Puesto
Compras indirectas
¿Qué gasto se repite más a menudo fuera de vuestros contratos? Cada uno por separado es demasiado pequeño para ocuparse de él, y juntos pueden ser mayores que muchas categorías del plan principal de compras.
Conversación inicial
Cuatro preguntas por las que empezaríamos
¿Qué tipo de compra pequeña vuelve más a menudo?
Si no lo sabéis, tampoco sabéis si merece la pena consolidarla. La repetición es la única razón por la que una compra pequeña deja de ser pequeña.
¿Cómo sabéis cuánto gastáis fuera de los acuerdos marco?
Esa cifra suele sorprender, porque está hecha de cientos de operaciones, ninguna de las cuales llama la atención.
¿Quién decide una compra pequeña?
Si es cualquiera hasta cierto importe, no hay control por diseño. La cuestión es si al menos veis qué se compró.
¿Qué no sabéis de los proveedores de las compras pequeñas hasta que ponéis las facturas una al lado de otra?
Normalmente: que compráis lo mismo a cuatro proveedores a cuatro precios, porque cada departamento tiene el suyo.
Nos quedamos con la gestión, vosotros con las decisiones de consolidación
Recibir solicitudes, pedir desde catálogos, comprobar límites y resumir el gasto se pueden quitar del escritorio. Las decisiones sobre proveedores y consolidación se quedan con una persona.
- Una compra pequeña tiene que ser rápida. - Si el proceso es más lento que comprarlo uno mismo, la gente lo comprará por su cuenta, y el gasto desaparecerá de la vista.
- Los límites funcionan cuando se ven. - Quien solicita ve si está dentro del umbral antes de emitir un pedido, no después de la aprobación.
- El gasto disperso se reúne. - Solo entonces se ve qué merece la pena cubrir con un contrato y qué dejar.
Alcance
Qué se puede quitar de las compras indirectas
Dieciocho tareas de ejemplo. Cada una tiene un punto de aprobación humana. Abajo una selección, y el alcance lo ajustamos a vuestro proceso.
Solicitudes de necesidades pequeñas
- Una sola vía de solicitud sea cual sea el departamento
- Señalar si el artículo está disponible en un catálogo o en un contrato
- Un sustituto propuesto desde un acuerdo marco (elección: quien lo solicita)
- Estado del pedido visible para quien lo solicita
Proveedores y catálogos
- Una señal sobre un proveedor usado fuera del catálogo
- Catálogos de proveedores con precios vigentes
- Detectar el mismo artículo comprado a proveedores distintos
- Comparar los precios de los artículos recurrentes
- Proveedores resumidos por número de operaciones y valor
Aprobaciones y límites
- Comprobar el límite antes de emitir un pedido
- Encaminar para aprobación según el umbral (decisión: persona autorizada)
- Detectar las compras fraccionadas por debajo de un umbral (valoración: el especialista)
- Un registro de aprobaciones
Liquidación y análisis
- Gasto resumido por departamento solicitante
- Enlazar la factura con el pedido y la solicitud
- Señalar las facturas sin pedido
- Gasto indirecto resumido por categoría y departamento
- Señalar las categorías aptas para un contrato (decisión: el especialista)
Un día de trabajo
Hoy
- Las solicitudes llegan por correo, de departamentos distintos, en formas distintas
- Emitís cada pedido a mano con un proveedor que conocéis
- Os enteráis de una compra fuera del proceso por la factura
- No sabéis cuánto gastáis en total en una categoría
- Lo mismo se compra en cuatro sitios
- Explicáis las facturas sin pedido a posteriori
Con asistencia de IA
- Las solicitudes entran por una sola vía, con si está disponible en catálogo
- Los pedidos recurrentes se emiten desde el catálogo y vosotros los aprobáis
- El límite se ve antes de emitir un pedido, no después
- Tenéis el gasto por categoría resumido sobre la marcha
- Veis dónde compráis lo mismo a proveedores distintos
- Una factura sin pedido se anuncia sola
- Gasto disperso visible
se sabe cuánto cuestan de verdad las compras pequeñas
las operaciones se resumen por categoría en lugar de solo contabilizarse
- Tiempo para atender una compra pequeña
el proceso deja de ser más lento que comprarlo uno mismo
los pedidos de catálogo no exigen trabajo manual
- Cumplimiento de los límites
menos compras que esquivan la aprobación
el límite se ve antes del pedido
- Consolidación de proveedores
lo mismo no se compra en cuatro sitios
la fragmentación se ve como un resumen
Empezamos por el resumen de gasto y no por el proceso.
- Paso 1
Reunimos la imagen del gasto indirecto
Cada compra pequeña del último año por categoría. Esa cifra suele bastar para que el tema deje de ser una nota al pie.
- Paso 2
Una sola vía de solicitud
Para la categoría de mayor volumen. Quita la mayor parte del trabajo manual.
- Paso 3
Catálogos y límites
Pedidos de catálogo y comprobación de umbrales antes de emitir.
- Paso 4
Consolidación
Señalar las categorías aptas para un contrato. Al final, porque requiere los datos de los pasos 1 y 2.
Preguntas frecuentes
Preguntas que surgen en la primera reunión
¿Significa esto que hace falta menos gente para las compras pequeñas?
En la mayoría de las empresas las compras pequeñas no tienen a nadie asignado: todos hacen un poco, y de ahí viene el gasto que nadie ha sumado. Asumir las solicitudes y los catálogos no elimina el trabajo de nadie: elimina un trabajo repartido por toda la empresa que nadie cuenta como suyo. Esa es una conversación distinta de la de la plantilla.
¿Esto entra en el ámbito del Reglamento de IA?
Gestionar compras no es un uso de alto riesgo. El punto que vigilar es detectar compras fraccionadas: eso es una indicación para que una persona lo compruebe, no una acusación contra un empleado, y así debería comunicarse.
¿Os queda alguna pregunta que no esté aquí? Reservad una llamada
Siguiente paso
¿Cuánto gastasteis el año pasado fuera de los acuerdos marco?
Os enseñaremos cómo es gestionar compras pequeñas cuando una solicitud va por una sola vía y el gasto disperso se ve como un total.