Poste
Intégration
Combien de personnes doivent faire leur part pour qu'un nouvel arrivant ait un bureau, des accès et quelqu'un qui l'attend le premier jour ? En général une douzaine, de services différents, sans liste commune et sans se connaître.
Entretien préalable
Quatre questions par lesquelles nous commencerions
Combien de personnes doivent agir avant qu'un nouvel arrivant ne s'assoie à un bureau ?
Les ressources humaines, l'informatique, les services généraux, le responsable, parfois la prévention et la sécurité. Chaque maillon fonctionne correctement, et pourtant une fois sur quelques-unes il manque quelque chose d'évident, parce que personne ne tient l'ensemble.
Que se passe-t-il quand la date d'arrivée se décale d'une semaine ?
En général : certains le savent et d'autres non. Le matériel est là et les accès non, ou l'inverse.
À quelle vitesse apprenez-vous qu'un nouvel arrivant n'a pas reçu quelque chose ?
Si c'est par lui après quelques jours, pendant ces quelques jours quelqu'un que vous venez de recruter n'a pas pu travailler, et s'est fait une opinion de l'entreprise.
Où va l'information sur le déroulement des trois premiers mois ?
Si elle ne va nulle part, devant un départ précoce personne ne sait ce qui a mal tourné, et les départs précoces sont les plus coûteux de tous.
Nous prenons la coordination, vous gardez l'accueil de la personne
Relancer des tâches dans plusieurs services, les rappels, réunir les accès et la matière peuvent être retirés du bureau. La conversation avec le nouvel arrivant, la présentation à l'équipe et l'attention des premières semaines restent à des personnes.
- La liste de tâches a des responsables et des dates. - Pas une personne qui surveille tout, mais des tâches affectées avec des rappels à ceux qui doivent les faire.
- Un changement de date d'arrivée parcourt toute la liste. - Déplacer une date recalcule le reste et avertit tous les intéressés.
- Le premier jour a un état de préparation. - Avant l'arrivée, on voit ce qui est fait et ce qui ne l'est pas, au lieu d'apprendre le manque par le nouvel arrivant.
Périmètre
Ce qui peut être retiré de l'intégration
Dix-neuf tâches à titre d'exemple. Chacune a un point de validation humaine. Ci-dessous une sélection ; le périmètre, nous l'ajustons à votre processus.
Préparation avant le premier jour
- La liste de tâches de chaque service avec dates et responsables
- Des rappels aux personnes responsables de chaque étape
- L'état de préparation pour le premier jour, visible par le responsable
- Gestion d'un changement de date d'arrivée sur toutes les tâches
- Les documents à signer avant le démarrage
La première semaine
- Un plan de première semaine ajusté au poste
- Des rappels sur les réunions de présentation
- De la matière à lire dans l'ordre plutôt que tout d'un coup
- La liste des personnes qu'il devrait rencontrer
- Un point de contact après les premiers jours (la conversation : une personne)
Accès et outils
- L'ensemble des accès qui découle du poste (attribution : l'administrateur)
- Vérification que chaque accès fonctionne réellement
- Affectation du matériel
- Signalements de problèmes des premiers jours
Les trois premiers mois et les enseignements
- Un calendrier d'entretiens pendant la période d'essai
- Des rappels sur les dates de visite médicale, de formation et de formalités
- La liste des questions que les nouveaux arrivants posent le plus souvent, matière pour compléter l'intégration
- Un récapitulatif du déroulement de l'intégration par service
- Des enseignements tirés des départs des premiers mois (interprétation : les ressources humaines)
Une journée de travail
Aujourd'hui
- Avant chaque arrivée, vous appelez les services pour demander s'ils ont fait leur part
- Devant un changement de date, vous prévenez chacun séparément
- Vous apprenez les accès manquants par le nouvel arrivant
- Vous construisez le plan de première semaine de zéro à chaque fois
- Vous vous rappelez les entretiens de période d'essai, ou ils passent à la trappe
- Devant un départ précoce, personne ne sait ce qui a failli
Avec l'assistance de l'IA
- Vous voyez l'état de préparation sans appeler, et les tâches en retard se rappellent d'elles-mêmes
- Un changement de date recalcule toutes les échéances et avertit les intéressés
- Les accès manquants apparaissent avant le premier jour, pas après
- Le plan de première semaine part d'un modèle du poste
- Les entretiens de période d'essai ont des dates et des rappels
- Le déroulement de l'intégration est récapitulé, donc on voit quel service a un problème
- Préparation le premier jour
le nouvel arrivant trouve tout préparé
l'état de préparation se voit avant l'arrivée, pas après
- Prêt à travailler
un nouvel arrivant travaille plus tôt, parce qu'il n'attend pas des accès
les tâches ont des responsables et des dates, pas une personne qui relance
- Charge du responsable
le responsable présente au lieu de coordonner
les formalités sont surveillées par le processus et non par lui
- Rotation précoce
on sait ce qui faillit dans les premiers mois
le déroulement de l'intégration se récapitule au lieu de se reconstituer
Nous commençons par un poste, celui que vous recrutez le plus souvent.
- Étape 1
Nous écrivons ce qui doit se passer
Chaque tâche, chaque service, chaque date. Cette liste s'avère en général plus longue que personne ne le supposait, et elle explique pourquoi il manque régulièrement quelque chose.
- Étape 2
La liste avec responsables et rappels
Les tâches vont aux personnes qui doivent les faire. Cela vous retire le rôle de celui qui appelle les services.
- Étape 3
État de préparation et gestion des changements
Visibilité avant l'arrivée et recalcul quand une date se déplace.
- Étape 4
La période d'essai et les enseignements
Entretiens, dates et récapitulatifs du déroulement. En dernier, parce que cela exige quelques intégrations achevées.
Questions fréquentes
Les questions qui reviennent à la première réunion
Intégrer de nouvelles personnes exigera-t-il moins de monde ?
L'intégration n'est pas une liste de cases à cocher, c'est la première impression que l'entreprise fait sur une personne. Nous prenons la partie organisationnelle : préparer le poste de travail, les accès, les documents, les rappels. Ce qui reste (la conversation avec le responsable, un parrain, quelqu'un de présent la première semaine) est tout le reste, et cela, personne ne le retire.
Cela relève-t-il du règlement sur l'IA ?
Coordonner l'intégration n'est pas un usage à haut risque : personne n'est évalué ici. La limite apparaîtrait à l'évaluation du déroulement d'une période d'essai d'une façon qui affecte une décision d'emploi, et c'est pourquoi cet élément n'est pas ici : les enseignements de l'intégration portent sur le processus, pas sur les personnes.
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Étape suivante
Qu'est-ce qui a manqué au dernier premier jour dans votre entreprise ?
Nous vous montrerons à quoi ressemble l'arrivée d'une nouvelle personne quand les tâches ont des responsables et que l'état de préparation se voit avant l'arrivée.