Poste
Analyste financier
Que ne savez-vous pas du trimestre à venir tant que le métier ne vous le dit pas ? La prévision repose sur des hypothèses qui arrivent oralement, tard, et sous une forme différente depuis chaque service.
Entretien préalable
Quatre questions par lesquelles nous commencerions
Que ne savez-vous pas de la prévision tant que les services ne vous l'ont pas dit ?
Si c'est pratiquement tout, la prévision est la somme des déclarations des autres, et vous en répondez sans avoir prise sur une seule entrée.
Combien de personnes touchent une version du budget ?
Avec une douzaine de services et un tableur envoyé par courriel, il y a autant de versions que de personnes, et personne ne sait laquelle fait foi.
Combien de temps prend la préparation d'un nouveau scénario ?
Si c'est deux jours, la question de la direction « et si les ventes baissaient de dix pour cent ? » obtient sa réponse une semaine plus tard. La valeur de la réponse décroît chaque jour.
Que se passe-t-il quand une hypothèse se révèle périmée en milieu de trimestre ?
En général : la prévision reste telle quelle, parce que recalculer coûte trop cher. Et à partir de ce moment tout le monde sait que le plan est périmé, mais personne ne le change.
Nous prenons la construction du modèle, vous gardez le jugement
Recueillir les hypothèses, versionner le budget, recalculer les scénarios et comparer le réalisé au plan peuvent être retirés du bureau. Ce qu'il faut supposer et comment lire le risque restent à l'analyste.
- La prévision ne se produit pas automatiquement. - Les chiffres sont calculés par le modèle, mais les hypothèses sont saisies par une personne et cette personne répond de leur bon sens. Une prévision automatique sans jugement est une extrapolation du passé.
- Chaque hypothèse a un auteur et une date. - Quand les chiffres divergent, on voit qui a déclaré quoi et quand, non pour demander des comptes mais pour pouvoir remonter à la source.
- Un scénario se recalcule sans reconstruire le modèle. - C'est le changement après lequel le « et si ? » cesse d'être une gêne et devient un outil.
Périmètre
Ce qui peut être retiré de la planification financière
Vingt tâches à titre d'exemple. Chacune a un point de validation humaine. Ci-dessous une sélection ; le périmètre, nous l'ajustons à votre processus.
Recueil des hypothèses auprès du métier
- Recueillir les déclarations des services dans un seul formulaire, avec auteur et date
- Des rappels sur les hypothèses non encore remises
- Signalement des hypothèses qui s'écartent de l'historique de ce service (appréciation : l'analyste)
- Un registre des modifications d'hypothèses en cours de période
- Comparaison entre ce qu'un service a déclaré et ce qu'il a livré lors des périodes précédentes
Le modèle et les scénarios
- Recalcul de la prévision après modification d'une hypothèse
- Préparation de scénarios alternatifs (choix des hypothèses : l'analyste)
- Signalement des hypothèses qui pèsent le plus sur le résultat
- Vérification de la cohérence du modèle, si les parties font bien le tout
- Documentation du modèle produite en même temps que lui
Le budget et ses versions
- Versionnement du budget avec ce qui a changé d'une version à l'autre
- Consolidation des budgets des services en un seul ensemble
- Détection des postes planifiés deux fois dans des services différents
- Le budget face à l'an dernier avec les écarts expliqués
- Vérification que le budget tient dans les limites fixées par la direction
Écarts et matière pour la direction
- Le réalisé face au plan après la clôture de la période
- Décomposition d'un écart en prix, volume et mix
- Signalement des services qui surestiment ou sous-estiment systématiquement
- Matière pour le comité de direction sous une forme fixe (conclusions : l'analyste)
- Un archivage des prévisions avec leur réalisation
Une journée de travail
Aujourd'hui
- Vous recueillez les hypothèses par courriel et en conversation, chacune sous une forme différente
- Consolider le budget, c'est une semaine de travail dans des tableurs
- Un scénario demandé par la direction suppose de reconstruire le modèle
- Quand les chiffres divergent, vous ne vous rappelez plus qui a déclaré tel chiffre
- Une seule personne comprend le modèle, et ses congés arrêtent la planification
- Vous ne savez pas comment se sont réalisées les prévisions de l'an dernier
Avec l'assistance de l'IA
- Les hypothèses arrivent dans un seul formulaire, avec auteur et date
- La consolidation se fait seule et vous vérifiez la cohérence
- Vous recalculez le scénario pendant l'entretien avec la direction
- L'historique des hypothèses est consigné, donc un écart a une source
- Le modèle a une documentation, donc il peut se transmettre
- L'archivage des prévisions montre quels services se trompent systématiquement, et dans quel sens
- Délai de construction d'un scénario
la réponse au « et si ? » arrive pendant l'entretien
recalculer cesse d'exiger une reconstruction du modèle
- Confiance dans les hypothèses
on sait qui a déclaré quoi et ce que cela a donné
les hypothèses ont un auteur, une date et un historique
- Un modèle transparent
la planification cesse de dépendre d'une seule personne
le modèle a une documentation produite en même temps que lui
- Vitesse de réaction au changement
une hypothèse périmée est corrigée au lieu d'être laissée
recalculer coûte des minutes, donc il n'y a pas de raison de le repousser
Nous commençons par le recueil des hypothèses, pas par la construction du modèle.
- Étape 1
Un seul formulaire pour les hypothèses
Nous établissons exactement ce dont vous avez besoin de chaque service et sous quelle forme. Un formulaire simple au lieu d'un tableur envoyé par courriel change plus qu'il n'y paraît.
- Étape 2
Consolidation et versionnement
Monter le budget à partir des entrées et un historique des versions. Cela supprime le montage manuel et met fin aux disputes sur la version qui fait foi.
- Étape 3
Scénarios
Recalcul après modification d'une hypothèse. Seulement une fois les entrées en ordre, sinon on calcule vite ce à quoi personne ne croit.
- Étape 4
Écarts et archivage des prévisions
Comparer le réalisé au plan et juger la justesse. Cela exige plusieurs périodes d'historique, donc la valeur se voit au bout d'un an.
Questions fréquentes
Les questions qui reviennent à la première réunion
Nous avons un modèle dans un tableur qui fonctionne. Pourquoi y toucher ?
S'il fonctionne, nous n'y touchons pas, et c'est la réponse honnête. La question porte plutôt sur le nombre de personnes qui peuvent l'ouvrir sans le casser, et sur ce qui se passe quand son auteur part en congé au milieu du cycle budgétaire. Un tableur que comprend une seule personne est un risque, si bien calcule-t-il. Nous commençons en général par consolider les entrées autour de ce modèle plutôt que par le remplacer.
Ce poste ne sera-t-il pas supprimé une fois le budget monté tout seul ?
Un budget est fait de décisions, pas de tableurs. Nous prenons la consolidation et le versionnement, le travail qui prend une semaine et que personne ne considère comme de l'analyse. Ce qui reste est plus difficile : l'entretien avec les responsables de budget, le jugement des hypothèses et la question de savoir si le plan est seulement réalisable. Dans le cycle actuel, il ne reste en général pas de temps pour cela.
Cela relève-t-il du règlement sur l'IA ?
La planification financière n'est pas un usage à haut risque. Le point de vigilance est ailleurs : une prévision servant à décider d'embauches ou de licenciements touche des personnes, et des règles distinctes s'y appliquent ; en particulier, de telles décisions ne se fondent pas sur un seul calcul.
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Étape suivante
Combien de temps prend dans votre entreprise une réponse au « et si ? »
Nous vous montrerons à quoi ressemble la planification quand les hypothèses ont un auteur et qu'un scénario se calcule pendant l'entretien.