracy
Jak zmienia się praca nad postępowaniem
Dzisiaj
- Pierwszy dzień po ogłoszeniu schodzi Wam na czytanie dokumentacji i przepisywanie wymagań do arkusza
- Przy każdym trudniejszym wymaganiu ktoś szuka, czy firma już na nie odpowiadała - w mailach, na dysku, u kolegi
- Opis referencji powstaje od nowa, choć w innej ofercie stoi gotowy
- Dzień przed terminem ktoś sprawdza, czy zaświadczenia nie straciły ważności
- Ostatni wieczór przed złożeniem to kompletowanie załączników, nie domykanie treści
- Po rozstrzygnięciu nikt nie wraca do oferty, bo leci już następne postępowanie
Z asystą AI
- Matryca wymagań czeka gotowa; Wasz specjalista sprawdza jej kompletność i zaznacza, co Was wyklucza
- Przy każdym wymaganiu widać, co odpowiadaliście wcześniej, w którym postępowaniu i z jakim skutkiem
- Opis referencji przychodzi jako materiał dopasowany do kryteriów - do poprawienia, nie do napisania
- Terminów ważności pilnuje rejestr, nie czyjaś pamięć
- Na ostatni dzień zostaje decyzja o cenie i podpis
- Po rozstrzygnięciu dostajecie zestawienie, co odróżniało Waszą ofertę od wybranej
Dla organizacji
Co zmienia się w firmie, nie tylko na tym biurku
- Pojemność
obsługujecie więcej postępowań bez powiększania zespołu
czas przestaje schodzić na szukanie i przepisywanie, a zaczyna na treść merytoryczną i decyzję o starcie
- Ryzyko formalne
znika klasa błędów, które przekreślają dobrą ofertę
lista załączników i kontrola ważności są wyprowadzone z dokumentacji postępowania, a nie z pamięci
- Pamięć organizacji
odpowiedzi przestają być własnością osoby, która je napisała
odejście specjalisty nie zabiera Wam archiwum dziesięciu lat ofertowania
- Decyzja o starcie
wiecie wcześnie, czy startujecie
wymagania wykluczające widać przed decyzją o starcie, nie po napisaniu oferty
Wdrożenie
Jak to uruchamiamy
Zaczynamy od jednego Waszego postępowania, nie od przebudowy całego procesu ofertowania.
- Krok 1
Rozbieramy jedno postępowanie
Bierzemy ostatnie, które zamknęliście, i rozkładamy je na czynności: ile trwało czytanie dokumentacji, ile szukanie wcześniejszych treści, ile samo pisanie, ile formalności. To ta rozmowa pokazuje, gdzie naprawdę jest powtarzalność - zwykle w innym miejscu, niż zespół się spodziewa.
- Krok 2
Zasilamy archiwum
Wasze wcześniejsze oferty, opisy referencji i profile zespołu trafiają do jednego, przeszukiwalnego miejsca. Etap najdłuższy i najczęściej niedoceniany - bez niego podpowiedzi nie mają z czego powstawać.
- Krok 3
Pilot na żywym postępowaniu
Matryca wymagań i podpowiedzi z archiwum działają na realnym, bieżącym postępowaniu. Ofertę redaguje, akceptuje i podpisuje Wasz człowiek - w odpowiedzialności nie zmienia się nic.
- Krok 4
Rozszerzamy
Dochodzą formalności, kontrola kalkulacji i rejestr wyników. Każdy kolejny obszar wchodzi na tych samych zasadach dostępu i nadzoru, które ustaliliśmy w pilocie.
Częste pytania
Pytania, które padają na pierwszym spotkaniu
Czy oferty będzie teraz pisać maszyna?
Nie. Maszyna odtwarza to, co już napisaliście, i porządkuje dokumentację postępowania. Decyzje, które rozstrzygają o wyniku - czy startujemy, co obiecujemy zamawiającemu, za ile - zostają po stronie specjalisty. Zmienia się proporcja: mniej odtwarzania, więcej czasu na te właśnie decyzje.
Co, jeśli system podpowie odpowiedź z oferty, która przegrała?
Dlatego przy każdej podpowiedzi stoi informacja, z którego postępowania pochodzi i jak się zakończyło. Odpowiedź z przegranej oferty bywa dobra - przegrać można ceną - ale to specjalista rozstrzyga, czy ją powtórzyć. Archiwum bez informacji o wynikach byłoby ściąganiem w ciemno.
Czy przy zamówieniu publicznym wolno przygotowywać ofertę w ten sposób?
Tak. Przepisy regulują treść, formę i termin złożenia oferty, a nie narzędzia, którymi wykonawca ją przygotowuje. Oświadczenia i podpis pozostają osobiste - i w naszym podejściu żaden automat ich nie zastępuje. Osobna sprawa to zapisy o poufności w konkretnym postępowaniu; o nich niżej.
Nasze referencje objęte są poufnością wobec klientów. Co z tym?
Archiwum zna te ograniczenia na poziomie pojedynczego opisu: który klient zgodził się na podanie nazwy, który tylko na opis bezimienny, a którego w ogóle nie wolno przywoływać. Podpowiedź respektuje te ustawienia, zamiast zostawiać tę pamięć w głowie osoby, która akurat pisze ofertę.
Mamy oferty z dziesięciu lat w PDF-ach i skrzynkach mailowych. Czy to się w ogóle nada?
To jest pytanie o powodzenie całości, więc odpowiadam wprost: jakość archiwum przesądza o jakości podpowiedzi. Stare oferty dają się uporządkować, ale to pracochłonny etap i trzeba go policzyć w harmonogramie zamiast udawać, że go nie ma. Jeśli materiał jest rozproszony i niekompletny, pierwszy efekt będzie słabszy niż na materiale uporządkowanym.
Czy to znaczy, że potrzebujemy mniej osób w zespole ofertowym?
Nie o to tu chodzi. Większość zespołów ofertowych odpuszcza postępowania nie dlatego, że nie warto, tylko dlatego, że nie zdąży ich złożyć. Jeśli składanie części powtarzalnej przestaje zjadać dwa dni, ten sam zespół obsługuje więcej postępowań - i ma czas, żeby te najważniejsze napisać naprawdę pod klienta, zamiast skleić z poprzednich. Co zrobicie z tą pojemnością, jest Waszą decyzją, nie naszą.
Czy to podlega AI Act?
Przygotowanie własnej oferty handlowej nie jest zastosowaniem wysokiego ryzyka w rozumieniu AI Act - nie ocenia się tu ludzi ani nie podejmuje decyzji wobec osób. Obowiązki sprowadzają się do przejrzystości i nadzoru nad działaniem systemu; jedno i drugie bierzemy na siebie i opisujemy w dokumentacji wdrożenia.
Zostało pytanie, którego tu nie ma? Umów rozmowę
Następny krok
Ile postępowań odpuszczacie, bo nie ma kto ich złożyć?
Pokażemy Wam, jak wygląda praca nad postępowaniem, kiedy odtwarzanie wcześniejszych treści przestaje zjadać pierwsze dni.