Stanowisko
Event manager
Kiedy zapada u Was ostateczna decyzja o liczbie cateringu? Dzień przed, na podstawie rejestracji sprzed tygodnia - bo tyle wiadomo. Cała ta rola polega na podejmowaniu decyzji wiążących na podstawie danych, które jeszcze się zmienią.
Rozmowa wstępna
Cztery pytania, od których byśmy zaczęli
Kiedy zapada ostateczna decyzja o skali wydarzenia?
Zwykle wtedy, gdy wiadomo najmniej - bo dostawcy wymagają potwierdzenia wcześniej, niż uczestnicy potrafią się zdecydować. Różnica między rejestracją a obecnością to jest Wasze ryzyko.
Co odkładacie jako pierwsze w ostatnim tygodniu przed wydarzeniem?
Zwykle komunikację z uczestnikami - czyli to, co najbardziej wpływa na frekwencję. Logistyka krzyczy głośniej, więc wygrywa.
Na czyim biurku kończy się ustalenie z dostawcą zrobione przez telefon?
Jeśli w czyichś notatkach, to przy zmianie osoby albo przy sporze o fakturę nie ma do czego wrócić. Branża eventowa pracuje na telefon i to się nie zmieni - ale ślad można zostawić.
Jak szybko dowiadujecie się, że rejestracje przestały przychodzić?
Przy sprawdzaniu na trzy dni przed - a wtedy jest już za późno na cokolwiek poza wysłaniem przypomnienia. Spadek tempa widać dużo wcześniej, jeśli ktoś na niego patrzy.
Zdejmujemy pilnowanie, zostawiamy prowadzenie
Obsługa rejestracji, komunikacja z uczestnikami, pilnowanie terminów wobec dostawców i rozliczenie po wydarzeniu dają się odciążyć. Decyzje o skali, scenariuszu i wyborze dostawców zostają u Was.
- Decyzja o zamówieniu zostaje przy człowieku. - System pokazuje tempo rejestracji wobec podobnych wydarzeń i to, ile osób zwykle nie dociera. Ile zamówić - rozstrzygacie Wy.
- Komunikacja z uczestnikiem nie czeka na wolną chwilę. - Potwierdzenia, przypomnienia i informacje praktyczne idą wedle planu, a nie wedle tego, co zdążycie.
- Ustalenie z dostawcą zostaje zapisane. - Choćby jednym zdaniem po telefonie. To jest ta rzecz, która przy sporze o fakturę rozstrzyga sprawę bez odtwarzania rozmowy sprzed pół roku.
Zakres
Co da się odciążyć przy organizacji wydarzeń
Dwadzieścia przykładowych zadań. Każde ma punkt zatwierdzenia po stronie człowieka. Poniżej wybrane, a zakres dopasowujemy do Waszego procesu.
Planowanie i budżet
- Harmonogram przygotowań z terminami wstecznymi od daty wydarzenia
- Przypomnienia o terminach wiążących wobec dostawców
- Zestawienie kosztów wobec budżetu, na bieżąco
- Porównanie z kosztorysem podobnego wydarzenia z przeszłości
- Lista zadań i odpowiedzialności z oznaczeniem opóźnień
Rejestracje i uczestnicy
- Obsługa zgłoszeń z potwierdzeniem i danymi praktycznymi
- Tempo rejestracji wobec podobnych wydarzeń (decyzja o reakcji: event manager)
- Przypomnienia przed wydarzeniem wedle zaplanowanego rytmu
- Obsługa zmian i rezygnacji z aktualizacją list
- Lista uczestników w podziale wedle potrzeb organizacyjnych
Logistyka i dostawcy
- Rejestr ustaleń z dostawcami z datą i osobą
- Przypomnienie o terminie potwierdzenia liczby (potwierdza: event manager)
- Zestawienie wymagań specjalnych zgłoszonych przez uczestników
- Lista rzeczy do sprawdzenia na miejscu
- Kontrola zgodności faktury z ustaleniem
Przebieg i po wydarzeniu
- Lista obecności i jej porównanie z rejestracją
- Ankieta po wydarzeniu i zebranie odpowiedzi
- Przekazanie kontaktów do sprzedaży z kontekstem rozmowy (kwalifikacja: event manager)
- Zestawienie kosztu wydarzenia wobec rezultatów
- Notatka z wnioskami organizacyjnymi do następnego razu
Dzień pracy
Dzisiaj
- Rejestracje przychodzą z formularza i trafiają do arkusza, który ktoś musi pilnować
- Przypomnienia wysyłacie, kiedy sobie przypomnicie
- Ustalenia z dostawcami żyją w notatniku i w skrzynce mailowej
- O terminie potwierdzenia liczby dowiadujecie się od dostawcy
- Po wydarzeniu lista kontaktów leży tydzień, zanim ktoś się nią zajmie
- Wnioski organizacyjne pamiętacie do następnego wydarzenia albo nie
Z asystą AI
- Zgłoszenia obsługują się same, Wy patrzycie na tempo, nie na pojedyncze wiersze
- Przypomnienia idą wedle planu ustalonego przy starcie
- Ustalenie z dostawcą zapisujecie jednym zdaniem i ono zostaje
- Terminy wiążące przypominają się same, z wyprzedzeniem
- Kontakty po wydarzeniu trafiają do sprzedaży następnego dnia, z kontekstem
- Wnioski z poprzedniego wydarzenia czekają, kiedy planujecie kolejne
- Frekwencja wobec rejestracji
mniej osób, które zapisały się i nie dotarły
komunikacja przed wydarzeniem idzie wedle planu, nie wedle wolnego czasu
- Czas na obsługę zgłoszeń
organizator zajmuje się wydarzeniem, nie arkuszem
obsługa rejestracji przestaje być pracą ręczną
- Kontrola budżetu
koszt widać w trakcie, nie po fakcie
wydatki zestawiają się z budżetem na bieżąco
- Los leadów po wydarzeniu
kontakty trafiają do sprzedaży, póki pamiętają rozmowę
przekazanie jest krokiem procesu, nie dobrą wolą
Zaczynamy od jednego cyklicznego wydarzenia, nie od wszystkich naraz.
- Krok 1
Rozbieramy ostatnie wydarzenie
Co trwało najdłużej, co się posypało, czego brakowało. Ta rozmowa zwykle pokazuje, że większość stresu brała się z pilnowania terminów, a nie z samej organizacji.
- Krok 2
Rejestracje i komunikacja
Obsługa zgłoszeń i zaplanowany rytm przypomnień. To jest krok, który najszybciej widać we frekwencji.
- Krok 3
Terminy i dostawcy
Harmonogram wsteczny i rejestr ustaleń. Prosty, bo ma być używany w biegu, a nie wypełniany przy biurku.
- Krok 4
Po wydarzeniu
Przekazanie kontaktów i rozliczenie. Celowo na końcu - to część, o której najłatwiej zapomnieć, i dlatego musi być wbudowana w proces, a nie dopisana jako dobra praktyka.
Częste pytania
Pytania, które padają na pierwszym spotkaniu
Czy do obsługi wydarzeń potrzeba będzie mniej ludzi?
Wydarzenie nie ma gdzie się skurczyć - ma stałą liczbę rzeczy do dopilnowania i stały termin. Odciążenie dotyczy list, przypomnień i zestawień, czyli tego, co dziś zjada uwagę potrzebną gdzie indziej. Ten sam zespół prowadzi więcej wydarzeń albo prowadzi je spokojniej, bez nocy przed. Które z tych dwóch wybierzecie, jest Waszą decyzją.
Czy to podlega AI Act?
Organizacja wydarzeń nie jest zastosowaniem wysokiego ryzyka. Uwaga dotyczy danych uczestników: zgody, zakres i okres przechowywania obowiązują jak zwykle, a przy wymaganiach specjalnych dochodzą dane, które trzeba traktować ostrożnie i kasować po wydarzeniu.
Zostało pytanie, którego tu nie ma? Umów rozmowę
Następny krok
Ilu uczestników Waszego ostatniego wydarzenia zarejestrowało się i nie dotarło?
Pokażemy Wam, jak wygląda organizacja wydarzenia, kiedy rejestracje i terminy pilnują się same, a Wy jesteście na sali.