Puesto
Event manager
¿Cuándo tomáis la decisión definitiva sobre el número de comensales? El día antes, a partir de inscripciones de hace una semana, porque es lo que se sabe. Todo este puesto consiste en tomar decisiones vinculantes sobre datos que todavía van a cambiar.
Conversación inicial
Cuatro preguntas por las que empezaríamos
¿Cuándo se toma la decisión definitiva sobre el tamaño del evento?
Normalmente cuando menos se sabe, porque los proveedores quieren confirmación antes de que los asistentes puedan decidirse. La distancia entre inscripción y asistencia es vuestro riesgo.
¿Qué aplazáis primero en la última semana antes de un evento?
Normalmente la comunicación con los asistentes, que es lo que más afecta a la asistencia. La logística grita más alto, así que gana.
¿En qué escritorio acaba un acuerdo cerrado con un proveedor por teléfono?
Si está en las notas de alguien, cuando cambia una persona o se discute una factura no hay adónde volver. El sector de los eventos funciona a base de llamadas y eso no cambiará, pero se puede dejar constancia.
¿Con cuánta rapidez os enteráis de que las inscripciones han dejado de llegar?
En la comprobación de tres días antes, y entonces ya es tarde para nada que no sea enviar un recordatorio. Una caída del ritmo se ve mucho antes, si alguien la vigila.
Nos quedamos con el seguimiento, vosotros con la dirección
Gestionar las inscripciones, comunicarse con los asistentes, vigilar los plazos de los proveedores y liquidar después se pueden quitar del escritorio. Las decisiones sobre la escala, sobre el programa y sobre qué proveedores se quedan con vosotros.
- La decisión de encargar se queda con una persona. - El sistema muestra el ritmo de inscripción frente a eventos parecidos y cuánta gente no suele presentarse. Cuánto encargar lo resolvéis vosotros.
- La comunicación con los asistentes no espera a un rato libre. - Confirmaciones, recordatorios e información práctica salen según un plan y no según lo que dé tiempo.
- Un acuerdo con un proveedor queda registrado. - Aunque sea en una frase después de la llamada. Eso es lo que, cuando se discute una factura, resuelve el asunto sin reconstruir una conversación de hace seis meses.
Alcance
Qué se puede quitar de la organización de eventos
Veinte tareas de ejemplo. Cada una tiene un punto de aprobación humana. Abajo una selección, y el alcance lo ajustamos a vuestro proceso.
Planificación y presupuesto
- Un calendario de preparación con las fechas contadas hacia atrás desde el evento
- Recordatorios sobre los plazos vinculantes frente a los proveedores
- Costes frente a presupuesto, sobre la marcha
- Una comparación con el presupuesto de un evento parecido del pasado
- Una lista de tareas y responsabilidades con los retrasos marcados
Inscripciones y asistentes
- Gestión de las altas con una confirmación y los detalles prácticos
- El ritmo de inscripción frente a eventos parecidos (decisión sobre cómo reaccionar: el event manager)
- Recordatorios antes del evento según el ritmo previsto
- Gestión de cambios y cancelaciones con las listas actualizadas
- La lista de asistentes desglosada como la organización necesite
Logística y proveedores
- Un registro de los acuerdos con proveedores con la fecha y la persona
- Un recordatorio sobre la fecha límite para confirmar el número (confirmación: el event manager)
- Un resumen de los requisitos especiales que han planteado los asistentes
- La lista de cosas que comprobar in situ
- Comprobar la factura frente a lo acordado
Durante y después del evento
- La lista de asistencia y su comparación con las inscripciones
- Una encuesta posterior al evento y la recogida de respuestas
- Pasar los contactos a ventas con el contexto de la conversación (cualificación: el event manager)
- El coste del evento frente a los resultados
- Una nota de las lecciones organizativas para la próxima vez
Un día de trabajo
Hoy
- Las inscripciones llegan de un formulario a una hoja de cálculo que alguien tiene que vigilar
- Enviáis recordatorios cuando os acordáis
- Los acuerdos con proveedores viven en un cuaderno y en un buzón
- Os enteráis de la fecha límite para confirmar el número por el proveedor
- Tras el evento la lista de contactos se queda una semana antes de que alguien la atienda
- Recordáis las lecciones organizativas hasta el evento siguiente, o no
Con asistencia de IA
- Las altas se gestionan solas y vosotros vigiláis el ritmo y no filas sueltas
- Los recordatorios salen según el plan acordado al principio
- Registráis un acuerdo con un proveedor en una frase y se queda
- Los plazos vinculantes avisan solos, con antelación
- Los contactos llegan a ventas al día siguiente del evento, con contexto
- Las lecciones del evento anterior esperan cuando planificáis el siguiente
- Asistencia frente a inscripciones
menos gente que se apuntó y no vino
la comunicación previa al evento sigue un plan y no el tiempo libre
- Tiempo dedicado a las altas
el organizador trabaja en el evento y no en la hoja de cálculo
gestionar las inscripciones deja de ser trabajo manual
- Control del presupuesto
el coste se ve durante y no después
el gasto se contrasta con el presupuesto sobre la marcha
- Qué pasa con los contactos tras el evento
los contactos llegan a ventas mientras aún recuerdan la conversación
el traspaso es un paso del proceso y no buena voluntad
Empezamos por un evento recurrente y no por todos a la vez.
- Paso 1
Desmontamos el último evento
Qué llevó más tiempo, qué se vino abajo, qué faltó. Esa conversación suele mostrar que la mayor parte del estrés venía de perseguir plazos y no de organizar.
- Paso 2
Inscripciones y comunicación
Gestión de las altas y un ritmo previsto de recordatorios. Este es el paso que antes se nota en la asistencia.
- Paso 3
Plazos y proveedores
Un calendario contado hacia atrás y un registro de acuerdos. Sencillo, porque hay que usarlo sobre la marcha y no rellenarlo en una mesa.
- Paso 4
Después del evento
Traspaso de contactos y liquidación. Al final a propósito: es la parte que más fácil se olvida, y por eso hay que meterla en el proceso en lugar de añadirla como buena práctica.
Preguntas frecuentes
Preguntas que surgen en la primera reunión
¿Hará falta menos gente para llevar eventos?
Un evento no tiene por dónde encogerse: tiene un número fijo de cosas que vigilar y una fecha fija. Lo que se quita del escritorio son listas, recordatorios y resúmenes, que es lo que se come la atención que hace falta en otro sitio. El mismo equipo lleva más eventos, o los lleva con más calma, sin la noche anterior. Cuál de las dos cosas elegís es decisión vuestra.
¿Esto entra en el ámbito del Reglamento de IA?
Organizar eventos no es un uso de alto riesgo. El punto que vigilar son los datos de los asistentes: el consentimiento, el alcance y la conservación se aplican como siempre, y los requisitos especiales añaden datos que hay que tratar con cuidado y borrar tras el evento.
¿Os queda alguna pregunta que no esté aquí? Reservad una llamada
Siguiente paso
¿Cuántos asistentes de vuestro último evento se inscribieron y no vinieron?
Os enseñaremos cómo es organizar un evento cuando las inscripciones y los plazos se vigilan solos y vosotros estáis en la sala.