Rolle
Event Manager
Wann treffen Sie die endgültige Entscheidung über die Cateringzahlen? Am Tag davor, auf Basis von Anmeldungen von vor einer Woche - weil das bekannt ist. Diese ganze Rolle besteht darin, verbindliche Entscheidungen auf Daten zu treffen, die sich noch ändern werden.
Erstgespräch
Vier Fragen, mit denen wir beginnen würden
Wann fällt die endgültige Entscheidung über die Größe der Veranstaltung?
Meist dann, wenn am wenigsten bekannt ist - denn Lieferanten wollen die Bestätigung früher, als die Teilnehmenden sich entscheiden können. Die Lücke zwischen Anmeldung und Teilnahme ist Ihr Risiko.
Was schieben Sie in der letzten Woche vor einer Veranstaltung als Erstes auf?
Meist die Kommunikation mit den Teilnehmenden - und gerade sie beeinflusst die Teilnahme am stärksten. Die Logistik ruft lauter, also gewinnt sie.
Auf wessen Schreibtisch landet eine telefonisch getroffene Absprache mit einem Lieferanten?
Wenn in jemandes Notizen, gibt es bei einem Personalwechsel oder einer strittigen Rechnung nichts, worauf man zurückgreifen könnte. Die Eventbranche läuft über Telefonate und das wird sich nicht ändern - aber eine Spur lässt sich hinterlassen.
Wie schnell erfahren Sie, dass keine Anmeldungen mehr kommen?
Bei der Kontrolle drei Tage vorher - und dann ist es für mehr als eine Erinnerung zu spät. Ein Rückgang des Tempos ist viel früher sichtbar, wenn jemand darauf achtet.
Wir übernehmen das Nachhalten, Sie behalten die Durchführung
Anmeldungen zu bearbeiten, mit Teilnehmenden zu kommunizieren, Lieferantenfristen zu überwachen und hinterher abzurechnen, lässt sich vom Schreibtisch nehmen. Entscheidungen über Größe, Programm und Lieferanten bleiben bei Ihnen.
- Die Bestellentscheidung bleibt bei einem Menschen. - Das System zeigt das Anmeldetempo gegenüber ähnlichen Veranstaltungen und wie viele Menschen üblicherweise nicht erscheinen. Wie viel bestellt wird, klären Sie.
- Die Kommunikation mit Teilnehmenden wartet nicht auf einen freien Moment. - Bestätigungen, Erinnerungen und praktische Hinweise gehen nach Plan hinaus und nicht danach, wozu Sie kommen.
- Eine Absprache mit einem Lieferanten wird festgehalten. - Und sei es in einem Satz nach dem Telefonat. Das ist es, was bei einer strittigen Rechnung die Sache klärt, ohne ein Gespräch von vor einem halben Jahr zu rekonstruieren.
Umfang
Was sich aus der Veranstaltungsorganisation herausnehmen lässt
Zwanzig Aufgaben als Beispiel. Jede hat einen Punkt menschlicher Freigabe. Unten eine Auswahl; den Umfang passen wir an Ihren Prozess an.
Planung und Budget
- Ein Vorbereitungsplan mit vom Veranstaltungstag zurückgerechneten Terminen
- Erinnerungen an verbindliche Fristen gegenüber Lieferanten
- Kosten gegenüber dem Budget, laufend
- Ein Vergleich mit dem Budget einer ähnlichen Veranstaltung aus der Vergangenheit
- Eine Liste der Aufgaben und Zuständigkeiten mit markierten Verzögerungen
Anmeldungen und Teilnehmende
- Bearbeitung der Anmeldungen mit Bestätigung und den praktischen Angaben
- Das Anmeldetempo gegenüber ähnlichen Veranstaltungen (Entscheidung über die Reaktion: der Event Manager)
- Erinnerungen vor der Veranstaltung im geplanten Rhythmus
- Bearbeitung von Änderungen und Absagen mit aktualisierten Listen
- Die Teilnehmerliste, aufgeschlüsselt nach dem Bedarf der Organisation
Logistik und Lieferanten
- Ein Register der Absprachen mit Lieferanten mit Datum und Person
- Eine Erinnerung an die Frist zur Bestätigung der Zahlen (Bestätigung: der Event Manager)
- Eine Übersicht der von Teilnehmenden genannten Sonderwünsche
- Die Liste der vor Ort zu prüfenden Dinge
- Abgleich der Rechnung mit dem Vereinbarten
Während und nach der Veranstaltung
- Die Anwesenheitsliste und ihr Vergleich mit den Anmeldungen
- Eine Nachbefragung und das Einsammeln der Antworten
- Weitergabe der Kontakte an den Vertrieb mit dem Gesprächskontext (Qualifizierung: der Event Manager)
- Die Kosten der Veranstaltung gemessen an den Ergebnissen
- Eine Notiz der organisatorischen Erkenntnisse für das nächste Mal
Ein Arbeitstag
Heute
- Anmeldungen kommen aus einem Formular in eine Tabelle, die jemand im Blick behalten muss
- Erinnerungen verschicken Sie, wenn Sie daran denken
- Absprachen mit Lieferanten leben in einem Notizbuch und im Postfach
- Von der Frist zur Bestätigung der Zahlen erfahren Sie vom Lieferanten
- Nach der Veranstaltung liegt die Kontaktliste eine Woche, bevor sich jemand darum kümmert
- Die organisatorischen Erkenntnisse behalten Sie bis zur nächsten Veranstaltung, oder auch nicht
Mit AI-Unterstützung
- Anmeldungen erledigen sich selbst, Sie beobachten das Tempo statt einzelner Zeilen
- Erinnerungen gehen nach dem zu Beginn vereinbarten Plan hinaus
- Eine Absprache mit einem Lieferanten halten Sie in einem Satz fest und sie bleibt
- Verbindliche Fristen erinnern sich selbst, im Voraus
- Kontakte erreichen den Vertrieb am Tag nach der Veranstaltung, mit Kontext
- Die Erkenntnisse der vorigen Veranstaltung warten, wenn Sie die nächste planen
- Teilnahme gegenüber Anmeldungen
weniger Menschen, die sich angemeldet haben und nicht kamen
die Kommunikation vor der Veranstaltung läuft nach Plan, nicht nach freier Zeit
- Zeitaufwand für Anmeldungen
der Organisator arbeitet an der Veranstaltung, nicht an der Tabelle
die Bearbeitung der Anmeldungen ist keine Handarbeit mehr
- Budgetkontrolle
die Kosten sind währenddessen sichtbar, nicht danach
die Ausgaben werden laufend dem Budget gegenübergestellt
- Was nach der Veranstaltung mit den Leads geschieht
Kontakte erreichen den Vertrieb, solange sie sich an das Gespräch erinnern
die Übergabe ist ein Schritt im Prozess, keine Gefälligkeit
Wir beginnen mit einer wiederkehrenden Veranstaltung, nicht mit allen auf einmal.
- Schritt 1
Wir nehmen die letzte Veranstaltung auseinander
Was am längsten dauerte, was auseinanderfiel, was fehlte. Dieses Gespräch zeigt meist, dass der meiste Stress aus dem Nachhalten von Fristen kam und nicht aus der Organisation selbst.
- Schritt 2
Anmeldungen und Kommunikation
Bearbeitung der Anmeldungen und ein geplanter Rhythmus der Erinnerungen. Dieser Schritt zeigt sich am schnellsten in der Teilnahme.
- Schritt 3
Fristen und Lieferanten
Ein zurückgerechneter Plan und ein Register der Absprachen. Einfach, weil es unterwegs genutzt werden muss und nicht am Schreibtisch ausgefüllt.
- Schritt 4
Nach der Veranstaltung
Weitergabe der Kontakte und Abrechnung. Bewusst zuletzt - das ist der Teil, der am leichtesten vergessen wird, und deshalb muss er in den Prozess eingebaut und nicht als gute Praxis angehängt werden.
Häufige Fragen
Fragen, die beim ersten Treffen aufkommen
Braucht die Veranstaltungsführung weniger Menschen?
Eine Veranstaltung hat nirgendwo Platz zum Schrumpfen - sie hat eine feste Zahl zu überwachender Dinge und ein festes Datum. Vom Schreibtisch genommen werden Listen, Erinnerungen und Übersichten, also das, was die anderswo nötige Aufmerksamkeit frisst. Dasselbe Team führt mehr Veranstaltungen durch oder führt sie ruhiger durch, ohne die Nacht davor. Welches von beiden Sie wählen, ist Ihre Entscheidung.
Fällt das unter die KI-Verordnung?
Veranstaltungen zu organisieren ist keine Hochrisiko-Anwendung. Zu beachten sind die Teilnehmerdaten: Einwilligung, Umfang und Aufbewahrung gelten wie üblich, und Sonderwünsche fügen Daten hinzu, die sorgfältig behandelt und nach der Veranstaltung gelöscht werden müssen.
Ihre Frage steht nicht dabei? Gespräch vereinbaren
Nächster Schritt
Wie viele Teilnehmende Ihrer letzten Veranstaltung haben sich angemeldet und kamen nicht?
Wir zeigen Ihnen, wie die Organisation einer Veranstaltung aussieht, wenn Anmeldungen und Fristen sich selbst überwachen und Sie im Raum sind.