Poste
Event manager
Quand prenez-vous la décision définitive sur le nombre de couverts ? La veille, sur la base d'inscriptions d'il y a une semaine, parce que c'est ce que l'on sait. Tout ce poste consiste à prendre des décisions engageantes sur des données qui vont encore changer.
Entretien préalable
Quatre questions par lesquelles nous commencerions
Quand se prend la décision définitive sur la taille de l'événement ?
En général quand on en sait le moins, parce que les prestataires veulent une confirmation plus tôt que les participants ne peuvent se décider. L'écart entre inscription et présence est votre risque.
Qu'est-ce que vous repoussez en premier dans la dernière semaine avant un événement ?
En général la communication avec les participants, c'est-à-dire ce qui influence le plus la participation. La logistique crie plus fort, donc elle l'emporte.
Sur quel bureau atterrit un arrangement conclu par téléphone avec un prestataire ?
S'il est dans les notes de quelqu'un, quand une personne change ou qu'une facture est contestée il n'y a nulle part où revenir. Le secteur de l'événementiel fonctionne au téléphone et cela ne changera pas, mais on peut en laisser une trace.
À quelle vitesse apprenez-vous que les inscriptions ont cessé d'arriver ?
Au point de contrôle trois jours avant, et alors il est trop tard pour autre chose qu'envoyer un rappel. Une baisse de rythme se voit bien plus tôt, si quelqu'un la surveille.
Nous prenons le suivi, vous gardez la conduite
Gérer les inscriptions, communiquer avec les participants, surveiller les échéances des prestataires et solder après coup peuvent être retirés du bureau. Les décisions sur l'ampleur, sur le programme et sur les prestataires restent à vous.
- La décision de commander reste à une personne. - Le système montre le rythme des inscriptions au regard d'événements similaires et combien de personnes ne viennent habituellement pas. Combien commander, c'est vous qui le tranchez.
- La communication avec les participants n'attend pas un moment libre. - Confirmations, rappels et informations pratiques partent selon un plan, et non selon ce qu'on a le temps de faire.
- Un arrangement avec un prestataire est consigné. - Ne serait-ce qu'en une phrase après l'appel. C'est cela qui, quand une facture est contestée, règle l'affaire sans reconstituer une conversation d'il y a six mois.
Périmètre
Ce qui peut être retiré de l'organisation d'événements
Vingt tâches à titre d'exemple. Chacune a un point de validation humaine. Ci-dessous une sélection ; le périmètre, nous l'ajustons à votre processus.
Planification et budget
- Un rétroplanning de préparation compté depuis la date de l'événement
- Des rappels sur les échéances engageantes envers les prestataires
- Coûts au regard du budget, au fil de l'eau
- Une comparaison avec le budget d'un événement similaire passé
- Une liste de tâches et de responsabilités avec les retards marqués
Inscriptions et participants
- Gestion des inscriptions avec confirmation et détails pratiques
- Le rythme des inscriptions au regard d'événements similaires (décision sur la réaction : l'event manager)
- Des rappels avant l'événement selon le rythme prévu
- Gestion des changements et des annulations avec les listes mises à jour
- La liste des participants ventilée comme l'organisation en a besoin
Logistique et prestataires
- Un registre des arrangements avec les prestataires avec la date et la personne
- Un rappel sur la date limite de confirmation du nombre (confirmation : l'event manager)
- Un récapitulatif des exigences particulières signalées par les participants
- La liste des points à vérifier sur place
- Vérification de la facture au regard de ce qui a été convenu
Pendant et après l'événement
- La liste de présence et sa comparaison avec les inscriptions
- Une enquête après l'événement et le recueil des réponses
- Transmettre les contacts au commerce avec le contexte de l'entretien (qualification : l'event manager)
- Le coût de l'événement au regard des résultats
- Une note des enseignements d'organisation pour la fois suivante
Une journée de travail
Aujourd'hui
- Les inscriptions arrivent d'un formulaire dans un tableur que quelqu'un doit surveiller
- Vous envoyez des rappels quand vous y pensez
- Les arrangements avec les prestataires vivent dans un carnet et dans une boîte de messagerie
- Vous apprenez la date limite de confirmation du nombre par le prestataire
- Après l'événement, la liste de contacts dort une semaine avant que quelqu'un s'en occupe
- Vous retenez les enseignements d'organisation jusqu'à l'événement suivant, ou pas
Avec l'assistance de l'IA
- Les inscriptions se gèrent seules, vous surveillez le rythme et non des lignes isolées
- Les rappels partent selon le plan convenu au départ
- Vous consignez un arrangement avec un prestataire en une phrase et il reste
- Les échéances engageantes se rappellent d'elles-mêmes, à l'avance
- Les contacts parviennent au commerce le lendemain de l'événement, avec le contexte
- Les enseignements de l'événement précédent attendent quand vous planifiez le suivant
- Présence au regard des inscriptions
moins de personnes inscrites et absentes
la communication avant l'événement suit un plan et non le temps libre
- Temps passé sur les inscriptions
l'organisateur travaille sur l'événement, pas sur le tableur
gérer les inscriptions cesse d'être du travail manuel
- Maîtrise du budget
le coût se voit pendant et non après
la dépense se confronte au budget au fil de l'eau
- Ce que deviennent les contacts après l'événement
les contacts parviennent au commerce tant qu'ils se souviennent de l'entretien
la transmission est une étape du processus et non de la bonne volonté
Nous commençons par un événement récurrent, pas par tous à la fois.
- Étape 1
Nous démontons le dernier événement
Ce qui a pris le plus de temps, ce qui s'est effondré, ce qui a manqué. Cette conversation montre en général que l'essentiel du stress venait de courir après des échéances et non de l'organisation.
- Étape 2
Inscriptions et communication
Gestion des inscriptions et un rythme prévu de rappels. C'est l'étape qui se voit le plus vite dans la participation.
- Étape 3
Échéances et prestataires
Un rétroplanning et un registre des arrangements. Simple, parce qu'il faut s'en servir en déplacement et non le remplir à un bureau.
- Étape 4
Après l'événement
Transmission des contacts et solde. En dernier à dessein : c'est la partie la plus facile à oublier, et c'est pourquoi elle doit être inscrite dans le processus plutôt qu'ajoutée comme bonne pratique.
Questions fréquentes
Les questions qui reviennent à la première réunion
Mener des événements exigera-t-il moins de monde ?
Un événement n'a nulle part où rétrécir : il a un nombre fixe de choses à surveiller et une date fixe. Ce qu'on retire du bureau, ce sont des listes, des rappels et des récapitulatifs, c'est-à-dire ce qui mange l'attention nécessaire ailleurs. La même équipe mène plus d'événements, ou les mène plus calmement, sans la nuit d'avant. Laquelle des deux, c'est votre décision.
Cela relève-t-il du règlement sur l'IA ?
Organiser des événements n'est pas un usage à haut risque. Le point de vigilance, ce sont les données des participants : consentement, étendue et conservation s'appliquent comme d'habitude, et les exigences particulières ajoutent des données à traiter avec soin et à supprimer après l'événement.
Une question qui ne figure pas ici ? Réservez un appel
Étape suivante
Combien de participants de votre dernier événement se sont inscrits et ne sont pas venus ?
Nous vous montrerons à quoi ressemble l'organisation d'un événement quand les inscriptions et les échéances se surveillent seules et que vous êtes dans la salle.