Stanowisko
Zakupy pośrednie
Który wydatek powtarza się u Was najczęściej poza umowami? Pojedynczo każdy jest za mały, żeby się nim zajmować - a razem potrafią być większe niż niejedna kategoria z głównego planu zakupowego.
Rozmowa wstępna
Cztery pytania, od których byśmy zaczęli
Który typ drobnego zakupu wraca najczęściej?
Jeśli nie wiecie, to nie wiecie też, czy warto go skonsolidować. Powtarzalność jest jedynym powodem, dla którego drobny zakup przestaje być drobny.
Skąd wiecie, ile wydajecie poza umowami ramowymi?
Ta liczba zwykle zaskakuje - bo składa się z setek transakcji, z których żadna nie zwraca uwagi.
Kto u Was decyduje o drobnym zakupie?
Jeśli każdy do pewnej kwoty, to kontroli nie ma z założenia. Pytanie brzmi, czy przynajmniej widzicie, co zostało kupione.
Czego nie wiecie o dostawcach drobnych zakupów, dopóki nie zestawicie faktur?
Zwykle: że tych samych rzeczy kupujecie u czterech dostawców po czterech cenach, bo każdy dział ma swojego.
Zdejmujemy obsługę, zostawiamy decyzje o konsolidacji
Przyjmowanie zgłoszeń, zamawianie z katalogów, kontrola limitów i zestawianie wydatku dają się odciążyć. Decyzje o dostawcach i konsolidacji zostają po stronie człowieka.
- Drobny zakup ma być szybki. - Jeśli proces jest wolniejszy niż kupienie czegoś samemu, ludzie kupią sami - i wydatek zniknie z pola widzenia.
- Limity działają, kiedy są widoczne. - Zgłaszający widzi, czy mieści się w progu, zanim złoży zamówienie, a nie po akceptacji.
- Wydatek rozproszony jest zestawiany. - Dopiero wtedy widać, co warto objąć umową, a co zostawić.
Zakres
Co da się odciążyć w zakupach pośrednich
Osiemnaście przykładowych zadań. Każde ma punkt zatwierdzenia po stronie człowieka. Poniżej wybrane, a zakres dopasowujemy do Waszego procesu.
Zgłoszenia drobnych potrzeb
- Jedna droga zgłoszenia niezależnie od działu
- Wskazanie, czy pozycja jest dostępna w katalogu albo umowie
- Propozycja zamiennika z umowy ramowej (wybór: zgłaszający)
- Status zamówienia widoczny dla zgłaszającego
Dostawcy i katalogi
- Sygnał o dostawcy używanym poza katalogiem
- Katalogi dostawców z aktualnymi cenami
- Wykrycie tej samej pozycji kupowanej u różnych dostawców
- Porównanie cen pozycji powtarzalnych
- Zestawienie dostawców wedle liczby transakcji i wartości
Akceptacje i limity
- Kontrola limitu przed złożeniem zamówienia
- Skierowanie do akceptacji wedle progu (decyzja: osoba uprawniona)
- Wykrycie zakupów dzielonych na części poniżej progu (ocena: specjalista)
- Rejestr akceptacji
Rozliczenie i analiza
- Zestawienie wydatku wedle zgłaszających działów
- Powiązanie faktury z zamówieniem i zgłoszeniem
- Wskazanie faktur bez zamówienia
- Zestawienie wydatku pośredniego wedle kategorii i działów
- Wskazanie kategorii nadających się do objęcia umową (decyzja: specjalista)
Dzień pracy
Dzisiaj
- Zgłoszenia przychodzą mailem, z różnych działów, w różnej formie
- Każde zamówienie składacie ręcznie u znanego dostawcy
- O zakupie poza procesem dowiadujecie się z faktury
- Nie wiecie, ile łącznie wydajecie na daną kategorię
- Ta sama rzecz kupowana jest w czterech miejscach
- Faktury bez zamówienia wyjaśniacie po fakcie
Z asystą AI
- Zgłoszenia wchodzą jedną drogą, z informacją o dostępności w katalogu
- Zamówienia powtarzalne składają się z katalogu, Wy je zatwierdzacie
- Limit jest widoczny przed złożeniem zamówienia, nie po
- Wydatek wedle kategorii macie zestawiony na bieżąco
- Widzicie, gdzie kupujecie to samo u różnych dostawców
- Faktura bez zamówienia zgłasza się sama
- Widoczność wydatku rozproszonego
wiadomo, ile naprawdę kosztują drobne zakupy
transakcje są zestawiane wedle kategorii, nie tylko księgowane
- Czas obsługi drobnego zakupu
proces przestaje być wolniejszy niż kupno na własną rękę
zamówienia z katalogu nie wymagają pracy ręcznej
- Zgodność z limitami
mniej zakupów omijających akceptację
limit widać przed zamówieniem
- Konsolidacja dostawców
ta sama rzecz nie jest kupowana w czterech miejscach
rozproszenie jest widoczne jako zestawienie
Zaczynamy od zestawienia wydatku, nie od procesu.
- Krok 1
Składamy obraz wydatku pośredniego
Wszystkie drobne zakupy z ostatniego roku wedle kategorii. Ta liczba zwykle wystarcza, żeby temat przestał być marginesem.
- Krok 2
Jedna droga zgłoszenia
Dla kategorii o największym wolumenie. Zdejmuje większość pracy ręcznej.
- Krok 3
Katalogi i limity
Zamówienia z katalogów i kontrola progów przed złożeniem.
- Krok 4
Konsolidacja
Wskazanie kategorii nadających się do objęcia umową. Na końcu, bo wymaga danych z kroku 1 i 2.
Częste pytania
Pytania, które padają na pierwszym spotkaniu
Czy to znaczy, że potrzebujemy mniej osób przy drobnych zakupach?
Drobne zakupy w większości firm nie mają przypisanej osoby - robi je każdy po trochu i stąd bierze się wydatek, którego nikt nie zsumował. Odciążenie zgłoszeń i katalogów nie zdejmuje niczyjego etatu; zdejmuje pracę rozsianą po całej firmie, której nikt nie liczy do swojego zakresu. To jest inna rozmowa niż o obsadzie.
Czy to podlega AI Act?
Obsługa zakupów nie jest zastosowaniem wysokiego ryzyka. Uwaga dotyczy wykrywania zakupów dzielonych na części - to jest wskazanie do sprawdzenia przez człowieka, a nie zarzut wobec pracownika, i tak powinno być komunikowane.
Zostało pytanie, którego tu nie ma? Umów rozmowę
Następny krok
Ile wydaliście w zeszłym roku poza umowami ramowymi?
Pokażemy Wam, jak wygląda obsługa drobnych zakupów, kiedy zgłoszenie idzie jedną drogą, a wydatek rozproszony jest widoczny jako suma.