Poste
Achats indirects
Quelle dépense revient le plus souvent hors de vos contrats ? Prise une par une, chacune est trop petite pour qu'on s'en occupe - et ensemble elles peuvent peser plus que bien des catégories du plan d'achat principal.
Entretien préalable
Quatre questions par lesquelles nous commencerions
Quel type de petit achat revient le plus souvent ?
Si vous ne le savez pas, vous ne savez pas non plus s'il vaut la peine de le consolider. La répétition est la seule raison pour laquelle un petit achat cesse d'être petit.
Comment savez-vous combien vous dépensez hors accords-cadres ?
Ce chiffre surprend en général - parce qu'il se compose de centaines de transactions dont aucune n'attire l'attention.
Qui décide d'un petit achat ?
Si c'est n'importe qui jusqu'à un certain montant, il n'y a pas de contrôle par construction. La question est de savoir si vous voyez au moins ce qui a été acheté.
Que ne savez-vous pas des fournisseurs de petits achats avant de mettre les factures côte à côte ?
En général : que vous achetez les mêmes choses à quatre fournisseurs à quatre prix, parce que chaque service a le sien.
Nous prenons le traitement, vous gardez les décisions de consolidation
Recevoir les demandes, commander depuis des catalogues, contrôler les plafonds et récapituler la dépense peuvent être retirés du bureau. Les décisions sur les fournisseurs et la consolidation restent à une personne.
- Un petit achat doit être rapide. - Si le processus est plus lent que d'acheter soi-même, les gens achèteront eux-mêmes - et la dépense disparaîtra du champ de vision.
- Les plafonds fonctionnent quand ils sont visibles. - Le demandeur voit s'il est dans le seuil avant de passer une commande, pas après la validation.
- La dépense dispersée se rassemble. - Ce n'est qu'alors qu'on voit ce qu'il vaut la peine de couvrir par un contrat et ce qu'il faut laisser.
Périmètre
Ce qui peut être retiré des achats indirects
Dix-huit tâches à titre d'exemple. Chacune a un point de validation humaine. Ci-dessous une sélection ; le périmètre, nous l'ajustons à votre processus.
Demandes pour de petits besoins
- Une voie unique pour une demande, quel que soit le service
- Signalement du fait que l'article est disponible dans un catalogue ou un contrat
- Un substitut proposé depuis un accord-cadre (choix : le demandeur)
- L'état de la commande visible par le demandeur
Fournisseurs et catalogues
- Un signal sur un fournisseur utilisé hors catalogue
- Des catalogues fournisseurs avec des prix à jour
- Détection du même article acheté à des fournisseurs différents
- Comparaison des prix des articles récurrents
- Les fournisseurs récapitulés par nombre de transactions et par valeur
Validations et plafonds
- Contrôle du plafond avant la passation d'une commande
- Acheminement en validation selon le seuil (décision : une personne habilitée)
- Détection des achats fractionnés sous un seuil (appréciation : le spécialiste)
- Un registre des validations
Règlement et analyse
- La dépense récapitulée par service demandeur
- Liaison de la facture à la commande et à la demande
- Signalement des factures sans commande
- La dépense indirecte récapitulée par catégorie et par service
- Signalement des catégories propices à un contrat (décision : le spécialiste)
Une journée de travail
Aujourd'hui
- Les demandes arrivent par courriel, de services différents, sous des formes différentes
- Vous passez chaque commande à la main chez un fournisseur que vous connaissez
- Vous apprenez un achat hors processus par la facture
- Vous ne savez pas combien vous dépensez au total sur une catégorie donnée
- La même chose s'achète à quatre endroits
- Vous expliquez après coup des factures sans commande
Avec l'assistance de l'IA
- Les demandes entrent par une voie unique, avec l'indication de disponibilité en catalogue
- Les commandes récurrentes se passent depuis le catalogue, vous les validez
- Le plafond se voit avant la passation d'une commande, pas après
- Vous avez la dépense par catégorie récapitulée au fil de l'eau
- Vous voyez où vous achetez la même chose à des fournisseurs différents
- Une facture sans commande se signale
- Une dépense dispersée visible
on sait ce que coûtent réellement les petits achats
les transactions sont récapitulées par catégorie plutôt que seulement comptabilisées
- Délai de traitement d'un petit achat
le processus cesse d'être plus lent que d'acheter soi-même
les commandes sur catalogue ne demandent pas de travail manuel
- Le respect des plafonds
moins d'achats qui contournent la validation
le plafond se voit avant la commande
- Consolidation des fournisseurs
la même chose ne s'achète pas à quatre endroits
le morcellement se voit dans un récapitulatif
Nous commençons par le récapitulatif de la dépense, pas par le processus.
- Étape 1
Nous assemblons l'image de la dépense indirecte
Chaque petit achat de l'année écoulée par catégorie. Ce chiffre suffit en général pour que le sujet cesse d'être une note de bas de page.
- Étape 2
Une voie unique pour les demandes
Pour la catégorie au plus fort volume. Cela supprime l'essentiel du travail manuel.
- Étape 3
Catalogues et plafonds
Les commandes sur catalogue et les contrôles de seuil avant la passation.
- Étape 4
Consolidation
Signalement des catégories propices à un contrat. En dernier, parce que cela exige les données des étapes 1 et 2.
Questions fréquentes
Les questions qui reviennent à la première réunion
Cela veut-il dire qu'il nous faut moins de monde pour les petits achats ?
Dans la plupart des entreprises, les petits achats n'ont personne d'affecté - tout le monde en fait un peu, et c'est de là que vient la dépense que personne n'a additionnée. Reprendre les demandes et les catalogues ne supprime le poste de personne ; cela supprime un travail dispersé dans toute l'entreprise que personne ne compte comme le sien. C'est une autre conversation que celle des effectifs.
Cela relève-t-il du règlement sur l'IA ?
Traiter des achats n'est pas un usage à haut risque. Le point d'attention est la détection des achats fractionnés - c'est une indication à vérifier par une personne, pas une accusation contre un salarié, et cela doit se communiquer ainsi.
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Étape suivante
Combien avez-vous dépensé l'an dernier hors accords-cadres ?
Nous vous montrerons à quoi ressemble le traitement des petits achats quand une demande passe par une voie unique et que la dépense dispersée se voit en total.