Rolle
Indirekter Einkauf
Welche Ausgabe kehrt außerhalb Ihrer Verträge am häufigsten wieder? Einzeln ist jede zu klein, um sich damit zu befassen - und zusammen können sie mehr wiegen als manche Kategorie des Hauptbeschaffungsplans.
Erstgespräch
Vier Fragen, mit denen wir beginnen würden
Welche Art kleiner Einkäufe kehrt am häufigsten wieder?
Wenn Sie es nicht wissen, wissen Sie auch nicht, ob sich eine Bündelung lohnt. Die Wiederholung ist der einzige Grund, aus dem ein kleiner Einkauf aufhört, klein zu sein.
Woher wissen Sie, wie viel Sie außerhalb von Rahmenverträgen ausgeben?
Diese Zahl überrascht meist - denn sie besteht aus Hunderten Transaktionen, von denen keine auffällt.
Wer entscheidet über einen kleinen Einkauf?
Wenn bis zu einem bestimmten Betrag jeder, gibt es von der Anlage her keine Kontrolle. Die Frage ist, ob Sie wenigstens sehen, was gekauft wurde.
Was wissen Sie über die Lieferanten kleiner Einkäufe nicht, bis Sie die Rechnungen nebeneinanderlegen?
Meist: dass Sie dieselben Dinge bei vier Lieferanten zu vier Preisen kaufen, weil jede Abteilung ihren eigenen hat.
Wir übernehmen die Bearbeitung, Sie behalten die Bündelungsentscheidungen
Anforderungen anzunehmen, aus Katalogen zu bestellen, Limits zu prüfen und die Ausgaben zusammenzufassen, lässt sich vom Schreibtisch nehmen. Entscheidungen über Lieferanten und Bündelung bleiben bei einem Menschen.
- Ein kleiner Einkauf muss schnell sein. - Wenn der Prozess langsamer ist, als selbst etwas zu kaufen, werden die Menschen selbst kaufen - und die Ausgabe verschwindet aus dem Blick.
- Limits wirken, wenn sie sichtbar sind. - Der Anfordernde sieht, ob er innerhalb der Schwelle liegt, bevor er eine Bestellung erteilt, nicht nach der Freigabe.
- Verstreute Ausgaben werden zusammengeführt. - Erst dann ist sichtbar, was sich mit einem Vertrag abdecken lässt und was zu lassen ist.
Umfang
Was sich aus dem indirekten Einkauf herausnehmen lässt
Achtzehn Aufgaben als Beispiel. Jede hat einen Punkt menschlicher Freigabe. Unten eine Auswahl; den Umfang passen wir an Ihren Prozess an.
Anforderungen für kleine Bedarfe
- Ein Weg für eine Anforderung, gleich aus welcher Abteilung
- Hinweis darauf, ob der Artikel in einem Katalog oder einem Vertrag verfügbar ist
- Ein vorgeschlagener Ersatz aus einem Rahmenvertrag (Wahl: der Anfordernde)
- Der Bestellstand, sichtbar für den Anfordernden
Lieferanten und Kataloge
- Ein Signal über einen außerhalb des Katalogs genutzten Lieferanten
- Lieferantenkataloge mit aktuellen Preisen
- Erkennen desselben Artikels, der bei verschiedenen Lieferanten gekauft wird
- Vergleich der Preise wiederkehrender Artikel
- Die Lieferanten zusammengefasst nach Zahl der Transaktionen und Wert
Freigaben und Limits
- Prüfung des Limits vor Erteilung einer Bestellung
- Leitung zur Freigabe nach Schwelle (Entscheidung: eine bevollmächtigte Person)
- Erkennen von in Teile unter einer Schwelle zerlegten Einkäufen (Einschätzung: der Spezialist)
- Ein Register der Freigaben
Abrechnung und Analyse
- Die Ausgaben zusammengefasst nach anfordernder Abteilung
- Verknüpfung der Rechnung mit der Bestellung und der Anforderung
- Hinweis auf Rechnungen ohne Bestellung
- Die indirekten Ausgaben zusammengefasst nach Kategorie und Abteilung
- Hinweis auf Kategorien, die sich für einen Vertrag eignen (Entscheidung: der Spezialist)
Ein Arbeitstag
Heute
- Anforderungen kommen per E-Mail, aus verschiedenen Abteilungen, in verschiedenen Formen
- Sie erteilen jede Bestellung von Hand bei einem Lieferanten, den Sie kennen
- Von einem Einkauf außerhalb des Prozesses erfahren Sie aus der Rechnung
- Sie wissen nicht, wie viel Sie für eine Kategorie insgesamt ausgeben
- Dasselbe wird an vier Stellen gekauft
- Sie erklären Rechnungen ohne Bestellung im Nachhinein
Mit AI-Unterstützung
- Anforderungen kommen über einen Weg herein, mit dem Hinweis auf Katalogverfügbarkeit
- Wiederkehrende Bestellungen werden aus dem Katalog erteilt, Sie geben sie frei
- Das Limit ist vor Erteilung einer Bestellung sichtbar, nicht danach
- Sie haben die Ausgaben nach Kategorie laufend zusammengefasst
- Sie sehen, wo Sie dasselbe bei verschiedenen Lieferanten kaufen
- Eine Rechnung ohne Bestellung meldet sich selbst
- Sichtbare verstreute Ausgaben
es ist bekannt, was kleine Einkäufe wirklich kosten
die Transaktionen sind nach Kategorie zusammengefasst statt nur gebucht
- Bearbeitungszeit eines kleinen Einkaufs
der Prozess ist nicht mehr langsamer, als selbst zu kaufen
Katalogbestellungen verlangen keine Handarbeit
- Einhaltung der Limits
weniger Einkäufe umgehen die Freigabe
das Limit ist vor der Bestellung sichtbar
- Lieferanten bündeln
dasselbe wird nicht an vier Stellen gekauft
die Zersplitterung ist als Übersicht sichtbar
Wir beginnen mit der Ausgabenübersicht, nicht mit dem Prozess.
- Schritt 1
Wir tragen das Bild der indirekten Ausgaben zusammen
Jeden kleinen Einkauf des letzten Jahres nach Kategorie. Diese Zahl genügt meist, damit das Thema aufhört, eine Fußnote zu sein.
- Schritt 2
Ein Weg für Anforderungen
Für die Kategorie mit dem größten Volumen. Das nimmt den größten Teil der Handarbeit weg.
- Schritt 3
Kataloge und Limits
Katalogbestellungen und Schwellenprüfungen vor der Erteilung.
- Schritt 4
Bündelung
Hinweis auf die Kategorien, die sich für einen Vertrag eignen. Zuletzt, weil es die Daten der Schritte 1 und 2 voraussetzt.
Häufige Fragen
Fragen, die beim ersten Treffen aufkommen
Heißt das, wir brauchen weniger Menschen für kleine Einkäufe?
In den meisten Unternehmen ist für kleine Einkäufe niemand zuständig - alle machen ein bisschen davon, und daher kommt die Ausgabe, die niemand addiert hat. Anforderungen und Kataloge zu übernehmen nimmt niemandem die Stelle; es nimmt eine über das ganze Unternehmen verstreute Arbeit weg, die niemand als seine zählt. Das ist ein anderes Gespräch als eines über Besetzung.
Fällt das unter die KI-Verordnung?
Einkäufe zu bearbeiten ist keine Hochrisiko-Anwendung. Der Punkt, der Aufmerksamkeit braucht, ist das Erkennen zerlegter Einkäufe - das ist ein von einem Menschen zu prüfender Hinweis und kein Vorwurf gegen einen Mitarbeitenden, und so sollte es auch kommuniziert werden.
Ihre Frage steht nicht dabei? Gespräch vereinbaren
Nächster Schritt
Wie viel haben Sie im letzten Jahr außerhalb von Rahmenverträgen ausgegeben?
Wir zeigen Ihnen, wie die Bearbeitung kleiner Einkäufe aussieht, wenn eine Anforderung über einen Weg geht und verstreute Ausgaben als Summe sichtbar sind.