Puesto
Planificación de aprovisionamiento
¿Quién se da cuenta primero de que un material se acabará en tres días? Si es producción, ya es tarde para una entrega por la vía normal. Este puesto consiste en vigilar cientos de referencias, cualquiera de las cuales puede pararlo todo.
Conversación inicial
Cuatro preguntas por las que empezaríamos
¿Quién nota primero una rotura de stock que se acerca?
Si es una persona repasando un informe, detectará las referencias que le dé tiempo a mirar. Las raras y baratas se caen de la vista, y son las que más a menudo paran la producción.
¿Con cuánta rapidez os enteráis de que una entrega llegará tarde?
Con la mayoría de los proveedores, cuando no llega. Una fecha confirmada es a veces la única información, y entre la confirmación y la entrega hay varias semanas de silencio.
¿Cuántas veces al mes pedís con carácter urgente?
Cada pedido urgente es un recargo y las horas extra de alguien. El número de pedidos así es la medida más honesta de la calidad de la planificación, y casi nadie lo cuenta.
¿Qué dejáis caer primero cuando falta tiempo?
Normalmente la revisión del exceso y del stock muerto, el único trabajo que de verdad libera dinero. Las roturas gritan, el exceso calla.
Nos quedamos con la vigilancia, vosotros con las decisiones sobre existencias
Monitorizar niveles, calcular necesidades de reposición, seguir confirmaciones y detectar stock muerto se pueden quitar del escritorio. Las decisiones sobre niveles de existencias y sobre la respuesta a una alteración se quedan con una persona.
- Un pedido no sale solo. - El sistema prepara una propuesta según los parámetros acordados, y el especialista la aprueba. Para referencias rutinarias eso son segundos; para las inusuales es el trabajo normal.
- Los parámetros de stock son una decisión, no un cálculo. - El nivel de seguridad depende de cuánto temáis una parada, y esa es una decisión de negocio y no estadística.
- El exceso se muestra tan alto como una rotura. - Es la única manera de que el stock muerto deje de crecer sin que nadie lo note.
Alcance
Qué se puede quitar de la planificación de aprovisionamiento
Veinte tareas de ejemplo. Cada una tiene un punto de aprobación humana. Abajo una selección, y el alcance lo ajustamos a vuestro proceso.
Señales de reposición
- Monitorizar los niveles frente a los mínimos de cada referencia
- Calcular la necesidad teniendo en cuenta los pedidos en tránsito y las reservas
- Una señal sobre una referencia en riesgo, con antelación suficiente para cubrir el plazo de entrega y dejar margen para decidir
- Señalar las referencias cuyo consumo se aparta claramente del historial (valoración: el especialista)
- Una lista de referencias sin movimiento que siguen en stock
Parámetros de stock
- Niveles mínimos propuestos a partir del consumo y el plazo de entrega (decisión: el especialista)
- Señalar los parámetros fijados hace mucho y nunca verificados
- Calcular el efecto de cambiar el nivel de seguridad
- Marcar las referencias críticas para la continuidad de producción
- Estacionalidad del consumo en las referencias donde se da
Pedidos de reposición
- Un pedido propuesto según los parámetros (aprobación: el especialista)
- Agrupar los pedidos a un mismo proveedor
- Comprobar los mínimos logísticos y los múltiplos de embalaje
- Señalar las referencias cubiertas por un contrato y las condiciones disponibles
Retrasos y stock muerto
- Comprobar las confirmaciones de entrega y detectar la que falta
- Una señal sobre una entrega en riesgo frente al plan de producción
- Proveedores sistemáticamente tardíos, expuestos
- Una lista de exceso de stock con su valor y su antigüedad
- Señalar las referencias que liquidar o depreciar (decisión: el especialista)
- El historial de pedidos urgentes junto con el motivo
Un día de trabajo
Hoy
- La mañana es un informe de stock y repasar las referencias que dé tiempo
- Os enteráis de una entrega tardía cuando no llega
- Los niveles mínimos se fijaron una vez y nadie los ha verificado
- Hacéis pedidos urgentes con regularidad y nadie los cuenta
- Descubrís el stock muerto en el inventario anual
- Cuando cambia el plan de producción recalculáis las necesidades a mano
Con asistencia de IA
- Las referencias en riesgo están avisadas y esperando, con tiempo para decidir antes de la fecha de pedido
- Una confirmación de entrega que falta es una señal y no un silencio
- Los parámetros tienen fecha de revisión y una actualización propuesta
- El número de pedidos urgentes se ve junto con sus motivos
- El stock muerto está en una lista, con su valor y su antigüedad
- Un cambio de plan recalcula las necesidades y vosotros miráis los efectos
- Disponibilidad de material
menos paradas causadas por una referencia barata y rara
la monitorización cubre todas las referencias, no las que dé tiempo
- Nivel de existencias
menos capital inmovilizado sin motivo
el exceso se muestra tan alto como una rotura
- Aviso antes de una entrega
un riesgo se conoce antes de que una entrega no llegue
una confirmación que falta es una señal y no un estado normal
- Stock muerto visible
las referencias sin movimiento no se quedan años
la lista se construye sobre la marcha y no en el inventario anual
Empezamos por las referencias críticas y no por todo el maestro de materiales.
- Paso 1
Identificamos las referencias críticas
Aquellas cuya ausencia para la producción. Suelen ser unas decenas y no unos miles, y son las que reciben la monitorización primero.
- Paso 2
Monitorización y señales
Niveles frente a los mínimos, con antelación suficiente para cubrir el plazo de entrega y dejar margen para hablar con el proveedor. Funciona desde el primer momento y no pide nada a otros departamentos.
- Paso 3
Parámetros de stock
Una revisión de los niveles mínimos de las referencias críticas. Solo con un historial de señales se pueden discutir con sentido.
- Paso 4
Stock muerto y pedidos urgentes
Listas y estadísticas. Esta fase da los mejores argumentos en una conversación con la dirección sobre el capital circulante.
Preguntas frecuentes
Preguntas que surgen en la primera reunión
¿Seguirá haciendo falta un planificador de aprovisionamiento?
Hará falta, porque la decisión de pedir antes o asumir el riesgo no se deriva de un cálculo: se deriva de conocer al proveedor y la situación. Nos quedamos con calcular y señalar, el trabajo que hoy se hace en una hoja de cálculo. Un planificador que no recalcula a mano mantiene más referencias a la vista y menos a menudo se entera tarde de un problema.
¿Esto entra en el ámbito del Reglamento de IA?
La planificación de existencias no es un uso de alto riesgo, y los requisitos de transparencia del Reglamento de IA se refieren a otra cosa: a las conversaciones con un bot y al contenido generado, no a la planificación interna. La única obligación real aquí es la misma que en toda implantación: la alfabetización en IA de las personas que usan el sistema. La supervisión humana de un pedido la incorporamos al diseño no porque lo imponga una norma, sino porque de otro modo no funciona.
¿Os queda alguna pregunta que no esté aquí? Reservad una llamada
Siguiente paso
¿Cuántos pedidos urgentes hicisteis el mes pasado y cuánto os costaron?
Os enseñaremos cómo es la planificación de aprovisionamiento cuando una referencia en riesgo se anuncia sola y el exceso se ve tanto como una rotura.