Puesto
Onboarding
¿Cuántas personas tienen que hacer su parte para que alguien nuevo tenga mesa, accesos y alguien esperándole el primer día? Normalmente una docena larga, de departamentos distintos, sin una lista común y sin conocerse entre sí.
Conversación inicial
Cuatro preguntas por las que empezaríamos
¿Cuántas personas tienen que actuar antes de que alguien nuevo se siente a una mesa?
Recursos humanos, informática, servicios generales, el responsable, a veces prevención y seguridad. Cada eslabón funciona bien, y aun así cada pocas veces falta algo evidente, porque nadie sostiene el conjunto.
¿Qué pasa cuando la fecha de incorporación se mueve una semana?
Normalmente: unos lo saben y otros no. El equipo está y los accesos no, o al revés.
¿Con cuánta rapidez os enteráis de que alguien nuevo no recibió algo?
Si es por él mismo a los pocos días, durante esos días alguien a quien acabáis de contratar no pudo trabajar, y se ha hecho una opinión de la empresa.
¿Adónde va la información sobre cómo fueron los tres primeros meses?
Si no va a ninguna parte, ante una salida temprana nadie sabe qué falló, y las salidas tempranas son las más caras de todas.
Nos quedamos con la coordinación, vosotros con acoger a la persona
Perseguir tareas por varios departamentos, los recordatorios, reunir accesos y materiales se pueden quitar del escritorio. La conversación con la persona nueva, la presentación al equipo y el cuidado de las primeras semanas se quedan con personas.
- La lista de tareas tiene responsables y fechas. - No una persona vigilándolo todo, sino tareas asignadas con recordatorios a quienes tienen que hacerlas.
- Un cambio de fecha de incorporación recorre toda la lista. - Mover una fecha recalcula el resto y avisa a todos los implicados.
- El primer día tiene un estado de preparación. - Antes de la incorporación se ve qué está hecho y qué no, en lugar de enterarse de la carencia por la persona nueva.
Alcance
Qué se puede quitar del onboarding
Diecinueve tareas de ejemplo. Cada una tiene un punto de aprobación humana. Abajo una selección, y el alcance lo ajustamos a vuestro proceso.
Preparación antes del primer día
- La lista de tareas de cada departamento con fechas y responsables
- Recordatorios a las personas responsables de cada paso
- El estado de preparación para el primer día, visible para el responsable
- Gestionar un cambio de fecha de incorporación en todas las tareas
- Los documentos que hay que firmar antes de empezar
La primera semana
- Un plan de primera semana ajustado al puesto
- Recordatorios sobre las reuniones de presentación
- Material para leer en orden y no todo de golpe
- La lista de personas a las que debería conocer
- Una toma de contacto tras los primeros días (la conversación: una persona)
Accesos y herramientas
- El conjunto de accesos que se deriva del puesto (concesión: el administrador)
- Comprobar que cada acceso funciona de verdad
- Asignación de equipo
- Avisos de problemas de los primeros días
Los tres primeros meses y las lecciones
- Un calendario de conversaciones durante el periodo de prueba
- Recordatorios sobre fechas de reconocimiento médico, formación y trámites
- La lista de las preguntas más frecuentes de las personas nuevas, material para completar el onboarding
- Un resumen de cómo transcurre el onboarding por departamento
- Lecciones de las salidas en los primeros meses (interpretación: recursos humanos)
Un día de trabajo
Hoy
- Antes de cada incorporación llamáis a los departamentos preguntando si han hecho su parte
- Ante un cambio de fecha avisáis a cada uno por separado
- Os enteráis de los accesos que faltan por la persona nueva
- Construís el plan de primera semana desde cero cada vez
- Recordáis las conversaciones del periodo de prueba, o se escapan
- Ante una salida temprana nadie sabe qué falló
Con asistencia de IA
- Veis el estado de preparación sin llamar, y las tareas vencidas avisan solas
- Un cambio de fecha recalcula todos los plazos y avisa a los implicados
- Los accesos que faltan salen a la luz antes del primer día, no después
- El plan de primera semana parte de una plantilla del puesto
- Las conversaciones del periodo de prueba tienen fechas y recordatorios
- Cómo transcurre el onboarding está resumido, así que se ve qué departamento tiene un problema
- Preparación el primer día
la persona nueva encuentra todo preparado
el estado de preparación se ve antes de la incorporación, no después
- Listo para trabajar
alguien nuevo trabaja antes, porque no espera accesos
las tareas tienen responsables y fechas, no una persona persiguiendo
- Carga del responsable
el responsable presenta en lugar de coordinar
los trámites los vigila el proceso y no él
- Rotación temprana
se sabe qué falla en los primeros meses
cómo transcurre el onboarding se resume en lugar de reconstruirse
Empezamos por un puesto, el que más contratáis.
- Paso 1
Escribimos qué tiene que pasar
Cada tarea, cada departamento, cada fecha. Esa lista suele salir más larga de lo que nadie suponía, y explica por qué falta algo con regularidad.
- Paso 2
La lista con responsables y recordatorios
Las tareas van a las personas que tienen que hacerlas. Os quita el papel de quien llama a los departamentos.
- Paso 3
Estado de preparación y gestión de cambios
Visibilidad antes de la incorporación y recálculo cuando una fecha se mueve.
- Paso 4
El periodo de prueba y las lecciones
Conversaciones, fechas y resúmenes de cómo transcurrió. Al final, porque requiere unos cuantos onboardings completados.
Preguntas frecuentes
Preguntas que surgen en la primera reunión
¿Hará falta menos gente para incorporar personas nuevas?
El onboarding no es una lista de casillas que marcar, es la primera impresión que la empresa causa en una persona. Nos quedamos con la parte organizativa: preparar el puesto de trabajo, los accesos, los documentos, los recordatorios. Lo que permanece (la conversación con el responsable, un acompañante, que alguien esté ahí la primera semana) es todo lo demás, y eso no lo quita nadie.
¿Esto entra en el ámbito del Reglamento de IA?
Coordinar el onboarding no es un uso de alto riesgo: aquí no se evalúa a nadie. La línea aparecería al evaluar cómo fue un periodo de prueba de un modo que afecte a una decisión de empleo, y por eso ese elemento no está aquí: las lecciones del onboarding se refieren al proceso, no a las personas.
¿Os queda alguna pregunta que no esté aquí? Reservad una llamada
Siguiente paso
¿Qué faltó en el último primer día de vuestra empresa?
Os enseñaremos cómo es la llegada de alguien nuevo cuando las tareas tienen responsables y el estado de preparación se ve antes de la incorporación.