Rolle
Buchhaltung
Woher wissen Sie, dass die Regel, nach der Sie eine Belegart buchen, noch aktuell ist? Vorschriften und Auslegungen ändern sich im Laufe des Jahres, und die Verantwortung für eine Buchung trägt einen Namen.
Erstgespräch
Vier Fragen, mit denen wir beginnen würden
Woher wissen Sie, dass die Buchungsregel für eine Belegart aktuell ist?
Meist: weil es so gemacht wird. Das funktioniert bis zur ersten Gesetzes- oder Auslegungsänderung - und dann korrigieren Sie rückwirkend, weil niemand bemerkt hat, dass sich etwas geändert hat.
Was tun Sie, wenn Beleg und System Verschiedenes sagen?
Wenn die Rechnung einen Betrag zeigt und die Bestellung einen anderen, kostet die Klärung ein paar Telefonate. Die Frage ist, ob nach diesen Anrufen eine Spur bleibt.
Auf wessen Schreibtisch landet ein Beleg, den niemand einordnen kann?
Meist auf dem der erfahrensten Person im Team - und sie ist der eigentliche Engpass, was die Aufgabenverteilung auch sagen mag.
Welche Belegart wiederholt sich am häufigsten?
Wenn das Team drei aus dem Gedächtnis nennen kann, ist der größte Teil der Arbeit repetitiv - und trotzdem geht jedes Exemplar dieselben manuellen Schritte.
Wir übernehmen die Wiederholung, Sie behalten die Einordnung
Eine Vorab-Buchung repetitiver Belege, die Prüfung der Vollständigkeit der Periode und das Verfolgen von Änderungen der Vorschriften lassen sich vom Schreibtisch nehmen. Ungewöhnliche Fälle einzuordnen und die Verantwortung für die Buchung bleiben beim Buchhalter.
- Jede Buchung wird namentlich freigegeben. - Das System bereitet einen Vorschlag nach Ihren Regeln vor, nicht nach eigenen. Die Buchung entsteht erst nach der Freigabe, und diese Freigabe ist die Unterschrift.
- Die Regel ist aufgeschrieben, nicht erinnert. - Für jede Belegart ist klar, wie wir sie einordnen und ab wann diese Regel gilt. Wenn sich das Recht ändert, ist sichtbar, was es betrifft.
- Ein Zweifel geht sofort an einen Menschen. - Das System wählt nicht das wahrscheinlichste Konto. Ein ungewöhnlicher Beleg wird gemeldet statt auf Verdacht gebucht.
Umfang
Was sich aus der Buchhaltungsarbeit herausnehmen lässt
Neunzehn Aufgaben als Beispiel. Jede hat einen Punkt menschlicher Freigabe. Unten eine Auswahl; den Umfang passen wir an Ihren Prozess an.
Buchung und Einordnung
- Eine vorgeschlagene Buchung für repetitive Belege (Freigabe: der Buchhalter)
- Erkennen der Belegart und Zuordnung zu einer Regel
- Mitteilung von Belegen, die gegenüber der Historie des Kontrahenten ungewöhnlich sind (Einordnung: der Buchhalter)
- Prüfung der Korrektheit der Sätze und Kennzeichnungen
- Erkennen eines bereits gebuchten Belegs
Prüfung der Vollständigkeit des Monats
- Eine Übersicht der zur Buchung anstehenden Belege
- Erkennen von Lücken in der Nummerierung eigener Belege
- Hinweis auf Kontrahenten, deren Beleg üblicherweise eintrifft und in dieser Periode nicht
- Prüfung, ob die Register mit dem Hauptbuch übereinstimmen
- Eine Liste der vor dem Abschluss zu korrigierenden Buchungen
Änderungen der Regeln
- Beobachtung der Änderungen der Vorschriften, die Ihre Branche betreffen (Einschätzung der Folgen: der Buchhalter)
- Hinweis auf die Belegarten, die eine Änderung betrifft
- Ein Register der Buchungsregeln mit dem Datum ihrer Geltung
- Die Historie, wie eine Belegart früher eingeordnet wurde
Abstimmungen, Nachweise, Archiv
- Hinweis auf Konten, die vor dem Jahresabschluss eine Saldenbestätigung brauchen
- Hinweis auf Differenzen mit der Historie ihrer Entstehung
- Prüfung der Vollständigkeit der Nachweise hinter Buchungen
- Auffinden des Nachweises zu einer bestimmten Buchung
- Vorbereitung einer Übersicht für eine Prüfung oder ein Audit
Ein Arbeitstag
Heute
- Der größte Teil des Tages sind Belege, die wie die von gestern aussehen und gleich gebucht werden
- Bei einem ungewöhnlichen Beleg gehen Sie zu einer Kollegin mit längerer Erfahrung
- Von einer Gesetzesänderung erfahren Sie aus einem Newsletter oder von Ihrem Steuerbüro
- Die Vollständigkeit der Periode prüfen Sie am Ende, indem Sie die Register durchgehen
- Bei einer Frage zu einer Buchung von vor einem Jahr durchsuchen Sie Ordner
- Die Buchungsregeln existieren, aber in den Köpfen einiger weniger
Mit AI-Unterstützung
- Repetitive Belege warten mit einer vorgeschlagenen Buchung zur Freigabe
- Ein ungewöhnlicher Beleg wird als ungewöhnlich gemeldet, bevor Sie sich daransetzen
- Eine Gesetzesänderung kommt mit dem Hinweis auf die betroffenen Belegarten
- Sie sehen Lücken in der Periode laufend, nicht am Ende
- Sie finden den Nachweis zu einer Buchung sofort, von der Buchung aus
- Die Regeln sind mit dem Datum ihrer Geltung aufgeschrieben, sie lassen sich also übergeben
- Sicherheit der Verantwortung
weniger Buchungen aus dem Gedächtnis und in Eile
repetitive Arbeit konkurriert nicht mehr mit den schwierigen Fällen um Aufmerksamkeit
- Aktuelle Regeln
eine Gesetzesänderung erreicht die konkreten Belegarten
die Regeln sind aufgeschrieben, es lässt sich also zeigen, was eine Änderung betrifft
- Zeit für die schweren Fälle
ein ungewöhnlicher Fall bekommt die Aufmerksamkeit, die er verdient
er konkurriert nicht mit hundert Routinebelegen
- Vollständige Nachweise
eine Prüfung und ein Audit sind kürzer
der Nachweis ist mit der Buchung verknüpft statt in Ordnern gesucht
Wir beginnen mit einer Belegart, nicht mit dem ganzen Hauptbuch.
- Schritt 1
Wir schreiben die Regeln auf, die Sie bereits anwenden
Für die häufigsten Belegarten. Die Übung hat einen Wert an sich - meist zeigt sich, dass zwei Menschen im Team dasselbe unterschiedlich buchen und beide überzeugt sind, recht zu haben.
- Schritt 2
Eine Belegart, jede Buchung freigegeben
Eine vorgeschlagene Buchung für repetitive Belege, ausnahmslos freigegeben. Wir messen, wie viele tatsächlich zu korrigieren sind.
- Schritt 3
Prüfung der Vollständigkeit der Periode
Lücken, fehlende Nummern, ungewöhnliche Muster. Es wirkt sofort und verlangt von anderen Abteilungen nichts.
- Schritt 4
Regeländerungen und das Nachweisarchiv
Zuletzt, weil sie auf dem Regelregister aus Schritt 1 beruhen.
Häufige Fragen
Fragen, die beim ersten Treffen aufkommen
Heißt das, wir brauchen weniger Buchhalter?
Die Buchhaltung hat selten einen Überschuss an Händen - meist einen Überschuss an Fristen. Die Buchung und die Vollständigkeitsprüfungen zu übernehmen ändert die Zahl der Pflichten nicht, nur wie viele davon in den letzten zwei Tagen des Monats erledigt werden. Ein Team, das nicht im Wettlaufmodus arbeitet, macht weniger Fehler und hat Zeit für die Abstimmungen, die sich heute in die nächste Periode schieben.
Fällt das unter die KI-Verordnung?
Das Buchen zu unterstützen ist keine Hochrisiko-Anwendung. Es gelten die handelsrechtlichen Anforderungen an Nachweise, Prüfpfad und Verantwortung für die Buchung - und die bleiben vollständig bei einem Menschen, was hier eine bewusste Konstruktion ist und keine Einschränkung.
Ihre Frage steht nicht dabei? Gespräch vereinbaren
Nächster Schritt
Welcher Anteil der Arbeit Ihres Teams sind Belege, die wie die von gestern aussehen?
Wir zeigen Ihnen, wie ein Monat in der Buchhaltung aussieht, wenn die Routine nicht mehr mit den Anliegen um Aufmerksamkeit konkurriert, die wirklich eine Entscheidung brauchen.