Rolle
Lizenzen und IT-Assets
Woher wissen Sie, dass Sie nur für Lizenzen zahlen, die jemand nutzt? In den meisten Unternehmen lautet die Antwort gleich: aus der Rechnung, einmal im Jahr, bei der Verlängerung.
Erstgespräch
Vier Fragen, mit denen wir beginnen würden
Woher wissen Sie, dass Sie nur für genutzte Lizenzen zahlen?
Wenn Sie nicht wissen, wie viele Konten sich seit einem halben Jahr nicht angemeldet haben, zahlen Sie auch für die.
Wie oft im Jahr verlängern Sie eine Lizenz ohne zu verhandeln?
Eine Verlängerung in der letzten Woche der Laufzeit ist eine Fortschreibung der Konditionen, kein Gespräch darüber.
Was tun Sie nicht, obwohl Sie wissen, dass Sie es sollten?
Meist: Sie prüfen die Lizenzkonformität nicht und holen Lizenzen nach Austritten nicht zurück.
Wer kauft in Ihrem Unternehmen Software?
Wenn jede Abteilung einzeln, auf Firmenkarte, existiert das Lizenzinventar schon von der Anlage her nicht.
Wir übernehmen Inventar und Überwachung, Sie behalten die Kaufentscheidungen
Das Inventar zu führen, die Nutzung zusammenzufassen, Termine zu überwachen und das Verhandlungsmaterial vorzubereiten, lässt sich vom Schreibtisch nehmen. Zu entscheiden, was gekauft und was aufgegeben wird, bleibt bei einem Menschen.
- Das Inventar entsteht aus den genutzten Systemen. - Konten, Zuweisungen und Aktivität, keine einmal im Jahr von den Abteilungen ausgefüllte Tabelle.
- Eine ungenutzte Lizenz ist sichtbar. - Ein Konto ohne Anmeldung seit Monaten wird vor der Verlängerung aufgezeigt, nicht danach.
- Eine Verlängerung beginnt im Voraus. - Mit Nutzungsdaten, damit das Gespräch mit dem Lieferanten um die Zahl geht und nicht um eine Fortschreibung.
Umfang
Was sich aus dem Lizenzmanagement herausnehmen lässt
Neunzehn Aufgaben als Beispiel. Jede hat einen Punkt menschlicher Freigabe. Unten eine Auswahl; den Umfang passen wir an Ihr Softwareportfolio an.
Das Lizenzinventar
- Ein Register der Lizenzen mit Typ, Anzahl und Laufzeit
- Verknüpfung einer Lizenz mit einem Vertrag und einem Lieferanten
- Erkennen von Software, die außerhalb der IT gekauft wurde
- Ein Signal, wenn einer Lizenz kein Vertrag zugeordnet ist
Nutzung und Zuweisungen
- Lizenzen, zugewiesen an Menschen und Abteilungen
- Hinweis auf Konten ohne Aktivität in einer Periode
- Nutzung gegenüber der Zahl gekaufter Plätze
- Ein Signal, wenn eine Lizenz nach einem Austritt nicht zurückgeholt wurde
- Ein Vorschlag, eine Lizenz freizugeben (Entscheidung: der Spezialist)
Verlängerungen und Verhandlungen
- Ein Verlängerungskalender mit Vorlauf
- Nutzungsmaterial für das Gespräch mit dem Lieferanten
- Ein Vergleich der Lizenzoptionen (Entscheidung: der Spezialist)
- Die Historie der Preise und Konditionen früherer Perioden
Lizenzkonformität
- Vergleich der Zahl der Installationen mit der Zahl der Lizenzen
- Hinweis auf eine Nutzung, die nicht zum Lizenztyp passt (Einschätzung: der Spezialist)
- Dokumentation für ein Herstelleraudit
Kosten und Optimierung
- Lizenzkosten nach Abteilung
- Eine Übersicht der Werkzeuge mit überlappenden Funktionen
- Die Kostenveränderung gegenüber der Vorperiode
Ein Arbeitstag
Heute
- Das Lizenzinventar führen Sie in einer Tabelle, unregelmäßig aktualisiert
- Vom Kauf einer Abteilung erfahren Sie aus der Rechnung
- Sie wissen nicht, welche Konten seit Monaten nicht genutzt wurden
- Die Verlängerung kommt eine Woche vor Ende der Laufzeit
- Lizenzen bleiben nach einem Austritt nicht zurückgeholt
- Bei einem Herstelleraudit zählen Sie Installationen von Hand
Mit AI-Unterstützung
- Das Inventar entsteht aus den Systemen, nicht aus einer Tabelle
- Außerhalb der IT gekaufte Software wird erkannt
- Konten ohne Aktivität werden vor der Verlängerung aufgezeigt
- Der Verlängerungstermin wird im Voraus gemeldet
- Ein Austritt gibt die Lizenz frei
- Die Zahl der Installationen gegenüber den Lizenzen wird laufend verglichen
- Lizenznutzung
weniger bezahlte und ungenutzte Plätze
fehlende Aktivität ist vor der Verlängerung sichtbar
- Konformitätsrisiko
weniger Installationen außerhalb des Lizenzumfangs
die Zahl der Installationen wird mit den Lizenzen verglichen
- Kosten je Nutzer
es ist sichtbar, was ein Arbeitsplatz wirklich kostet
die Kosten sind Abteilungen und Werkzeugen zugeordnet
- Sichtbarkeit der Verlängerungen
eine Verlängerung wird zu einer Verhandlung
die Termine werden im Voraus gemeldet
Wir beginnen mit dem Inventar, weil ohne es kein Gespräch über Kosten eine Grundlage hat.
- Schritt 1
Ein Inventar aus den Systemen
Lizenzen, Zuweisungen, Verträge. Meist fördert es schon auf dieser Stufe Software zutage, von der die IT nichts wusste.
- Schritt 2
Nutzung
Konten ohne Aktivität, nach Austritten nicht zurückgeholte Lizenzen.
- Schritt 3
Verlängerungstermine
Ein Kalender mit Vorlauf und Material für das Gespräch mit dem Lieferanten.
- Schritt 4
Konformität und Optimierung
Vergleich der Installationen mit den Lizenzen und Werkzeuge mit überlappenden Funktionen. Zuletzt, weil es ein vollständiges Inventar voraussetzt.
Häufige Fragen
Fragen, die beim ersten Treffen aufkommen
Worin unterscheidet sich das von der Zugriffsverwaltung?
Dort geht es darum, wer worauf ein Recht hat. Hier darum, wofür Sie zahlen und ob es jemand nutzt. Die Rollen werden oft zusammengelegt, weil die Daten ähnlich sind, aber die Fragen kommen aus zwei verschiedenen Welten: Sicherheit und Kosten.
Wird diese Rolle überhaupt in Vollzeit gebraucht?
In vielen Unternehmen nicht, und daher kommt das Problem: Lizenzen betreut jemand nebenbei, also weiß niemand, wofür Sie zahlen. Inventar und Termine zu übernehmen schafft keine Stelle ab - es macht, dass die Pflicht nicht mehr vom guten Willen eines Menschen abhängt. Ob das für jemanden eine volle Rolle sein sollte, ist ein eigenes Gespräch, und es ergibt sich erst nach der ersten Übersicht.
Fällt das unter die KI-Verordnung?
Lizenzmanagement ist keine Hochrisiko-Anwendung. Die Grenze verläuft bei Daten zur Kontoaktivität: Sie dienen der Feststellung, ob eine Lizenz genutzt wird, und sollten nicht zur Bewertung von Arbeitszeit oder Produktivität von Mitarbeitenden verwendet werden.
Ihre Frage steht nicht dabei? Gespräch vereinbaren
Nächster Schritt
Wie viele Ihrer Lizenzen blieben im letzten halben Jahr ungenutzt?
Wir zeigen Ihnen, wie Lizenzmanagement aussieht, wenn das Inventar aus den Systemen entsteht und die Verlängerung mit Nutzungsdaten beginnt.