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Comptabilité
Comment savez-vous que la règle selon laquelle vous comptabilisez un type de document donné est encore à jour ? La réglementation et les interprétations changent en cours d'année, et la responsabilité d'une écriture porte un nom.
Entretien préalable
Quatre questions par lesquelles nous commencerions
Comment savez-vous que la règle de comptabilisation d'un type de document est à jour ?
En général : parce que c'est ainsi qu'on a toujours fait. Cela marche jusqu'au premier changement de loi ou d'interprétation, et alors vous corrigez rétroactivement, parce que personne n'a remarqué que quelque chose avait changé.
Que faites-vous quand le document et le système disent des choses différentes ?
Quand la facture montre un montant et la commande un autre, régler cela prend quelques appels. La question est de savoir s'il reste une trace après ces appels.
Sur quel bureau atterrit un document que personne ne sait classer ?
En général celui de la personne la plus expérimentée de l'équipe, et c'est elle le véritable goulot d'étranglement, quoi que dise la répartition des tâches.
Quel type de document revient le plus souvent ?
Si l'équipe peut en nommer trois de mémoire, l'essentiel du travail est répétitif, et pourtant chaque exemplaire passe par les mêmes étapes manuelles.
Nous prenons la répétition, vous gardez la qualification
Une première passe de comptabilisation des documents répétitifs, la vérification de l'exhaustivité de la période et le suivi des changements réglementaires peuvent être retirés du bureau. Qualifier les cas inhabituels et la responsabilité de l'écriture restent au comptable.
- Chaque écriture est validée nominativement. - Le système prépare une proposition selon vos règles, pas les siennes. L'écriture ne se crée qu'après validation, et cette validation est la signature.
- La règle est écrite, pas mémorisée. - Pour chaque type de document, on sait comment nous le qualifions et depuis quand cette règle s'applique. Quand la loi change, on voit ce qu'elle affecte.
- Un doute va tout de suite à une personne. - Le système ne choisit pas le compte le plus probable. Un document inhabituel est signalé plutôt que comptabilisé sur une conjecture.
Périmètre
Ce qui peut être retiré du travail comptable
Dix-neuf tâches à titre d'exemple. Chacune a un point de validation humaine. Ci-dessous une sélection ; le périmètre, nous l'ajustons à votre processus.
Comptabilisation et qualification
- Une comptabilisation proposée pour les documents répétitifs (validation : le comptable)
- Reconnaître le type de document et le rattacher à une règle
- Signalement des documents inhabituels au regard de l'historique de la contrepartie (qualification : le comptable)
- Vérification que les taux et les mentions sont corrects
- Détection d'un document déjà comptabilisé
Vérification de l'exhaustivité du mois
- Un récapitulatif des documents en attente de comptabilisation
- Détection des trous dans la numérotation de vos propres documents
- Signalement des contreparties dont le document arrive d'habitude et n'est pas arrivé cette période
- Vérification de la concordance des journaux avec le grand livre
- Une liste des écritures à corriger avant la clôture
Changements de règles
- Veille des changements réglementaires touchant votre secteur (appréciation des effets : le comptable)
- Signalement des types de document qu'un changement affecte
- Un registre des règles de comptabilisation avec la date d'application
- L'historique de la façon dont un type de document était qualifié auparavant
Rapprochements, justificatifs, archive
- Signalement des comptes demandant une confirmation de solde avant la clôture annuelle
- Signalement des différences avec l'historique de leur apparition
- Vérification de l'exhaustivité des justificatifs des écritures
- Retrouver le justificatif d'une écriture précise
- Préparation d'un récapitulatif pour un contrôle ou un audit
Une journée de travail
Aujourd'hui
- L'essentiel de la journée, ce sont des documents qui ressemblent à ceux d'hier et se comptabilisent pareil
- Devant un document inhabituel, vous allez voir un collègue plus ancien
- Vous apprenez un changement de loi par une lettre d'information ou par votre cabinet comptable
- Vous vérifiez l'exhaustivité de la période à la fin, en parcourant les journaux
- Devant une question sur une écriture d'il y a un an, vous cherchez dans des classeurs
- Les règles de comptabilisation existent, mais dans la tête de quelques personnes
Avec l'assistance de l'IA
- Les documents répétitifs attendent avec une comptabilisation proposée à valider
- Un document inhabituel est signalé comme inhabituel avant que vous ne vous y mettiez
- Un changement de loi arrive avec les types de document qu'il affecte signalés
- Vous voyez les trous de la période au fil de l'eau, pas à la fin
- Vous retrouvez le justificatif d'une écriture tout de suite, depuis l'écriture elle-même
- Les règles sont écrites avec leur date d'application, donc elles peuvent se transmettre
- Sécurité de la responsabilité
moins d'écritures faites de mémoire et dans la précipitation
le travail répétitif cesse de disputer l'attention aux cas difficiles
- Des règles à jour
un changement de loi atteint les types de document concernés
les règles sont écrites, donc on peut montrer ce qu'un changement affecte
- Du temps pour les cas difficiles
un cas inhabituel reçoit l'attention qu'il mérite
il ne dispute pas la place à cent documents de routine
- Des justificatifs complets
un contrôle et un audit sont plus courts
le justificatif est lié à l'écriture plutôt que cherché dans des classeurs
Nous commençons par un type de document, pas par tout le grand livre.
- Étape 1
Nous écrivons les règles que vous appliquez déjà
Pour les types de document les plus fréquents. L'exercice a de la valeur en soi : il révèle en général que deux personnes de l'équipe comptabilisent la même chose différemment et que les deux sont convaincues d'avoir raison.
- Étape 2
Un type de document, chaque écriture validée
Une comptabilisation proposée pour les documents répétitifs, validée sans exception. Nous mesurons combien ont réellement besoin d'être corrigées.
- Étape 3
Vérification de l'exhaustivité de la période
Trous, numéros manquants, motifs inhabituels. Cela fonctionne tout de suite et ne demande rien aux autres services.
- Étape 4
Changements de règles et archive des justificatifs
En dernier, parce qu'ils reposent sur le registre des règles de l'étape 1.
Questions fréquentes
Les questions qui reviennent à la première réunion
Cela veut-il dire qu'il faut moins de comptables ?
La comptabilité a rarement un excédent de bras : elle a en général un excédent d'échéances. Reprendre la comptabilisation et les contrôles d'exhaustivité ne change pas le nombre d'obligations, seulement combien d'entre elles se font les deux derniers jours du mois. Une équipe qui ne travaille pas en mode course fait moins d'erreurs et a du temps pour les rapprochements qui glissent aujourd'hui sur la période suivante.
Cela relève-t-il du règlement sur l'IA ?
Soutenir la comptabilisation n'est pas un usage à haut risque. Ce qui s'applique, ce sont les exigences de la loi comptable sur les justificatifs, la piste d'audit et la responsabilité de l'écriture, et celles-ci restent entièrement à une personne, ce qui est ici une construction délibérée et non une limitation.
Une question qui ne figure pas ici ? Réservez un appel
Étape suivante
Quelle part du travail de votre équipe est faite de documents qui ressemblent à ceux d'hier ?
Nous vous montrerons à quoi ressemble un mois en comptabilité quand la routine cesse de disputer l'attention aux sujets qui demandent vraiment une décision.