Stanowisko
Licencje i zasoby IT
Skąd wiecie, że płacicie tylko za te licencje, z których ktoś korzysta? W większości firm odpowiedź jest taka sama: z faktury, raz w roku, przy odnowieniu.
Rozmowa wstępna
Cztery pytania, od których byśmy zaczęli
Skąd wiecie, że płacicie tylko za używane licencje?
Jeśli nie wiecie, ile kont nie logowało się od pół roku, to płacicie także za nie.
Ile razy w roku odnawiacie licencję bez negocjacji?
Odnowienie w ostatnim tygodniu okresu to przedłużenie warunków, a nie rozmowa o nich.
Czego nie robicie, choć wiecie, że trzeba?
Zwykle: nie sprawdzacie zgodności licencyjnej i nie odbieracie licencji po odejściach.
Kto u Was kupuje oprogramowanie?
Jeśli każdy dział osobno, kartą służbową, to inwentarz licencji nie istnieje z założenia.
Zdejmujemy inwentaryzację i pilnowanie, zostawiamy decyzje o zakupach
Prowadzenie inwentarza, zestawianie wykorzystania, pilnowanie terminów i przygotowanie materiału do negocjacji dają się odciążyć. Decyzja, co kupić i z czego zrezygnować, zostaje przy człowieku.
- Inwentarz powstaje z używanych systemów. - Konta, przypisania i aktywność, a nie arkusz uzupełniany raz do roku przez działy.
- Licencja nieużywana jest widoczna. - Konto bez logowania od miesięcy jest wskazane przed odnowieniem, a nie po.
- Odnowienie zaczyna się z wyprzedzeniem. - Z danymi o wykorzystaniu, więc rozmowa z dostawcą dotyczy liczby, a nie przedłużenia.
Zakres
Co da się odciążyć w zarządzaniu licencjami
Dziewiętnaście przykładowych zadań. Każde ma punkt zatwierdzenia po stronie człowieka. Poniżej wybrane, a zakres dopasowujemy do Waszego portfela oprogramowania.
Inwentarz licencji
- Rejestr licencji z typem, liczbą i okresem
- Powiązanie licencji z umową i dostawcą
- Wykrycie oprogramowania kupowanego poza działem IT
- Sygnał o licencji bez przypisanej umowy
Wykorzystanie i przypisania
- Przypisanie licencji do osób i działów
- Wskazanie kont bez aktywności w zadanym okresie
- Zestawienie wykorzystania wobec liczby wykupionych stanowisk
- Sygnał o licencji nieodebranej po odejściu pracownika
- Propozycja zwolnienia licencji (decyzja: specjalista)
Odnowienia i negocjacje
- Kalendarz odnowień z wyprzedzeniem
- Materiał o wykorzystaniu do rozmowy z dostawcą
- Porównanie wariantów licencjonowania (decyzja: specjalista)
- Historia cen i warunków z poprzednich okresów
Zgodność licencyjna
- Porównanie liczby instalacji z liczbą licencji
- Wskazanie użycia niezgodnego z typem licencji (ocena: specjalista)
- Dokumentacja na potrzeby audytu producenta
Koszty i optymalizacja
- Koszt licencji wedle działów
- Zestawienie narzędzi o pokrywającej się funkcji
- Zmiana kosztu wobec poprzedniego okresu
Dzień pracy
Dzisiaj
- Inwentarz licencji prowadzicie w arkuszu, aktualizowanym nieregularnie
- O zakupie przez dział dowiadujecie się z faktury
- Nie wiecie, które konta nie były używane od miesięcy
- Odnowienie przychodzi na tydzień przed końcem okresu
- Licencje po odejściu pracownika zostają nieodebrane
- Przy audycie producenta liczycie instalacje ręcznie
Z asystą AI
- Inwentarz powstaje z systemów, nie z arkusza
- Oprogramowanie kupowane poza IT jest wykrywane
- Konta bez aktywności są wskazane przed odnowieniem
- Termin odnowienia sygnalizuje się z wyprzedzeniem
- Odejście pracownika zwalnia licencję
- Liczba instalacji wobec licencji jest porównywana na bieżąco
- Wykorzystanie licencji
mniej stanowisk opłaconych i nieużywanych
brak aktywności jest widoczny przed odnowieniem
- Ryzyko niezgodności
mniej instalacji poza zakresem licencji
liczba instalacji jest porównywana z licencjami
- Koszt na użytkownika
widać, ile naprawdę kosztuje stanowisko pracy
koszt przypisany do działów i narzędzi
- Widoczność odnowień
odnowienie staje się negocjacją
terminy sygnalizowane są z wyprzedzeniem
Zaczynamy od inwentarza, bo bez niego żadna rozmowa o kosztach nie ma podstawy.
- Krok 1
Inwentarz z systemów
Licencje, przypisania, umowy. Zwykle już tu wychodzi oprogramowanie, o którym dział IT nie wiedział.
- Krok 2
Wykorzystanie
Konta bez aktywności, licencje nieodebrane po odejściach.
- Krok 3
Terminy odnowień
Kalendarz z wyprzedzeniem i materiał do rozmowy z dostawcą.
- Krok 4
Zgodność i optymalizacja
Porównanie instalacji z licencjami i narzędzia o pokrywającej się funkcji. Na końcu, bo wymaga pełnego inwentarza.
Częste pytania
Pytania, które padają na pierwszym spotkaniu
Czym to się różni od zarządzania dostępami?
Tam przedmiotem jest to, kto ma do czego prawo. Tu - za co płacicie i czy ktokolwiek z tego korzysta. Role często są łączone, bo dane są podobne, ale pytania pochodzą z dwóch różnych światów: bezpieczeństwa i kosztu.
Czy to stanowisko jest w ogóle potrzebne na pełen etat?
W wielu firmach nie jest i stąd bierze się problem: licencjami zajmuje się ktoś przy okazji, więc nikt nie wie, za co płacicie. Odciążenie inwentarza i terminów nie zdejmuje etatu - sprawia, że obowiązek przestaje zależeć od czyjejś dobrej woli. Rozmowa o tym, czy to ma być czyjaś pełna rola, jest osobna i wychodzi dopiero po pierwszym zestawieniu.
Czy to podlega AI Act?
Zarządzanie licencjami nie jest zastosowaniem wysokiego ryzyka. Granica przebiega przy danych o aktywności kont: służą one ustaleniu, czy licencja jest używana, i nie powinny być wykorzystywane do oceny czasu pracy ani wydajności pracowników.
Zostało pytanie, którego tu nie ma? Umów rozmowę
Następny krok
Ile Waszych licencji nie było używanych w ostatnim półroczu?
Pokażemy Wam, jak wygląda zarządzanie licencjami, w którym inwentarz powstaje z systemów, a odnowienie zaczyna się z danymi o wykorzystaniu.