Puesto
Licencias y activos de TI
¿Cómo sabéis que solo pagáis por las licencias que alguien usa? En la mayoría de las empresas la respuesta es la misma: por la factura, una vez al año, en la renovación.
Conversación inicial
Cuatro preguntas por las que empezaríamos
¿Cómo sabéis que solo pagáis por licencias en uso?
Si no sabéis cuántas cuentas llevan medio año sin entrar, también estáis pagando por esas.
¿Cuántas veces al año renováis una licencia sin negociar?
Una renovación en la última semana de vigencia es una prórroga de las condiciones, no una conversación sobre ellas.
¿Qué es lo que no hacéis aunque sabéis que deberíais?
Normalmente: no comprobáis el cumplimiento de las licencias y no recuperáis licencias cuando la gente se va.
¿Quién compra software en vuestra empresa?
Si cada departamento lo hace por su cuenta, con una tarjeta de empresa, el inventario de licencias no existe por diseño.
Nos quedamos con el inventario y la vigilancia, vosotros con las decisiones de compra
Llevar el inventario, resumir el uso, vigilar las fechas y preparar el material de negociación se pueden quitar del escritorio. Decidir qué comprar y qué dejar se queda con una persona.
- El inventario se construye a partir de los sistemas en uso. - Cuentas, asignaciones y actividad, no una hoja de cálculo rellenada una vez al año por los departamentos.
- Una licencia sin uso se ve. - Una cuenta sin acceso durante meses se señala antes de la renovación, no después.
- Una renovación empieza con antelación. - Con datos de uso, para que la conversación con el proveedor vaya del número y no de prorrogar.
Alcance
Qué se puede quitar de la gestión de licencias
Diecinueve tareas de ejemplo. Cada una tiene un punto de aprobación humana. Abajo una selección, y el alcance lo ajustamos a vuestra cartera de software.
El inventario de licencias
- Un registro de licencias con el tipo, el número y la vigencia
- Enlazar una licencia con un contrato y un proveedor
- Detectar software comprado fuera de TI
- Una señal cuando una licencia no tiene contrato asignado
Uso y asignaciones
- Licencias asignadas a personas y departamentos
- Señalar las cuentas sin actividad en un periodo dado
- Uso frente al número de puestos comprados
- Una señal cuando una licencia no se recuperó tras la salida de un empleado
- Una propuesta de liberar una licencia (decisión: el especialista)
Renovaciones y negociaciones
- Un calendario de renovaciones con aviso anticipado
- Material de uso para la conversación con el proveedor
- Una comparación de modalidades de licencia (decisión: el especialista)
- El historial de precios y condiciones de periodos anteriores
Cumplimiento de licencias
- Comparar el número de instalaciones con el número de licencias
- Señalar los usos incoherentes con el tipo de licencia (valoración: el especialista)
- Documentación para una auditoría del fabricante
Costes y optimización
- Coste de licencias por departamento
- Un resumen de las herramientas con funciones solapadas
- La variación del coste frente al periodo anterior
Un día de trabajo
Hoy
- Lleváis el inventario de licencias en una hoja de cálculo, actualizada de forma irregular
- Os enteráis de la compra de un departamento por la factura
- No sabéis qué cuentas llevan meses sin usarse
- La renovación llega una semana antes de que termine la vigencia
- Las licencias se quedan sin recuperar tras la salida de un empleado
- En una auditoría del fabricante contáis las instalaciones a mano
Con asistencia de IA
- El inventario se construye a partir de los sistemas y no de una hoja de cálculo
- El software comprado fuera de TI se detecta
- Las cuentas sin actividad se señalan antes de la renovación
- La fecha de renovación se señala con antelación
- La salida de un empleado libera la licencia
- El número de instalaciones frente a las licencias se compara sobre la marcha
- Uso de las licencias
menos puestos pagados y sin usar
la falta de actividad se ve antes de la renovación
- Riesgo de incumplimiento
menos instalaciones fuera del alcance de la licencia
el número de instalaciones se compara con las licencias
- Coste por usuario
se ve cuánto cuesta de verdad un puesto de trabajo
el coste se asigna a departamentos y herramientas
- Visibilidad de las renovaciones
una renovación se convierte en una negociación
las fechas se señalan con antelación
Empezamos por el inventario, porque sin él ninguna conversación sobre coste tiene base.
- Paso 1
Un inventario a partir de los sistemas
Licencias, asignaciones, contratos. Ya en esta fase suele aparecer software del que TI no tenía noticia.
- Paso 2
Uso
Cuentas sin actividad, licencias no recuperadas tras salidas.
- Paso 3
Fechas de renovación
Un calendario con aviso anticipado y material para la conversación con el proveedor.
- Paso 4
Cumplimiento y optimización
Comparar instalaciones con licencias y herramientas con funciones solapadas. Al final, porque requiere un inventario completo.
Preguntas frecuentes
Preguntas que surgen en la primera reunión
¿En qué se diferencia esto de la gestión de accesos?
Allí el asunto es quién tiene derecho a qué. Aquí es por qué pagáis y si alguien lo usa. Los puestos se combinan a menudo, porque los datos son parecidos, pero las preguntas vienen de dos mundos distintos: seguridad y coste.
¿Hace falta siquiera este puesto a jornada completa?
En muchas empresas no, y de ahí viene el problema: las licencias las lleva alguien de pasada, así que nadie sabe por qué estáis pagando. Asumir el inventario y las fechas no elimina un puesto: hace que el deber deje de depender de la buena voluntad de alguien. Si esto debería ser un puesto completo es otra conversación, y surge solo tras el primer resumen.
¿Esto entra en el ámbito del Reglamento de IA?
La gestión de licencias no es un uso de alto riesgo. La línea está en los datos de actividad de las cuentas: sirven para establecer si una licencia está en uso, y no deberían usarse para evaluar la jornada ni la productividad de los empleados.
¿Os queda alguna pregunta que no esté aquí? Reservad una llamada
Siguiente paso
¿Cuántas de vuestras licencias no se usaron en los últimos seis meses?
Os enseñaremos cómo es la gestión de licencias cuando el inventario se construye a partir de los sistemas y la renovación empieza con datos de uso.