Stanowisko
Onboarding
Ilu ludzi musi zrobić swoją część, żeby nowa osoba miała pierwszego dnia biurko, dostępy i kogoś, kto na nią czeka? Zwykle kilkanaście - z różnych działów, bez wspólnej listy i bez wiedzy o sobie nawzajem.
Rozmowa wstępna
Cztery pytania, od których byśmy zaczęli
Ilu ludzi musi zadziałać, zanim nowa osoba usiądzie przy biurku?
Kadry, IT, administracja, przełożony, czasem BHP i ochrona. Każde ogniwo działa poprawnie, a mimo to co kilka razy brakuje czegoś oczywistego - bo nikt nie trzyma całości.
Co się dzieje, kiedy data startu przesuwa się o tydzień?
Zwykle: część osób o tym wie, a część nie. Sprzęt jest, dostępów nie ma, albo odwrotnie.
Jak szybko dowiadujecie się, że nowa osoba czegoś nie dostała?
Jeśli od niej samej po kilku dniach, to przez te kilka dni ktoś, kogo właśnie zatrudniliście, nie mógł pracować - i wyrobił sobie zdanie o firmie.
Gdzie trafia informacja o tym, jak przebiegły pierwsze trzy miesiące?
Jeśli nigdzie, to przy wczesnym odejściu nie wiadomo, co poszło nie tak - a wczesne odejścia są najdroższe ze wszystkich.
Zdejmujemy koordynację, zostawiamy przyjęcie człowieka
Pilnowanie zadań w wielu działach, przypomnienia, kompletowanie dostępów i materiałów dają się odciążyć. Rozmowa z nową osobą, wprowadzenie w zespół i opieka w pierwszych tygodniach zostają po stronie ludzi.
- Lista zadań ma właścicieli i terminy. - Nie jedną osobę, która wszystkiego pilnuje, tylko przypisane zadania z przypomnieniami do tych, którzy mają je wykonać.
- Zmiana daty startu przechodzi przez całą listę. - Przesunięcie jednego terminu przelicza resztę i informuje wszystkich zaangażowanych.
- Pierwszy dzień ma stan gotowości. - Przed startem widać, co jest zrobione, a co nie - zamiast dowiadywać się o braku od nowej osoby.
Zakres
Co da się odciążyć w onboardingu
Dziewiętnaście przykładowych zadań. Każde ma punkt zatwierdzenia po stronie człowieka. Poniżej wybrane, a zakres dopasowujemy do Waszego procesu.
Przygotowanie przed pierwszym dniem
- Lista zadań dla wszystkich działów z terminami i właścicielami
- Przypomnienia do osób odpowiedzialnych za poszczególne kroki
- Stan gotowości na pierwszy dzień, widoczny dla przełożonego
- Obsługa zmiany daty startu we wszystkich zadaniach
- Komplet dokumentów do podpisania przed startem
Pierwszy tydzień
- Plan pierwszego tygodnia dopasowany do roli
- Przypomnienia o spotkaniach wprowadzających
- Materiały do przeczytania w kolejności, nie naraz
- Lista osób, które nowa osoba powinna poznać
- Kontakt sprawdzający po pierwszych dniach (rozmowa: człowiek)
Dostępy i narzędzia
- Zestaw dostępów wynikający z roli (nadaje: administrator)
- Kontrola, czy wszystkie dostępy zadziałały
- Przypisanie sprzętu i wyposażenia
- Zgłoszenia problemów z pierwszych dni
Pierwsze trzy miesiące i wnioski
- Harmonogram rozmów w okresie próbnym
- Przypomnienia o terminach badań, szkoleń i formalności
- Lista pytań, które nowi zadają najczęściej - materiał do uzupełnienia wdrożenia
- Zestawienie przebiegu wdrożeń wedle działów
- Wnioski z odejść w pierwszych miesiącach (interpretacja: HR)
Dzień pracy
Dzisiaj
- Przed każdym startem obdzwaniacie działy i pytacie, czy zrobiły swoje
- Przy przesunięciu daty informujecie wszystkich osobno
- O braku dostępu dowiadujecie się od nowej osoby
- Plan pierwszego tygodnia układacie za każdym razem od nowa
- Rozmowy w okresie próbnym pamiętacie albo przepadają
- Przy wczesnym odejściu nie wiadomo, co zawiodło
Z asystą AI
- Stan gotowości widzicie bez dzwonienia, a zaległe zadania przypominają się same
- Zmiana daty przelicza wszystkie terminy i informuje zaangażowanych
- Brak dostępu wychodzi przed pierwszym dniem, nie po
- Plan pierwszego tygodnia startuje z szablonu dla danej roli
- Rozmowy w okresie próbnym mają terminy i przypomnienia
- Przebieg wdrożeń jest zestawiony, więc widać, który dział ma problem
- Gotowość na pierwszy dzień
nowa osoba zastaje wszystko przygotowane
stan gotowości jest widoczny przed startem, nie po
- Gotowość do pracy
nowy pracuje wcześniej, bo nie czeka na dostępy
zadania mają właścicieli i terminy, nie jedną osobę pilnującą
- Obciążenie menedżera
przełożony zajmuje się wprowadzaniem, nie koordynacją
formalności pilnuje proces, nie on
- Wczesna rotacja
wiadomo, co zawodzi w pierwszych miesiącach
przebieg wdrożeń jest zestawiany, nie odtwarzany
Zaczynamy od jednej roli, na którą zatrudniacie najczęściej.
- Krok 1
Spisujemy, co musi się wydarzyć
Wszystkie zadania, wszystkie działy, wszystkie terminy. Ta lista zwykle okazuje się dłuższa, niż ktokolwiek zakładał - i to wyjaśnia, dlaczego regularnie czegoś brakuje.
- Krok 2
Lista z właścicielami i przypomnieniami
Zadania trafiają do tych, którzy mają je wykonać. Zdejmuje z Was rolę osoby obdzwaniającej działy.
- Krok 3
Stan gotowości i obsługa zmian
Widoczność przed startem i przeliczanie przy przesunięciu daty.
- Krok 4
Okres próbny i wnioski
Rozmowy, terminy i zestawienia przebiegu. Na końcu, bo wymaga kilku przeprowadzonych wdrożeń.
Częste pytania
Pytania, które padają na pierwszym spotkaniu
Czy do wdrażania nowych osób potrzeba będzie mniej ludzi?
Wdrożenie nie jest listą zadań do odhaczenia, tylko pierwszym wrażeniem, jakie firma robi na człowieku. Odciążamy część organizacyjną: przygotowanie stanowiska, dostępy, dokumenty, przypomnienia. To, co zostaje - rozmowa z przełożonym, opiekun, obecność kogoś w pierwszym tygodniu - jest całą resztą i nikt tego nie zdejmie.
Czy to podlega AI Act?
Koordynacja wdrożenia nie jest zastosowaniem wysokiego ryzyka - nie ocenia się tu nikogo. Granica pojawiłaby się przy ocenie przebiegu okresu próbnego wpływającej na decyzję o zatrudnieniu, i dlatego tego elementu tu nie ma: wnioski z wdrożeń dotyczą procesu, nie osób.
Zostało pytanie, którego tu nie ma? Umów rozmowę
Następny krok
Czego zabrakło przy ostatnim pierwszym dniu w Waszej firmie?
Pokażemy Wam, jak wygląda wejście nowej osoby, kiedy zadania mają właścicieli, a stan gotowości widać przed startem.