Poste
Licences et actifs informatiques
Comment savez-vous que vous ne payez que les licences dont quelqu'un se sert ? Dans la plupart des entreprises, la réponse est la même : par la facture, une fois par an, au renouvellement.
Entretien préalable
Quatre questions par lesquelles nous commencerions
Comment savez-vous que vous ne payez que des licences utilisées ?
Si vous ne savez pas combien de comptes ne se sont pas connectés depuis six mois, vous payez aussi pour ceux-là.
Combien de fois par an renouvelez-vous une licence sans négocier ?
Un renouvellement dans la dernière semaine de validité est une prolongation des conditions, pas une conversation à leur sujet.
Qu'est-ce que vous ne faites pas, tout en sachant qu'il le faudrait ?
En général : vous ne vérifiez pas la conformité des licences et vous ne récupérez pas les licences après les départs.
Qui achète du logiciel dans votre entreprise ?
Si chaque service le fait de son côté, sur une carte d'entreprise, l'inventaire des licences n'existe pas par construction.
Nous prenons l'inventaire et la surveillance, vous gardez les décisions d'achat
Tenir l'inventaire, récapituler l'usage, surveiller les échéances et préparer la matière de négociation peuvent être retirés du bureau. Décider quoi acheter et quoi abandonner reste à une personne.
- L'inventaire se construit à partir des systèmes en usage. - Comptes, affectations et activité, pas un tableur rempli une fois par an par les services.
- Une licence inutilisée se voit. - Un compte sans connexion depuis des mois est signalé avant le renouvellement, pas après.
- Un renouvellement commence à l'avance. - Avec des données d'usage, pour que la conversation avec le fournisseur porte sur le nombre et non sur la prolongation.
Périmètre
Ce qui peut être retiré de la gestion des licences
Dix-neuf tâches à titre d'exemple. Chacune a un point de validation humaine. Ci-dessous une sélection ; le périmètre, nous l'ajustons à votre portefeuille logiciel.
L'inventaire des licences
- Un registre des licences avec le type, le nombre et la durée
- Lier une licence à un contrat et à un fournisseur
- Détection du logiciel acheté hors de l'informatique
- Un signal quand une licence n'a pas de contrat rattaché
Usage et affectations
- Licences affectées à des personnes et à des services
- Signalement des comptes sans activité sur une période donnée
- Usage au regard du nombre de postes achetés
- Un signal quand une licence n'a pas été récupérée après le départ d'un salarié
- Une proposition de libérer une licence (décision : le spécialiste)
Renouvellements et négociations
- Un calendrier des renouvellements avec préavis
- Matière d'usage pour la conversation avec le fournisseur
- Une comparaison des modes de licence (décision : le spécialiste)
- L'historique des prix et des conditions des périodes précédentes
Conformité des licences
- Comparaison du nombre d'installations au nombre de licences
- Signalement des usages incohérents avec le type de licence (appréciation : le spécialiste)
- Documentation pour un audit éditeur
Coûts et optimisation
- Coût des licences par service
- Un récapitulatif des outils aux fonctions qui se recouvrent
- L'évolution du coût par rapport à la période précédente
Une journée de travail
Aujourd'hui
- Vous tenez l'inventaire des licences dans un tableur, mis à jour irrégulièrement
- Vous apprenez l'achat d'un service par la facture
- Vous ne savez pas quels comptes ne servent plus depuis des mois
- Le renouvellement arrive une semaine avant la fin de validité
- Les licences restent non récupérées après le départ d'un salarié
- Lors d'un audit éditeur, vous comptez les installations à la main
Avec l'assistance de l'IA
- L'inventaire se construit à partir des systèmes et non d'un tableur
- Le logiciel acheté hors de l'informatique est détecté
- Les comptes sans activité sont signalés avant le renouvellement
- La date de renouvellement est signalée à l'avance
- Le départ d'un salarié libère la licence
- Le nombre d'installations au regard des licences se compare au fil de l'eau
- Usage des licences
moins de postes payés et non utilisés
l'absence d'activité se voit avant le renouvellement
- Risque de non-conformité
moins d'installations hors du périmètre de la licence
le nombre d'installations se compare aux licences
- Coût par utilisateur
on voit ce que coûte réellement un poste de travail
le coût est affecté aux services et aux outils
- Visibilité des renouvellements
un renouvellement devient une négociation
les dates sont signalées à l'avance
Nous commençons par l'inventaire, parce que sans lui aucune conversation sur le coût n'a de base.
- Étape 1
Un inventaire à partir des systèmes
Licences, affectations, contrats. Cela fait en général apparaître dès cette phase du logiciel dont l'informatique ignorait l'existence.
- Étape 2
Usage
Comptes sans activité, licences non récupérées après des départs.
- Étape 3
Dates de renouvellement
Un calendrier avec préavis et de la matière pour la conversation avec le fournisseur.
- Étape 4
Conformité et optimisation
Comparer les installations aux licences et les outils aux fonctions qui se recouvrent. En dernier, parce que cela exige un inventaire complet.
Questions fréquentes
Les questions qui reviennent à la première réunion
En quoi est-ce différent de la gestion des accès ?
Là, il s'agit de qui a droit à quoi. Ici, de ce que vous payez et de si quelqu'un s'en sert. Les postes sont souvent combinés, parce que les données se ressemblent, mais les questions viennent de deux mondes différents : la sécurité et le coût.
Ce poste est-il seulement nécessaire à plein temps ?
Dans beaucoup d'entreprises non, et c'est de là que vient le problème : les licences sont gérées par quelqu'un en passant, donc personne ne sait ce que vous payez. Reprendre l'inventaire et les échéances ne supprime pas de poste : cela fait que l'obligation cesse de dépendre de la bonne volonté de quelqu'un. Savoir si cela devrait être un poste complet est une autre conversation, et elle n'émerge qu'après le premier récapitulatif.
Cela relève-t-il du règlement sur l'IA ?
La gestion des licences n'est pas un usage à haut risque. La limite se situe aux données d'activité des comptes : elles servent à établir si une licence est utilisée, et ne devraient pas servir à évaluer le temps de travail ni la productivité des salariés.
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Étape suivante
Combien de vos licences n'ont pas servi ces six derniers mois ?
Nous vous montrerons à quoi ressemble la gestion des licences quand l'inventaire se construit à partir des systèmes et que le renouvellement commence avec des données d'usage.