Puesto
Expedición y transitaria
¿Con cuánta rapidez os enteráis de que una carga no llegará a tiempo: por el conductor, por el cliente o por el sistema del transportista? El orden de esa respuesta decide cuánto tiempo os queda para reaccionar.
Conversación inicial
Cuatro preguntas por las que empezaríamos
¿Con cuánta rapidez os enteráis de un retraso en carretera?
Si es por un cliente que llamó a preguntar, la respuesta empieza con una disculpa y no con una solución.
¿Qué pasa cuando un transportista rechaza una orden una hora antes de la carga?
Cuántas llamadas hacen falta y cuántas de ellas acaban en un precio más alto del que permitía el presupuesto.
¿Cuántas personas tocan una orden de transporte desde la recepción hasta la liquidación?
Normalmente cuatro, y cada una tiene una versión distinta de lo acordado, porque cada una habló por separado.
¿Adónde va lo acordado con un transportista?
Si se queda en una llamada, no tenéis con qué discutir en una disputa sobre un recargo.
Nos quedamos con la gestión de la orden, vosotros con la negociación y la decisión
Recibir órdenes, consultar a los transportistas, los documentos y la monitorización de la ruta se pueden quitar del escritorio. Elegir transportista y negociar el precio se quedan con una persona.
- Una orden entra en una sola forma. - Haya llegado por correo, desde el sistema del cliente o por teléfono, a partir de ahí sigue el mismo camino.
- La consulta va a varios transportistas a la vez. - Las respuestas vuelven expuestas una al lado de otra, y la elección se queda con el transitario.
- Lo acordado queda registrado. - El precio, la fecha, las condiciones, junto a la orden y no en el recuerdo de una llamada.
Alcance
Qué se puede quitar de un transitario
Veinte tareas de ejemplo. Cada una tiene un punto de aprobación humana. Abajo una selección, y el alcance lo ajustamos a vuestro modelo de transitaria.
Recepción de una orden
- Una sola forma de orden sea cual sea el canal por el que llegue
- Extraer del mensaje los datos de la carga, las direcciones y las fechas
- Comprobar que los datos están completos antes de lanzar la consulta
- Una señal cuando una orden tiene una fecha poco realista (valoración: el transitario)
Elección de transportista
- Una consulta a los transportistas que encajan con el perfil de la carga
- Las respuestas expuestas con precio y fecha
- El historial de trabajo con un transportista en rutas parecidas
- La elección de transportista (decisión: el transitario)
- Registrar lo acordado junto a la orden
Documentos de transporte
- Preparar el conjunto completo de documentos de una orden
- Comprobar los requisitos del destino y del tipo de carga
- Enviar los documentos al transportista y al destinatario
- Reunir los acuses de entrega en un solo sitio
Monitorización en carretera
- El estado de una orden sin llamar al conductor
- Una señal cuando va tarde frente a la fecha prevista
- Avisar al destinatario de un cambio de fecha (decisión: el transitario)
- Un registro de los sucesos en carretera
Incidencias y reclamaciones
- Comunicar un daño con la documentación de la orden
- Incidencias resumidas por transportista
- Material para una conversación sobre precios y calidad (valoración: el transitario)
Un día de trabajo
Hoy
- Las órdenes llegan por correo, por teléfono y desde los sistemas de los clientes, cada una de otra manera
- Llamáis a los transportistas uno tras otro, anotando los precios en un papel
- Montáis los documentos a mano para cada orden por separado
- Establecéis el estado de una carga llamando al conductor
- Os enteráis de un retraso por el cliente
- En una disputa sobre un recargo os apoyáis en el recuerdo de una conversación
Con asistencia de IA
- Las órdenes entran por una sola vía, con los datos extraídos del mensaje
- La consulta va a varios transportistas a la vez, y las respuestas están expuestas
- Los documentos de una orden se preparan por destino y carga
- Veis el estado de una orden sin una llamada
- Un retraso se anuncia antes de que llame el cliente
- Lo acordado con el transportista queda registrado junto a la orden
- Tiempo para cubrir una orden
se encuentra transportista sin recorrer una lista a llamadas
la consulta sale en paralelo y no en serie
- Coste del porte
menos órdenes cubiertas al primer precio disponible
las respuestas están una al lado de otra en una sola vista
- Entregas a tiempo
la respuesta a un retraso empieza antes de la llamada del cliente
el estado y la señal vienen de la carretera
- Constancia de lo acordado con un transportista
una disputa sobre un recargo tiene respaldo documental
las condiciones quedan registradas junto a la orden
Empezamos por la recepción de órdenes, porque ahí se pierden más tiempo y más datos.
- Paso 1
Una sola forma de orden
Sea cual sea el canal, con los datos extraídos del mensaje y la integridad comprobada.
- Paso 2
Consultas en paralelo y respuestas expuestas
La elección sigue siendo del transitario, pero se hace sobre una comparación y no sobre notas.
- Paso 3
Documentos y confirmaciones
El conjunto completo de documentos por destino, acuses de entrega en un solo sitio.
- Paso 4
Monitorización y resúmenes de transportistas
Estados, señales de retraso y material para conversaciones de precio. Al final, porque requiere un historial de órdenes.
Preguntas frecuentes
Preguntas que surgen en la primera reunión
¿Y los transportistas que no tienen sistema alguno?
Se siguen gestionando por correo y teléfono, pero lo acordado entra en la orden de vuestro lado. No exigimos que los transportistas se integren: exigimos que lo que acordasteis tenga un solo sitio.
¿Sustituirán a un transitario una bolsa de cargas y una automatización?
Una bolsa empareja una carga con un transportista, pero no lleva la relación ni resuelve la situación en que un vehículo no aparece una hora antes de la carga. Ese es el trabajo del transitario y ahí se queda. Nos quedamos con teclear datos y montar documentos, que es la mayor parte de su día. El efecto es que el mismo equipo cubre más órdenes.
¿Esto entra en el ámbito del Reglamento de IA?
La actividad transitaria no es un uso de alto riesgo. Los resúmenes sobre transportistas son una evaluación de contrapartes y no de personas, y deberían servir a una conversación comercial y no a una exclusión automática.
¿Os queda alguna pregunta que no esté aquí? Reservad una llamada
Siguiente paso
¿Cuántas llamadas os cuesta cubrir una orden difícil?
Os enseñaremos cómo es el trabajo de un transitario cuando las consultas salen en paralelo y lo acordado queda registrado junto a la orden.