Puesto
Contabilidad
¿Cómo sabéis que la regla con la que contabilizáis un tipo de documento sigue vigente? La normativa y las interpretaciones cambian a lo largo del año, y la responsabilidad por un asiento lleva nombre y apellidos.
Conversación inicial
Cuatro preguntas por las que empezaríamos
¿Cómo sabéis que la regla para contabilizar un tipo de documento está vigente?
Normalmente: porque así se ha hecho siempre. Eso funciona hasta el primer cambio de norma o de interpretación, y entonces corregís hacia atrás, porque nadie se dio cuenta de que algo había cambiado.
¿Qué hacéis cuando el documento y el sistema dicen cosas distintas?
Cuando la factura muestra un importe y el pedido otro, resolverlo cuesta unas cuantas llamadas. La pregunta es si después de esas llamadas queda algún registro.
¿En qué mesa acaba un documento que nadie sabe clasificar?
Normalmente en la de la persona con más experiencia del equipo, y es ella el cuello de botella real, diga lo que diga el reparto de funciones.
¿Qué tipo de documento se repite más a menudo?
Si el equipo puede nombrar tres de memoria, la mayor parte del trabajo es repetitiva, y aun así cada ejemplar pasa por los mismos pasos manuales.
Nos quedamos con la repetición, vosotros con la clasificación
Una primera propuesta de asiento para los documentos repetitivos, el control de que el periodo está completo y el seguimiento de los cambios normativos se pueden quitar del escritorio. Clasificar los casos atípicos y la responsabilidad por el asiento se quedan con el contable.
- Cada asiento se aprueba con nombre y apellidos. - El sistema prepara una propuesta según vuestras reglas, no según las suyas. El asiento nace solo después de la aprobación, y esa aprobación es la firma.
- La regla está escrita, no recordada. - Para cada tipo de documento está claro cómo lo clasificamos y desde cuándo se aplica esa regla. Cuando cambia la norma, se ve a qué afecta.
- Una duda va a una persona de inmediato. - El sistema no elige la cuenta más probable. Un documento atípico se señala en lugar de contabilizarse a ojo.
Alcance
Qué se puede quitar del trabajo contable
Diecinueve tareas de ejemplo. Cada una tiene un punto de aprobación humana. Abajo una selección, y el alcance lo ajustamos a vuestro proceso.
Asiento y clasificación
- Una propuesta de asiento para documentos repetitivos (aprueba: el contable)
- Reconocer el tipo de documento y asociarlo a una regla
- Señalar documentos atípicos frente al historial del proveedor (clasifica: el contable)
- Comprobar que los tipos impositivos y las marcas son correctos
- Detectar un documento ya contabilizado
Control de que el mes está completo
- Un resumen de los documentos pendientes de contabilizar
- Detectar huecos en la numeración de vuestros propios documentos
- Señalar proveedores cuyo documento suele llegar y este periodo no llegó
- Comprobar que los registros cuadran con el libro mayor
- Una lista de asientos que necesitan corrección antes del cierre
Cambios en las reglas
- Seguimiento de los cambios normativos que afectan a vuestro sector (valoración de los efectos: el contable)
- Señalar los tipos de documento a los que afecta un cambio
- Un registro de reglas de contabilización con la fecha desde la que se aplican
- El historial de cómo se clasificó antes un tipo de documento
Conciliaciones, justificantes, archivo
- Señalar las cuentas que requieren confirmación de saldo antes del cierre del ejercicio
- Señalar las diferencias con el historial de cómo surgieron
- Comprobar que los justificantes de los asientos están completos
- Encontrar el justificante de un asiento concreto
- Preparar un resumen para una inspección o una auditoría
Un día de trabajo
Hoy
- La mayor parte del día son documentos que parecen los de ayer y se contabilizan igual
- Ante un documento atípico acudís a una compañera con más antigüedad
- Os enteráis de un cambio normativo por un boletín o por la asesoría
- Comprobáis que el periodo está completo al final, repasando los registros
- Ante una pregunta sobre un asiento de hace un año buscáis en archivadores
- Las reglas de contabilización existen, pero en la cabeza de unas pocas personas
Con asistencia de IA
- Los documentos repetitivos esperan con una propuesta de asiento para aprobar
- Un documento atípico está señalado como atípico antes de que os sentéis con él
- Un cambio normativo llega señalando los tipos de documento a los que afecta
- Veis los huecos del periodo sobre la marcha, no al final
- Encontráis el justificante de un asiento de inmediato, desde el propio asiento
- Las reglas están escritas con su fecha de aplicación, así que se pueden traspasar
- Seguridad de la responsabilidad
menos asientos hechos de memoria y con prisa
el trabajo repetitivo deja de competir por la atención con los casos difíciles
- Reglas vigentes
un cambio normativo llega a los tipos de documento concretos
las reglas están escritas, así que se puede mostrar a qué afecta un cambio
- Tiempo para los casos difíciles
un caso atípico recibe la atención que merece
no compite con cien documentos rutinarios
- Justificantes completos
una inspección y una auditoría son más cortas
el justificante está unido al asiento y no se busca por los archivadores
Empezamos por un tipo de documento, no por todo el libro mayor.
- Paso 1
Escribimos las reglas que ya aplicáis
Para los tipos de documento más frecuentes. El ejercicio vale por sí mismo: suele revelar que dos personas del equipo contabilizan lo mismo de distinta manera y ambas están convencidas de tener razón.
- Paso 2
Un tipo de documento, cada asiento aprobado
Una propuesta de asiento para los documentos repetitivos, aprobada sin excepción. Medimos cuántos necesitan corrección de verdad.
- Paso 3
Control de que el periodo está completo
Huecos, números que faltan, patrones atípicos. Funciona de inmediato y no pide nada a otros departamentos.
- Paso 4
Cambios en las reglas y archivo de justificantes
Al final, porque descansan en el registro de reglas del paso 1.
Preguntas frecuentes
Preguntas que surgen en la primera reunión
¿Significa esto que necesitamos menos contables?
La contabilidad rara vez tiene exceso de manos; suele tener exceso de plazos. Quitar del escritorio el asiento y los controles de integridad no cambia el número de obligaciones, solo cuántas de ellas se hacen en los dos últimos días del mes. Un equipo que no trabaja a la carrera comete menos errores y tiene tiempo para las conciliaciones que hoy pasan al periodo siguiente.
¿Esto entra en el ámbito del Reglamento de IA?
Apoyar la contabilización no es un uso de alto riesgo. Lo que sí se aplica son los requisitos de la ley contable sobre los justificantes, la pista de auditoría y la responsabilidad por el asiento, y esos se quedan enteramente en manos de una persona, lo que aquí es una construcción deliberada y no una limitación.
¿Os queda alguna pregunta que no esté aquí? Reservad una llamada
Siguiente paso
¿Qué parte del trabajo de vuestro equipo son documentos que parecen los de ayer?
Os enseñaremos cómo es un mes en contabilidad cuando la rutina deja de competir por la atención con los asuntos que de verdad requieren una decisión.