Rolle
Sales Operations
Wer verantwortet, dass die Daten in Ihrem CRM wahr sind? Wenn die Antwort "alle" lautet, heißt das niemand - und der daraus gebaute Bericht geht an die Geschäftsführung und sieht genauso aus wie einer auf vollständigen Daten.
Erstgespräch
Vier Fragen, mit denen wir beginnen würden
Sales Operations verantwortet eine Ordnung, die es nicht erzeugt. Die Fragen unten sollen klären, wie viel Arbeit in das Nachholen fremder Ungenauigkeit geht.
Wer korrigiert die Datensätze nach den Vertrieblern?
Wenn eine Person, ist das eine Person, deren Zeit still in Datenqualitätsabteilung umbenannt wurde. Niemand nennt es so, weil in der Stellenbeschreibung etwas anderes stand.
Wohin geht ein außerhalb des vereinbarten Prozesses angelegter Datensatz?
Meist nirgendwohin - er bleibt in der Basis und beginnt sein eigenes Leben, bis jemand in einem Bericht oder bei einer Kundenübergabe darüber stolpert. Die Frage ist, ob Sie wissen, wie viele solcher Datensätze in einem Monat entstehen.
Was tun Sie nicht, obwohl Sie wissen, dass Sie es sollten?
Meist: Doppelte zusammenführen, tote Datensätze ausmisten, Unternehmensdaten aktualisieren. Alles wichtig und nie dringend, also verlieren sie gegen jede Anfrage nach einem Bericht bis morgen.
Wie oft im Monat korrigieren Sie dieselbe Art von Lücke?
Wenn oft, entsteht die Lücke schneller, als Sie sie nachholen - und sie von Hand zu korrigieren ist eine Arbeit ohne Ende. Die Frage ist dann nicht, wer sie korrigiert, sondern warum sie überhaupt entsteht.
Wir übernehmen das Nachholen, Sie behalten die Entscheidung
Lücken, Doppelte und Abweichungen zwischen Systemen zu erkennen, macht die Maschine. Was mit einer gefundenen Abweichung geschieht, klärt ein Mensch - denn das ist meist eine Entscheidung und keine Operation.
- Wir führen nichts von uns aus zusammen. - Das System zeigt Kandidaten für eine Zusammenführung auf und sagt, was geschehen würde. Welcher Datensatz der führende ist und ob überhaupt zusammengeführt wird, ist Ihre Entscheidung.
- Lücken gehen an die Quelle zurück. - Statt sie still zu füllen, erinnert das System den Vertriebler an das, was er nicht erfasst hat, bevor sich die Lücke in einen Bericht ausbreitet.
- Die Basis ist fertig, bevor jemand danach fragt. - Lücken, Doppelte und Datensätze ohne Verantwortlichen werden laufend gefangen, nicht am Vorabend eines Periodenabschlusses.
Umfang
Was sich aus Sales Operations herausnehmen lässt
Zwanzig Aufgaben als Beispiel. Jede hat einen Punkt menschlicher Freigabe. Unten eine Auswahl; den Umfang passen wir an Ihren Prozess an.
Datenhygiene
- Erkennen doppelter Unternehmen und Kontakte mit einem vorgeschlagenen führenden Datensatz (Zusammenführung: ein Mensch)
- Hinweis auf Datensätze mit Lücken in den fürs Reporting nötigen Feldern
- Markierung von Daten, die veraltet wirken - ein geänderter Name, eine geänderte Adresse oder ein geänderter Unternehmensstatus
- Erkennen von Opportunities ohne Aktivität und ohne Abschluss
- Die außerhalb des vereinbarten Prozesses angelegten Datensätze, aufgefächert
Eine vollständige Basis vor dem Reporting
- Hinweis auf Datensätze, die wegen fehlender Felder aus einem Bericht fallen werden
- Erkennen von Datensätzen, die Menschen zugeordnet sind, die nicht mehr hier arbeiten
- Ein Signal über Opportunities ohne Verantwortlichen nach Änderungen im Team
- Die Felder, die das Team am seltensten ausfüllt
- Die Liste der vor dem Periodenabschluss manuell zu schließenden Datensätze
Die Prozesse rund um eine Opportunity
- Prüfung, ob eine Opportunity vollständig ist, bevor sie in die nächste Phase geht
- Eine Erinnerung an die erforderlichen Einwilligungen und Dokumente
- Die freigabepflichtigen Preisabweichungen, aufgefächert (Freigabe: die Führungskraft)
- Erkennen von Abschlüssen ohne die erforderlichen Daten
- Überwachung der aus Verträgen folgenden Termine
Unterstützung der Vertriebler und Einarbeitung
- Antworten auf wiederkehrende Fragen zu Werkzeug und Prozess
- Vorbereitung eines Starterpakets für eine neue Person im Team
- Eine Liste der Einarbeitungsaufgaben mit Terminen
- Erkennen, welche Funktionen das Team trotz Rollout nicht nutzt
- Sammeln der Fehlermeldungen und ihre Gruppierung
Ein Arbeitstag
Heute
- Der Montag geht für das Zusammentragen eines Berichts aus drei Quellen drauf, die nicht zusammenpassen
- Ad-hoc-Datenanfragen kommen per E-Mail und unterbrechen alles andere
- Doppelte werden zusammengeführt, wenn jemand darüber stolpert
- Lücken in Datensätzen entdecken Sie in dem Moment, in dem der Bericht bereits fertig ist
- Eine neue Person im Team lernt das Werkzeug, indem sie Sie fragt
- Die Definition einer Kennzahl existiert, aber in Ihrem Kopf
Mit AI-Unterstützung
- Der Bericht setzt sich aus festgehaltenen Definitionen zusammen; Ihre Arbeit ist der Kommentar, nicht das Sammeln von Zahlen
- Ad-hoc-Datenanfragen gehen an fertige Ansichten, nicht an Ihr Postfach
- Die Kandidaten für eine Zusammenführung warten auf einer Liste, Sie entscheiden, was verbunden wird
- Die Lücken sind bekannt, bevor Sie die Periode schließen - und sie gehen an den zurück, der sie gelassen hat
- Eine neue Person geht durch das Starterpaket, und die nicht standardmäßigen Fragen erreichen Sie
- Die Kennzahlendefinitionen stehen neben den Zahlen und werden von allen gelesen, die in den Bericht schauen
- Ein verlässlicher Bericht
die Zahlen, die an die Geschäftsführung gehen, haben eine festgehaltene Herkunft
die Definition einer Kennzahl ist nicht mehr das Wissen einer Person
- Die Zeit des Vertrieblers
weniger Nachfassen und weniger Nachtragen von Einträgen
Lücken kommen sofort zurück statt gebündelt vor einer Durchsicht
- Ein wiederholbarer Prozess
dieselbe Phase sieht für alle gleich aus
die Vollständigkeitsprüfung steckt im Prozess statt in jemandes Gewohnheit
- Widerstandsfähigkeit gegen Fluktuation
der Weggang einer Person aus Sales Operations hält das Reporting nicht an
wie eine Zahl entsteht, ist aufgeschrieben
Wir beginnen mit einem Bericht, nicht damit, die ganze Basis zu ordnen.
- Schritt 1
Wir nehmen einen wiederkehrenden Bericht
Den, der am häufigsten Streit auslöst. Wir schreiben auf, woher jede Zahl kommt - und meist stellt sich heraus, dass zwei Menschen dasselbe unterschiedlich zählen und beide nach ihrer eigenen Definition recht haben.
- Schritt 2
Wir schreiben die Definitionen auf
Die Definition einer Kennzahl ist kein mündliches Wissen mehr. Das ist der Moment, in dem Abweichungen aufhören, ein Ärgernis zu sein, und eine zu klärende Tatsache werden.
- Schritt 3
Erkennen statt korrigieren
Wir ergänzen das Erkennen von Lücken, Doppelten und Abweichungen - mit Rückmeldung an die Quelle statt stiller Korrektur.
- Schritt 4
Ausweitung
Weitere Berichte und Vollständigkeitsprüfungen an den Phasen. Erst hier ergibt es Sinn, über automatische Übersichten zu sprechen, denn früher beruhten sie auf Daten, denen niemand traut.
Häufige Fragen
Fragen, die beim ersten Treffen aufkommen
Wer verantwortet es, wenn bei einer Zusammenführung eine Kontakthistorie verloren geht?
Die Person, die die Zusammenführung freigegeben hat - und deshalb sieht sie vor der Zusammenführung genau, was mit jeder Verknüpfung geschieht. Ob sich das rückgängig machen lässt, hängt von den Fähigkeiten Ihres Systems ab und muss zu Beginn geklärt werden, bevor jemand zum ersten Mal klickt.
Wird diese Rolle nicht mehr gebraucht?
Nein, obwohl sich ändert, was sie ist. Heute tippt und sammelt Sales Operations großenteils; morgen wacht sie über die Ordnung in den Daten, die keine Automatisierung ordnen kann - Datensätze zusammenführen, Vollständigkeit an den Phasen, was die Vertriebler nicht erfasst haben. Das ist schwerere und nötigere Arbeit, als an einem Montagmorgen einen Bericht zusammenzutragen.
Fällt das unter die KI-Verordnung?
Vertriebsdaten zu ordnen ist keine Hochrisiko-Anwendung. Der Punkt, der Aufmerksamkeit braucht, liegt woanders: Die Datensätze enthalten personenbezogene Daten von Kontakten, also gelten die Regeln ihrer Verarbeitung - Umfang, Rechtsgrundlage und Aufbewahrungsdauer.
Ihre Frage steht nicht dabei? Gespräch vereinbaren
Nächster Schritt
Welcher Bericht löst in Ihrem Unternehmen den meisten Streit über die Zahlen aus?
Wir zeigen Ihnen, wie dieser Bericht aussieht, wenn jede Zahl eine festgehaltene Herkunft hat und sich auf eine Abweichung zwischen Systemen zeigen lässt.