Rolle
Spezialist Angebote und Ausschreibungen
Wie oft hat dieses Jahr jemand in Ihrem Team Anforderungen in eine Tabelle abgetippt, die das Unternehmen bereits beantwortet hatte? Die Frist ist fest und jedes Verfahren ist anders - aber der größte Teil des Inhalts, den Sie brauchen, steckt in Ihren früheren Angeboten.
Erstgespräch
Vier Fragen, mit denen wir beginnen würden
Wir wissen noch nicht, wo die repetitive Arbeit in Ihrem Unternehmen sitzt. Wir wissen, was zu fragen ist, um es in einer Stunde zu klären.
Wie beginnen Sie die Arbeit an einem neuen Verfahren?
Wenn sie damit beginnt, frühere Angebote auf Laufwerken, in Postfächern und beim Kollegen nebenan zu suchen, ist der erste Tag nach der Bekanntmachung vorbei, bevor ein einziger Satz des Angebots existiert.
Wer tippt die Anforderungen aus den Vergabeunterlagen in eine Tabelle?
Dutzende, manchmal Hunderte Einträge. Die Aufgabe fügt dem Inhalt, den der Auftraggeber bewertet, nichts hinzu, und sie frisst die Zeit der einen Person, die den fachlichen Teil schreiben kann.
Was passiert, wenn sich in der letzten Stunde herausstellt, dass ein Dokument fehlt?
Manche Lücken lassen sich auf Aufforderung schließen, und das ist die gute Nachricht. Die schlechte: andere nicht - eine versäumte Frist, eine fehlende Unterschrift, ein fehlender Nachweis dort, wo der Auftraggeber keine Nachreichung zugelassen hat. Die Frage ist, ob Sie das eine vom anderen unterscheiden, bevor die Hetze beginnt.
Wann wird der Preis entschieden?
Wenn am letzten Tag, zusammen mit dem Zusammenstellen der Anlagen und dem Schließen des Inhalts - dann fällt die wichtigste Entscheidung des ganzen Verfahrens zum denkbar schlechtesten Zeitpunkt.
Wir übernehmen die Reproduktion, Sie behalten die Entscheidung
Anforderungen herauszuziehen, frühere Antworten zu finden und die Formalitäten zusammenzustellen, macht die Maschine. Was im Angebot bleibt und zu welchem Preis Sie es abgeben, entscheiden Sie.
- Wir ersetzen Ihren Spezialisten nicht. - Er bekommt einen Ausgangsentwurf, gebaut aus Ihren früheren Angeboten und aus den Vergabeunterlagen. Er entscheidet, was überlebt, was von null zu schreiben ist und ob Sie überhaupt anbieten.
- Es geht nichts ohne Ihre Freigabe hinaus. - Keine Antwort auf eine Anforderung, keine Frage an den Auftraggeber, kein Anlagensatz. In der öffentlichen Beschaffung ist die Unterschrift ohnehin persönlich - und das bleibt so.
- Jeder Vorschlag zeigt, woher er kommt. - Aus welchem Verfahren er stammt und wie dieses ausgegangen ist. Ohne das lässt sich nicht beurteilen, ob es sich lohnt, ihn zu wiederholen.
Umfang
Was sich vom Schreibtisch der Angebotserstellung nehmen lässt
Achtundzwanzig Aufgaben als Beispiel. Jede hat einen Punkt menschlicher Freigabe. Unten eine Auswahl; den genauen Umfang passen wir an Ihren Prozess an.
Die Vergabeunterlagen lesen
- Extraktion der Anforderungen aus den Unterlagen in eine Arbeitsmatrix (Freigabe: der Spezialist prüft die Vollständigkeit)
- Markierung der Anforderungen, die Sie nicht erfüllen, als Material für die Angebotsentscheidung (Entscheidung über ein Angebot: menschlich)
- Eine Übersicht der Verfahrenstermine: Fragen, Abgabe, Bindefrist
- Hinweis auf Klauseln, die sich von früheren Verfahren dieses Auftraggebers unterscheiden
- Vorbereitung einer Liste von Fragen an den Auftraggeber aus unklaren Klauseln (Versand: der Spezialist)
- Vergleich der Fassungen der Unterlagen nach einer Änderung der Bekanntmachung mit dem, was sich geändert hat
Den Inhalt des Angebots bauen
- Suche im Archiv nach Antworten auf dieselbe oder eine ähnliche Anforderung
- Ein Ausgangsentwurf der fachlichen Antwort mit markierter Quelle (Bearbeitung und Freigabe: der Spezialist)
- Anpassung einer Referenzbeschreibung an die Kriterien eines konkreten Verfahrens
- Vorbereitung der Team- und Erfahrungsbeschreibung gegenüber den Eignungsanforderungen
- Kürzung des Inhalts auf Zeichen- oder Seitengrenzen ohne Verlust erforderlicher Elemente
- Vereinheitlichung der Terminologie im ganzen Dokument, ein Name für eine Sache
- Prüfung, dass jede Anforderung der Matrix ihr Gegenstück im Angebot hat
Formale Dokumente und Konformität
- Eine Liste der erforderlichen Anlagen, unmittelbar aus den Unterlagen abgeleitet
- Prüfung der Gültigkeit der Unternehmensdokumente gegenüber den Verfahrensterminen
- Unterscheidung der nachreichbaren Lücken von denen, die es nicht sind (Einschätzung: der Spezialist)
- Ausfüllen wiederkehrender Formulare mit den Unternehmensdaten (Unterschrift: eine bevollmächtigte Person)
- Prüfung der Vollständigkeit des Satzes vor der Abgabe
- Erkennen von Abweichungen zwischen Formular und Angebotsinhalt: eine andere Zahl, ein anderer Name, ein anderes Datum
- Vorbereitung der Vollmachten und Erklärungen, die in jedem Verfahren wiederkehren
Preisbildung und Kalkulation
- Sammeln der Kostenpositionen aus früheren Verfahren ähnlichen Umfangs
- Hinweis auf Positionen des Leistungsverzeichnisses ohne zugeordnete Kosten
- Prüfung der Summen und der Stimmigkeit der Kalkulation mit der Umfangsbeschreibung
- Eine Übersicht historischer Zuschlagspreise in ähnlichen Verfahren (der Angebotspreis: immer eine menschliche Entscheidung)
Nach der Abgabe
- Ein Register der abgegebenen Angebote, Fristen und Status
- Eine Übersicht des Ergebnisses zusammen mit den Preisen der anderen Bieter
- Erkenntnisse aus einer Niederlage: was unser Angebot vom siegreichen unterschied
- Aufnahme dessen, was funktioniert hat, ins Archiv, damit das nächste Angebot von höher startet
Ein Arbeitstag
Wie sich die Arbeit an einem Verfahren ändert
Heute
- Der erste Tag nach der Bekanntmachung geht für das Lesen der Unterlagen und das Abtippen von Anforderungen in eine Tabelle drauf
- Bei jeder schwierigeren Anforderung sucht jemand, ob das Unternehmen sie schon beantwortet hat, in Mails, auf dem Laufwerk, beim Kollegen
- Die Referenzbeschreibung wird neu geschrieben, obwohl eine fertige in einem anderen Angebot steht
- Am Tag vor der Frist prüft jemand, ob die Zertifikate noch gültig sind
- Der letzte Abend vor der Abgabe geht für das Zusammenstellen der Anlagen drauf, nicht für den Abschluss des Inhalts
- Nach dem Ergebnis kehrt niemand zum Angebot zurück, weil das nächste Verfahren schon läuft
Mit AI-Unterstützung
- Die Anforderungsmatrix ist fertig und wartet, Ihr Spezialist prüft ihre Vollständigkeit und markiert, was Sie ausschließt
- Zu jeder Anforderung sehen Sie, was Sie früher geantwortet haben, in welchem Verfahren und mit welchem Ergebnis
- Die Referenzbeschreibung kommt als an die Kriterien angepasstes Material, zu korrigieren statt zu schreiben
- Gültigkeitstermine überwacht ein Register, nicht jemandes Gedächtnis
- Der letzte Tag bleibt für die Preisentscheidung und die Unterschrift
- Nach dem Ergebnis bekommen Sie eine Übersicht dessen, was Ihr Angebot vom siegreichen unterschied
Für die Organisation
Was sich im Unternehmen ändert, nicht nur an diesem Schreibtisch
- Kapazität
Sie bearbeiten mehr Verfahren, ohne das Team zu vergrößern
die Zeit geht nicht mehr ins Suchen und Abtippen, sondern in den Inhalt und in die Angebotsentscheidung
- Formales Risiko
eine ganze Klasse von Fehlern, die ein gutes Angebot versenken, verschwindet
die Anlagenliste und die Gültigkeitsprüfung sind aus den Vergabeunterlagen abgeleitet, nicht aus dem Gedächtnis
- Gedächtnis der Organisation
Antworten gehören nicht mehr dem, der sie geschrieben hat
der Weggang des Spezialisten nimmt nicht mehr zehn Jahre Angebotsarchiv mit
- Die Angebotsentscheidung
Sie wissen früh, ob Sie anbieten
disqualifizierende Anforderungen sind vor der Angebotsentscheidung sichtbar, nicht nach dem Schreiben des Angebots
Rollout
Wie wir beginnen
Wir beginnen mit einem Ihrer Verfahren, nicht mit dem Umbau des ganzen Angebotsprozesses.
- Schritt 1
Wir nehmen ein Verfahren auseinander
Wir nehmen das zuletzt abgeschlossene und zerlegen es in Aufgaben: wie lange das Lesen der Unterlagen dauerte, wie lange das Finden früherer Inhalte, wie lange das Schreiben selbst, wie lange die Formalitäten. Dieses Gespräch zeigt, wo die repetitive Arbeit wirklich sitzt - meist woanders, als das Team erwartet.
- Schritt 2
Wir laden das Archiv
Ihre früheren Angebote, Referenzbeschreibungen und Teamprofile kommen an einen durchsuchbaren Ort. Die längste und am häufigsten unterschätzte Stufe - ohne sie haben die Vorschläge nichts, worauf sie bauen können.
- Schritt 3
Ein Pilot auf einem laufenden Verfahren
Die Anforderungsmatrix und die Vorschläge aus dem Archiv laufen auf einem echten, laufenden Verfahren. Das Angebot wird von Ihrer Person bearbeitet, freigegeben und unterschrieben - an der Verantwortung ändert sich nichts.
- Schritt 4
Wir weiten aus
Die Formalitäten, die Kalkulationsprüfung und das Ergebnisregister folgen. Jeder weitere Bereich kommt nach denselben Zugriffs- und Aufsichtsregeln hinzu, die wir im Piloten gesetzt haben.
Häufige Fragen
Fragen, die beim ersten Treffen aufkommen
Werden Angebote jetzt von einer Maschine geschrieben?
Nein. Die Maschine reproduziert, was Sie bereits geschrieben haben, und bringt die Vergabeunterlagen in Ordnung. Die Entscheidungen, die über den Ausgang bestimmen - bieten wir an, was versprechen wir dem Auftraggeber, zu welchem Preis - bleiben beim Spezialisten. Was sich ändert, ist die Proportion: weniger Reproduktion, mehr Zeit für genau diese Entscheidungen.
Und wenn das System eine Antwort aus einem verlorenen Angebot vorschlägt?
Deshalb kommt jeder Vorschlag mit der Information, aus welchem Verfahren er stammt und wie dieses ausging. Eine Antwort aus einem verlorenen Angebot ist oft gut - man kann am Preis verlieren - aber ob sie wiederholt wird, entscheidet der Spezialist. Ein Archiv ohne die Ergebnisse wäre blindes Kopieren.
Ist es in der öffentlichen Beschaffung zulässig, ein Angebot so vorzubereiten?
Ja. Die Regeln regeln Inhalt, Form und Abgabefrist des Angebots, nicht die Werkzeuge, mit denen der Bieter es vorbereitet. Erklärungen und Unterschrift bleiben persönlich, und in unserem Ansatz ersetzt sie keine Automatisierung. Eine eigene Sache sind die Vertraulichkeitsklauseln eines konkreten Verfahrens, und die sind unten behandelt.
Unsere Referenzen sind gegenüber unseren Kunden vertraulich. Was ist damit?
Das Archiv kennt diese Grenzen auf Ebene einer einzelnen Beschreibung: welcher Kunde der Nennung zugestimmt hat, welcher nur einer anonymen Beschreibung und welcher gar nicht zitiert werden darf. Der Vorschlag respektiert diese Einstellungen, statt dieses Wissen im Kopf dessen zu lassen, der das Angebot gerade schreibt.
Wir haben zehn Jahre Angebote in PDFs und Postfächern. Ist das überhaupt nutzbar?
Das ist die Frage, die über alles entscheidet, also sagen wir es klar: Die Qualität des Archivs bestimmt die Qualität der Vorschläge. Alte Angebote lassen sich ordnen, aber das ist eine arbeitsintensive Stufe und sie muss in den Zeitplan gerechnet werden, statt so zu tun, als gäbe es sie nicht. Wenn das Material verstreut und unvollständig ist, wird das erste Ergebnis schwächer sein als auf geordnetem Material.
Heißt das, wir brauchen weniger Menschen im Angebotsteam?
Darum geht es hier nicht. Die meisten Angebotsteams lassen Verfahren fallen, nicht weil sie sich nicht lohnen, sondern weil sie sie nicht rechtzeitig abgeben werden. Wenn das Zusammensetzen des repetitiven Teils nicht mehr zwei Tage frisst, bearbeitet dasselbe Team mehr Verfahren - und hat die Zeit, die wichtigen wirklich für diesen Kunden zu schreiben, statt sie aus früheren zusammenzukleben. Was Sie mit dieser Kapazität tun, ist Ihre Entscheidung, nicht unsere.
Fällt das unter die KI-Verordnung?
Das eigene kommerzielle Angebot vorzubereiten ist nach der KI-Verordnung keine Hochrisiko-Anwendung - hier wird niemand bewertet und es werden keine Entscheidungen über Menschen getroffen. Die Pflichten laufen auf Transparenz und Aufsicht über die Funktionsweise des Systems hinaus, und beides übernehmen wir selbst und beschreiben es in der Rollout-Dokumentation.
Ihre Frage steht nicht dabei? Gespräch vereinbaren
Nächster Schritt
Wie viele Verfahren lassen Sie fallen, weil niemand da ist, sie zusammenzustellen?
Wir zeigen Ihnen, wie die Arbeit an einem Verfahren aussieht, wenn die Reproduktion früherer Inhalte nicht mehr die ersten Tage frisst.