Stanowisko
Dyspozytor i spedytor
Jak szybko dowiadujecie się, że ładunek nie dojedzie na czas - od kierowcy, od klienta czy z systemu przewoźnika? Kolejność w tej odpowiedzi decyduje o tym, ile zostaje Wam na reakcję.
Rozmowa wstępna
Cztery pytania, od których byśmy zaczęli
Jak szybko dowiadujecie się o opóźnieniu w trasie?
Jeśli od klienta, który zadzwonił z pytaniem, to reakcja zaczyna się od przeprosin, a nie od rozwiązania.
Co się dzieje, kiedy przewoźnik odmawia zlecenia na godzinę przed podstawieniem?
Ile telefonów trzeba wykonać i ile z nich kończy się stawką wyższą, niż przewidywał budżet.
Ilu ludzi dotyka jedno zlecenie transportowe od przyjęcia do rozliczenia?
Zwykle czterech i każdy ma inną wersję ustaleń, bo każdy rozmawiał osobno.
Gdzie trafiają ustalenia z przewoźnikiem?
Jeśli zostają w rozmowie telefonicznej, to przy sporze o dopłatę nie macie czym argumentować.
Zdejmujemy obsługę zlecenia, zostawiamy negocjację i decyzję
Przyjmowanie zleceń, zapytania do przewoźników, dokumenty i monitoring trasy dają się odciążyć. Wybór przewoźnika i negocjacja stawki zostają po stronie człowieka.
- Zlecenie wchodzi w jednej formie. - Niezależnie od tego, czy przyszło mailem, z systemu klienta czy telefonem - dalej idzie tą samą drogą.
- Zapytanie idzie do wielu przewoźników naraz. - Odpowiedzi wracają zestawione, a wybór pozostaje przy spedytorze.
- Ustalenia zostają zapisane. - Stawka, termin, warunki - przy zleceniu, a nie w pamięci rozmowy telefonicznej.
Zakres
Co da się odciążyć w pracy spedytora
Dwadzieścia przykładowych zadań. Każde ma punkt zatwierdzenia po stronie człowieka. Poniżej wybrane, a zakres dopasowujemy do Waszego modelu spedycji.
Przyjęcie zlecenia
- Jedna forma zlecenia niezależnie od kanału wpływu
- Wyciągnięcie danych ładunku, adresów i terminów z wiadomości
- Sprawdzenie kompletności danych przed wysłaniem zapytania
- Sygnał o zleceniu z terminem nierealnym (ocena: spedytor)
Dobór przewoźnika
- Zapytanie do przewoźników odpowiadających profilowi ładunku
- Zestawienie odpowiedzi ze stawką i terminem
- Historia współpracy z przewoźnikiem przy podobnych trasach
- Wybór przewoźnika (decyzja: spedytor)
- Zapis ustaleń przy zleceniu
Dokumenty przewozowe
- Przygotowanie kompletu dokumentów do zlecenia
- Sprawdzenie wymogów dla kierunku i rodzaju ładunku
- Wysyłka dokumentów do przewoźnika i odbiorcy
- Zebranie potwierdzeń dostawy w jednym miejscu
Monitoring w trasie
- Status zlecenia bez telefonowania do kierowcy
- Sygnał o opóźnieniu wobec planowanego terminu
- Powiadomienie odbiorcy o zmianie terminu (decyzja: spedytor)
- Rejestr zdarzeń w trasie
Zdarzenia i reklamacje
- Zgłoszenie szkody z dokumentacją ze zlecenia
- Zestawienie zdarzeń wedle przewoźnika
- Materiał do rozmowy o stawkach i jakości (ocena: spedytor)
Dzień pracy
Dzisiaj
- Zlecenia przychodzą mailem, telefonem i z systemów klientów, każde inaczej
- Przewoźników obdzwaniacie po kolei, notując stawki na kartce
- Dokumenty składacie ręcznie dla każdego zlecenia osobno
- Status ładunku ustalacie telefonem do kierowcy
- O opóźnieniu dowiadujecie się od klienta
- Przy sporze o dopłatę opieracie się na pamięci rozmowy
Z asystą AI
- Zlecenia wchodzą jedną drogą, z danymi wyciągniętymi z wiadomości
- Zapytanie idzie do wielu przewoźników naraz, odpowiedzi są zestawione
- Dokumenty do zlecenia są przygotowane wedle kierunku i ładunku
- Status zlecenia widzicie bez telefonu
- Opóźnienie zgłasza się, zanim zadzwoni klient
- Ustalenia z przewoźnikiem są zapisane przy zleceniu
- Czas obsadzenia zlecenia
przewoźnik znajduje się bez obdzwaniania po kolei
zapytanie idzie równolegle, nie po kolei
- Koszt frachtu
mniej zleceń obsadzanych pierwszą dostępną stawką
odpowiedzi stoją obok siebie w zestawieniu
- Terminowość dostaw
reakcja na opóźnienie zaczyna się przed telefonem klienta
status i sygnał przychodzą z trasy
- Ślad ustaleń z przewoźnikiem
spór o dopłatę ma podstawę dokumentową
warunki zapisywane są przy zleceniu
Zaczynamy od wejścia zleceń, bo to tam gubi się najwięcej czasu i danych.
- Krok 1
Jedna forma zlecenia
Niezależnie od kanału, z danymi wyciągniętymi z wiadomości i sprawdzeniem kompletności.
- Krok 2
Zapytania równoległe i zestawienie odpowiedzi
Wybór nadal przy spedytorze, ale na podstawie zestawienia, nie notatek.
- Krok 3
Dokumenty i potwierdzenia
Komplet dokumentów wedle kierunku, potwierdzenia dostawy w jednym miejscu.
- Krok 4
Monitoring i zestawienia przewoźników
Statusy, sygnały o opóźnieniach i materiał do rozmów o stawkach. Na końcu, bo wymaga historii zleceń.
Częste pytania
Pytania, które padają na pierwszym spotkaniu
Co z przewoźnikami, którzy nie mają żadnego systemu?
Zostają obsługiwani mailem i telefonem, ale ustalenia trafiają do zlecenia po Waszej stronie. Nie wymagamy od przewoźników integracji - wymagamy, żeby to, co ustaliliście, miało jedno miejsce.
Czy spedytor nie zostanie zastąpiony przez giełdę i automat?
Giełda kojarzy ładunek z przewoźnikiem, ale nie prowadzi relacji i nie rozwiązuje sytuacji, w której auto nie podstawi się na godzinę przed załadunkiem. To jest praca spedytora i tam ona zostaje. Odciążamy przepisywanie danych i składanie dokumentów - czyli większość jego dnia. Efekt jest taki, że ten sam zespół obsadza więcej zleceń.
Czy to podlega AI Act?
Obsługa spedycji nie jest zastosowaniem wysokiego ryzyka. Zestawienia dotyczące przewoźników są oceną kontrahentów, a nie osób fizycznych, i powinny służyć rozmowie handlowej, a nie automatycznemu wykluczaniu.
Zostało pytanie, którego tu nie ma? Umów rozmowę
Następny krok
Ile telefonów kosztuje Was obsadzenie jednego trudnego zlecenia?
Pokażemy Wam, jak wygląda praca spedytora, w której zapytania idą równolegle, a ustalenia zostają zapisane przy zleceniu.