Poste
Communication et relations presse
À quelle vitesse apprenez-vous que quelqu'un a écrit sur vous quelque chose qui appelle une réponse ? Dans ce poste, la vitesse et la prudence tirent en sens inverse, et ce qui décide en général, c'est la part de ce que vous devez savoir qui est déjà préparée.
Entretien préalable
Quatre questions par lesquelles nous commencerions
À quelle vitesse apprenez-vous une publication concernant l'entreprise ?
Si c'est par une revue de presse le lendemain, les premières heures, celles où l'on peut encore corriger quelque chose, sont déjà passées.
Qui remarque le premier qu'un sujet commence à se répandre ?
En général quelqu'un hors de l'équipe communication : un commercial dont le client a posé une question, ou quelqu'un de la direction qui l'a vu sur LinkedIn. C'est un mauvais moment pour l'apprendre.
Que se passe-t-il quand un journaliste appelle avec une question pour aujourd'hui ?
Si la réponse exige le feu vert de trois personnes, vous y arriverez ou non, et cela ne dépend pas de vous, cela dépend de leurs agendas.
Où va ce que l'entreprise a dit publiquement l'an dernier ?
Si cela ne va nulle part, la prochaine fois que le même sujet sort vous répondez de mémoire, et c'est de là que viennent les incohérences que quelqu'un met ensuite côte à côte.
Nous prenons l'écoute et la préparation, vous gardez la position
La veille médias, le recueil du contexte et la préparation de matière factuelle peuvent être retirés du bureau. La rédaction d'une position et la décision de parler ou non restent à une personne.
- Une déclaration sur un sujet difficile est écrite par une personne. - Sans exception. Le système fournit les faits, l'historique de ce qui a été dit et le contexte de la publication, pas une déclaration toute prête.
- La veille doit distinguer une mention d'un sujet. - Sinon l'équipe cesse de lire les alertes au bout de deux semaines, et alors la veille est pire que pas de veille.
- L'archive des déclarations est un outil de travail. - Avant de répondre, vous voyez ce que l'entreprise a déjà dit sur le sujet, et c'est la façon la plus simple de ne pas vous contredire.
Périmètre
Ce qui peut être retiré du travail de communication
Dix-neuf tâches à titre d'exemple. Chacune a un point de validation humaine. Ci-dessous une sélection ; le périmètre, nous l'ajustons à votre processus.
Veille
- Écoute des mentions de l'entreprise, des marques et des membres de la direction
- Juger si une mention est un sujet ou une statistique (décision : le spécialiste)
- Une alerte quand l'intérêt pour un sujet augmente anormalement
- Veille des publications sur la concurrence et sur le secteur
- Un récapitulatif des médias qui écrivent le plus souvent sur vous et dans quel contexte
Préparation d'une déclaration
- Réunir les faits et les chiffres pour une déclaration, avec la source indiquée
- Vérifier ce que l'entreprise a déjà dit sur le sujet
- Un projet de départ de déclaration sur des sujets de routine (édition et validation : le spécialiste)
- La liste des personnes qui doivent la relire avant publication
- Des versions d'une déclaration pour différents publics (validation : le spécialiste)
Matière pour les médias
- Des notes d'entreprise à jour, des chiffres, des biographies
- Un jeu de photographies et de matière à télécharger
- L'historique des contacts avec un journaliste et des sujets sur lesquels il a interrogé
- Un rappel sur les demandes sans réponse avec une échéance
Positions et archive
- Un registre des questions difficiles avec les positions convenues
- Un rappel sur les positions à mettre à jour
- Une archive des déclarations avec la date, le canal et le contexte
- Détection d'un écart entre une position et une nouvelle déclaration
- Matière pour une revue de présence médiatique (conclusions : le spécialiste)
Une journée de travail
Aujourd'hui
- Vous apprenez une publication par une revue de presse ou par quelqu'un de l'entreprise
- Devant la question d'un journaliste, vous cherchez des chiffres dans des courriels et des présentations
- Vous n'êtes pas sûr de ce que l'entreprise a dit sur la même chose il y a un an
- Les positions sur les questions difficiles existent dans la tête des gens, pas sur le papier
- La même note d'entreprise circule en plusieurs versions
- Vous assemblez la revue de présence médiatique à la main avant le comité de direction
Avec l'assistance de l'IA
- Une publication vous parvient en quelques heures et non le lendemain
- Les faits et les chiffres d'une déclaration attendent, avec la source indiquée
- Vous voyez ce que l'entreprise a dit avant de dire quelque chose de nouveau
- Les positions sont écrites et ont une date de revue
- La matière pour les médias a une seule version en vigueur
- La revue médias est prête, vous y ajoutez les conclusions
- Délai de réponse
vous répondez dans la fenêtre où cela change encore quelque chose
une publication parvient à l'équipe quelques heures après son apparition
- Des positions cohérentes
l'entreprise dit la même chose quel que soit celui qui parle
les positions sont écrites au lieu d'être convenues à nouveau chaque fois
- Prêts pour une question difficile
une question qui vous prend de court arrive moins souvent
le registre des questions difficiles grandit à chaque situation
- Mémoire de ce qui a été dit
vous ne contredisez pas ce que vous avez dit avant
l'archive est à portée pendant que vous écrivez, pas après la publication
Nous commençons par l'archive, pas par la veille.
- Étape 1
Nous recueillons ce que vous avez déjà dit
Déclarations, communiqués et entretiens des dernières années en un seul endroit où l'on peut chercher. Inconfortable, parce que la matière est dispersée, et c'est précisément pour cela qu'elle est nécessaire.
- Étape 2
Positions sur les questions difficiles
Nous écrivons ce qui n'existe aujourd'hui qu'oralement. La liste vient de questions réellement posées, pas d'imaginer ce que quelqu'un pourrait demander.
- Étape 3
Veille avec seuil
Seulement maintenant. Lancée sans les étapes précédentes, elle produit des alertes auxquelles il n'y a rien à répondre.
- Étape 4
Matière et revues
Une seule version de la note d'entreprise, de la matière à télécharger, la revue de présence médiatique.
Questions fréquentes
Les questions qui reviennent à la première réunion
N'est-ce pas le prélude à des coupes dans l'équipe communication ?
Les équipes relations presse sont rarement pléthoriques : elles sont en général trop petites pour le nombre de sujets qu'elles devraient mener. Ce qu'on retire du bureau, c'est réunir de la matière, faire la veille et préparer des éléments de fond, pas l'écriture ni la décision sur ce que nous disons. La même équipe mène plus de sujets et laisse moins souvent tomber ceux pour lesquels il n'y a simplement pas de journée.
Cela relève-t-il du règlement sur l'IA ?
Le travail de communication n'est pas un usage à haut risque, mais c'est le seul poste ici où l'obligation d'étiquetage peut réellement s'appliquer. Elle couvre aussi le texte publié pour informer le public sur des sujets d'intérêt général, et un communiqué en est parfois exactement un. La solution est simple et découle du métier : le projet de départ est édité et publié sous le nom d'une personne, donc ce n'est pas du contenu généré au sens de la disposition.
Une question qui ne figure pas ici ? Réservez un appel
Étape suivante
Quand avez-vous répondu pour la dernière fois aux médias le jour même où la question est arrivée ?
Nous vous montrerons à quoi ressemble le travail d'une équipe communication quand les faits, l'historique des déclarations et les positions sont à portée pendant que vous écrivez.