Stanowisko
Księgowość
Skąd wiecie, że zasada, wedle której księgujecie dany typ dokumentu, jest nadal aktualna? Przepisy i interpretacje zmieniają się w trakcie roku, a odpowiedzialność za zapis jest imienna.
Rozmowa wstępna
Cztery pytania, od których byśmy zaczęli
Skąd wiecie, że zasada księgowania danego typu dokumentu jest aktualna?
Zwykle: bo tak się robiło. To działa do pierwszej zmiany przepisu albo interpretacji - a wtedy poprawiacie wstecz, bo nikt nie zauważył, że coś się zmieniło.
Co robicie, kiedy dokument i system mówią co innego?
Gdy faktura ma jedną kwotę, a zamówienie drugą, rozstrzygnięcie zajmuje kilka telefonów. Pytanie brzmi, czy po tych telefonach zostaje gdziekolwiek ślad.
Na czyim biurku kończy się dokument, którego nikt nie umie zakwalifikować?
Zwykle na biurku najbardziej doświadczonej osoby w zespole - i to ona jest realnym wąskim gardłem, niezależnie od tego, co mówi podział obowiązków.
Który typ dokumentu powtarza się u Was najczęściej?
Jeśli zespół wymienia trzy z pamięci, to znaczy, że większość pracy jest powtarzalna - a mimo to każdy egzemplarz przechodzi przez te same ręczne czynności.
Zdejmujemy powtarzalność, zostawiamy kwalifikację
Wstępna dekretacja dokumentów powtarzalnych, kontrola kompletności okresu i śledzenie zmian w przepisach dają się odciążyć. Kwalifikacja przypadków nietypowych i odpowiedzialność za zapis zostają po stronie księgowego.
- Każdy zapis jest zatwierdzany imiennie. - System przygotowuje propozycję wedle Waszych zasad, nie wedle własnych. Zapis powstaje dopiero po akceptacji i to ona jest podpisem.
- Zasada jest zapisana, nie pamiętana. - Dla każdego typu dokumentu wiadomo, jak go kwalifikujemy i od kiedy ta zasada obowiązuje. Przy zmianie przepisu widać, czego dotyczy.
- Wątpliwość idzie do człowieka od razu. - System nie wybiera najbardziej prawdopodobnego konta. Dokument nietypowy jest oznaczany, a nie zaksięgowany z domysłu.
Zakres
Co da się odciążyć w pracy księgowej
Dziewiętnaście przykładowych zadań. Każde ma punkt zatwierdzenia po stronie człowieka. Poniżej wybrane, a zakres dopasowujemy do Waszego procesu.
Dekretacja i klasyfikacja
- Propozycja dekretu dla dokumentów powtarzalnych (zatwierdza: księgowy)
- Rozpoznanie typu dokumentu i przypisanie do zasady
- Oznaczenie dokumentów nietypowych wobec historii kontrahenta (kwalifikuje: księgowy)
- Kontrola poprawności stawek i oznaczeń
- Wykrycie dokumentu już zaksięgowanego
Kontrola kompletności miesiąca
- Zestawienie dokumentów oczekujących na zaksięgowanie
- Wykrycie luk w numeracji dokumentów własnych
- Wskazanie kontrahentów, od których zwykle przychodzi dokument, a w tym okresie nie przyszedł
- Kontrola zgodności rejestrów z księgą
- Lista zapisów wymagających korekty przed zamknięciem
Zmiany w zasadach
- Monitoring zmian w przepisach dotyczących Waszej branży (ocena skutków: księgowy)
- Wskazanie typów dokumentów, których zmiana dotyczy
- Rejestr zasad księgowania z datą obowiązywania
- Historia tego, jak dany typ dokumentu był kwalifikowany wcześniej
Uzgodnienia, dowody, archiwum
- Wskazanie kont wymagających potwierdzenia salda przed zamknięciem roku
- Wskazanie różnic z historią ich powstania
- Kontrola kompletności dowodów do zapisów
- Wyszukanie dowodu do konkretnego zapisu
- Przygotowanie zestawienia na potrzeby kontroli albo badania
Dzień pracy
Dzisiaj
- Większość dnia to dokumenty, które wyglądają jak wczorajsze i są księgowane tak samo
- Przy dokumencie nietypowym idziecie do koleżanki z większym stażem
- O zmianie przepisu dowiadujecie się z newslettera albo od biura
- Kompletność okresu sprawdzacie pod koniec, przeglądając rejestry
- Przy pytaniu o zapis sprzed roku szukacie w segregatorach
- Zasady księgowania istnieją, ale w głowach kilku osób
Z asystą AI
- Dokumenty powtarzalne czekają z gotową propozycją dekretu do akceptacji
- Nietypowy dokument jest oznaczony jako nietypowy, zanim do niego usiądziecie
- Zmiana przepisu przychodzi ze wskazaniem, których typów dokumentów dotyczy
- Braki w okresie widzicie na bieżąco, nie na koniec
- Dowód do zapisu znajdujecie od razu, z poziomu zapisu
- Zasady są spisane z datą obowiązywania, więc da się je przekazać
- Bezpieczeństwo odpowiedzialności
mniej zapisów zrobionych z pamięci i w pośpiechu
praca powtarzalna przestaje konkurować o uwagę ze sprawami trudnymi
- Aktualność zasad
zmiana przepisu dociera do konkretnych typów dokumentów
zasady są spisane, więc da się wskazać, czego zmiana dotyczy
- Czas na sprawy trudne
przypadek nietypowy dostaje uwagę, na jaką zasługuje
nie konkuruje z setką dokumentów rutynowych
- Kompletność dowodów
kontrola i badanie są krótsze
dowód jest powiązany z zapisem, nie szukany po segregatorach
Zaczynamy od jednego typu dokumentu, nie od całej księgi.
- Krok 1
Spisujemy zasady, które już stosujecie
Dla najczęstszych typów dokumentów. To ćwiczenie ma wartość samo w sobie - zwykle ujawnia, że dwie osoby w zespole księgują to samo inaczej i obie są przekonane, że robią to poprawnie.
- Krok 2
Jeden typ dokumentu, akceptacja każdego zapisu
Propozycja dekretu dla dokumentów powtarzalnych, z zatwierdzaniem bez wyjątku. Mierzymy, ile realnie wymaga poprawki.
- Krok 3
Kontrola kompletności okresu
Braki, luki, nietypowe wzorce. Działa od razu i nie wymaga niczego od innych działów.
- Krok 4
Zmiany w zasadach i archiwum dowodów
Na końcu, bo opierają się na rejestrze zasad z kroku 1.
Częste pytania
Pytania, które padają na pierwszym spotkaniu
Czy to znaczy, że potrzebujemy mniej księgowych?
Księgowość rzadko ma nadmiar rąk - zwykle ma nadmiar terminów. Odciążenie dekretacji i kontroli kompletności nie zmienia liczby obowiązków, tylko to, ile z nich wykonuje się w ostatnich dwóch dniach miesiąca. Zespół, który nie pracuje w trybie wyścigu, popełnia mniej błędów i ma czas na uzgodnienia, które dziś przechodzą na następny okres.
Czy to podlega AI Act?
Wsparcie dekretacji nie jest zastosowaniem wysokiego ryzyka. Obowiązują natomiast wymogi ustawy o rachunkowości dotyczące dowodów, śladu rewizyjnego i odpowiedzialności za zapis - i te pozostają w całości po stronie człowieka, co jest tu świadomą konstrukcją, a nie ograniczeniem.
Zostało pytanie, którego tu nie ma? Umów rozmowę
Następny krok
Jaka część pracy Waszego zespołu to dokumenty wyglądające jak wczorajsze?
Pokażemy Wam, jak wygląda miesiąc w księgowości, kiedy rutyna przestaje konkurować o uwagę ze sprawami, które naprawdę wymagają decyzji.