Stanowisko
Rekruter
Jak szybko dowiadujecie się, że dobry kandydat właśnie przyjął inną ofertę? Zwykle wtedy, gdy oddzwaniacie po tygodniu. W rekrutacji tempo odpowiedzi jest częścią oferty, niezależnie od jej treści.
Rozmowa wstępna
Cztery pytania, od których byśmy zaczęli
Jak szybko kandydat dostaje od Was pierwszą odpowiedź?
Przy kilku dniach część najlepszych już rozmawia z kimś innym. To nie jest kwestia jakości procesu, tylko momentu, w którym się zaczyna.
Ile razy w roku rekrutujecie na to samo stanowisko?
Jeśli wielokrotnie, to za każdym razem powstaje nowy opis, nowe kryteria i nowa lista pytań - mimo że poprzednia rekrutacja zakończyła się trzy miesiące temu.
Gdzie trafiają kandydaci, którzy byli dobrzy, ale nie na to stanowisko?
Jeśli do archiwum, którego nikt nie przeszukuje, to przy następnej rekrutacji szukacie ich na rynku po raz drugi - i płacicie za to ogłoszeniem.
Co zostaje po rekrutacji, kiedy rekruter odchodzi?
Zatrudnieni zostają. Wiedza o tym, gdzie szukać tej roli, kto odrzucił ofertę i dlaczego, co działa w rozmowie - odchodzi razem z nim.
Zdejmujemy obsługę procesu, zostawiamy ocenę ludzi
Przegląd zgłoszeń pod kątem wymagań twardych, obsługa komunikacji i prowadzenie procesu dają się odciążyć. Ocena kandydata i decyzja o zatrudnieniu zostają po stronie człowieka - i to jest granica, której w tej roli nie przesuwamy.
- Żaden kandydat nie jest odrzucany automatycznie. - System porządkuje zgłoszenia wedle wymagań twardych i wskazuje, czego brakuje. Decyzję o odrzuceniu podejmuje rekruter.
- Kryteria są jawne i te same dla wszystkich. - Zapisane przed rozpoczęciem rekrutacji, nie dobierane w trakcie. To jest jedyny sposób, żeby porównanie kandydatów było uczciwe.
- Odpowiedź dostaje każdy. - Także ten, który odpada - i właśnie tu automatyzacja robi największą różnicę, bo dziś ta część przegrywa z pilniejszymi sprawami.
Zakres
Co da się odciążyć w rekrutacji
Dwadzieścia jeden przykładowych zadań. Każde ma punkt zatwierdzenia po stronie człowieka. Poniżej wybrane, a zakres dopasowujemy do Waszego procesu.
Opis roli i kryteria
- Opis stanowiska na podstawie wcześniejszych rekrutacji na tę rolę (zatwierdza: rekruter i menedżer)
- Rozdzielenie wymagań na konieczne i mile widziane
- Lista pytań rekrutacyjnych pod konkretne kryteria
- Widełki i warunki wobec poprzednich rekrutacji na to stanowisko
- Kanały, które wcześniej zadziałały dla tej roli
Przegląd zgłoszeń
- Uporządkowanie zgłoszeń wedle wymagań twardych (ocena: rekruter)
- Wskazanie braków w zgłoszeniu i pytań do kandydata
- Wyszukanie w bazie kandydatów z wcześniejszych procesów
- Oznaczenie zgłoszeń wymagających uwagi mimo niedopasowania formalnego
- Zestawienie napływu zgłoszeń w czasie wobec kanałów
Kontakt z kandydatem
- Potwierdzenie przyjęcia zgłoszenia
- Propozycje terminów rozmowy z kalendarzy obu stron
- Przypomnienia o rozmowie
- Informacja o wyniku etapu (treść decyzji: rekruter)
- Odpowiedź dla kandydatów, którzy odpadli
Proces, decyzja, baza
- Status wszystkich kandydatów w procesie, widoczny dla menedżera
- Przypomnienia o etapach bez ruchu
- Notatka z rozmowy z dyktowania (zatwierdza: rekruter)
- Zestawienie kandydatów wobec kryteriów (decyzja: menedżer)
- Dopisanie kandydata do bazy z powodem, dla którego warto wrócić
- Zestawienie przyczyn odrzucenia ofert przez kandydatów
Dzień pracy
Dzisiaj
- Przegląd zgłoszeń to wieczór z kilkudziesięcioma plikami
- Odpowiedź do kandydatów odpadających wysyłacie, jeśli starczy czasu
- Terminy rozmów ustalacie mailowo, po kilka wiadomości na osobę
- Menedżer pyta o status, a Wy odtwarzacie go z pamięci
- Kandydaci z poprzednich procesów istnieją, ale nikt ich nie przegląda
- Opis stanowiska piszecie od nowa, choć podobny powstał pół roku temu
Z asystą AI
- Zgłoszenia są uporządkowane wedle kryteriów, Wy oceniacie
- Każdy kandydat dostaje odpowiedź, także ten, który odpada
- Terminy proponują się z kalendarzy, Wy potwierdzacie
- Menedżer widzi status sam, bez pytania Was
- Baza podpowiada kandydatów z wcześniejszych procesów
- Opis roli startuje z poprzedniej rekrutacji na to stanowisko
- Czas do odpowiedzi kandydatowi
rzadziej tracicie kandydata na rzecz szybszej firmy
pierwszy kontakt przestaje czekać na wolną chwilę rekrutera
- Jakość krótkiej listy
menedżer dostaje kandydatów ocenionych wedle tych samych kryteriów
kryteria są zapisane przed startem, nie dobierane w trakcie
- Doświadczenie kandydata
odpowiedź dostaje każdy, kto aplikował
komunikacja przestaje przegrywać z pilniejszymi sprawami
- Pamięć o odrzuconych
dobry kandydat nie jest szukany na rynku po raz drugi
baza jest przeszukiwana przy każdej nowej rekrutacji
Zaczynamy od jednej, powtarzalnej rekrutacji, nie od wszystkich procesów.
- Krok 1
Spisujemy kryteria
Dla roli, na którą rekrutujecie najczęściej. To ćwiczenie zwykle ujawnia, że rekruter i menedżer mieli w głowie różne obrazy tego samego stanowiska.
- Krok 2
Komunikacja z kandydatem
Potwierdzenia, terminy, informacje o wyniku. Najszybszy efekt i najmniejsze ryzyko - nikogo tu nie ocenia się automatycznie.
- Krok 3
Porządkowanie zgłoszeń
Uporządkowanie wedle wymagań twardych, z pełną oceną po stronie rekrutera. Mierzymy, ile czasu to zdejmuje i czy nikt wartościowy nie przepada.
- Krok 4
Baza i wnioski
Powroty do wcześniejszych kandydatów i analiza przyczyn odrzuconych ofert. Wymaga kilku zamkniętych procesów, żeby miało z czego korzystać.
Częste pytania
Pytania, które padają na pierwszym spotkaniu
Czy rekruter będzie jeszcze potrzebny?
Tym bardziej, im mniej czasu spędza na umawianiu spotkań i odpisywaniu na te same pytania. Rekrutacja wygrywa albo przegrywa na rozmowie i na tym, jak szybko kandydat dostaje odpowiedź - a nie na sprawności obsługi skrzynki. Zakres, który tu opisujemy, zdejmuje obsługę, a nie ocenę. Oceny zresztą nie zdejmujemy świadomie, z powodów opisanych niżej.
Czy to podlega AI Act?
Systemy używane do rekrutacji i selekcji kandydatów są w AI Act wymienione wprost jako zastosowanie wysokiego ryzyka - z oceną skutków dla praw podstawowych, obowiązkiem poinformowania pracowników i ich przedstawicieli przed uruchomieniem, nadzorem człowieka i pełną dokumentacją. Kto taki system buduje, wchodzi dodatkowo w rolę dostawcy, z oceną zgodności i rejestracją.
Zostało pytanie, którego tu nie ma? Umów rozmowę
Następny krok
Ilu kandydatów straciliście w tym roku, bo odezwaliście się za późno?
Pokażemy Wam, jak wygląda rekrutacja, kiedy komunikacja z kandydatem przestaje czekać na wolną chwilę, a ocena zostaje tam, gdzie powinna.