Poste
Rendez-vous de quai
À quelle vitesse apprenez-vous qu'un chauffeur ne sera pas à l'heure à son créneau ? Si c'est seulement quand il n'est pas arrivé, toute la journée au quai s'organise d'elle-même, et rarement bien.
Entretien préalable
Quatre questions par lesquelles nous commencerions
À quelle vitesse apprenez-vous qu'un chauffeur est en retard ?
Une heure à l'avance permet de déplacer la file. Un retard constaté à l'heure du créneau signifie que le quai reste vide pendant qu'une file se forme derrière.
Quand décide-t-on d'accepter une livraison hors créneau ?
À la grille ou plus tôt, et si quelqu'un voit l'effet sur les autres créneaux de la journée.
Qui fixe l'ordre quand trois véhicules attendent pour deux quais ?
Si c'est la sécurité ou le chef d'équipe à la grille, la décision se prend sans connaître le reste de la journée.
Que se passe-t-il quand le rendez-vous ne correspond pas au contenu de la livraison ?
Si l'entrepôt l'apprend avant le déchargement ou pendant.
Nous prenons l'organisation et les avis, vous gardez les décisions au quai
Recevoir les rendez-vous, organiser les créneaux, prévenir chauffeurs et transporteurs et consigner le déroulement peuvent être retirés du bureau. Les décisions sur l'ordre et sur les exceptions restent au spécialiste.
- Les rendez-vous arrivent par une seule voie. - Le transporteur réserve lui-même son créneau parmi les heures disponibles, au lieu d'appeler l'entrepôt.
- Un retard change le plan de la journée, pas seulement un créneau. - Un retard annoncé recalcule la file et propose un déplacement, et le spécialiste le valide.
- Le chauffeur sait quand entrer. - L'information sur un changement lui parvient avant qu'il ne soit à la grille.
Périmètre
Ce qui peut être retiré des rendez-vous de quai
Vingt tâches à titre d'exemple. Chacune a un point de validation humaine. Ci-dessous une sélection ; le périmètre, nous l'ajustons à votre infrastructure.
Réception des rendez-vous
- Un créneau réservé par le transporteur parmi les heures disponibles
- Les données de livraison exigées à la réservation
- Confirmation du rendez-vous au transporteur et au chauffeur
- Un signal quand une livraison arrive sans rendez-vous
- Vérification du rendez-vous au regard de la commande
L'organisation des créneaux horaires
- Une répartition proposée des créneaux par type de livraison et temps de déchargement
- Une réserve pour les livraisons urgentes (décision : le spécialiste)
- Un signal quand un quai est surchargé sur une heure donnée
- La répartition des créneaux au regard des effectifs d'entrepôt disponibles
Changements et retards
- Un retard annoncé par le transporteur
- Recalcul de la file après un retard annoncé
- Un nouveau créneau proposé (validation : le spécialiste)
- Un registre des changements de créneau avec leur motif
Communication avec les chauffeurs
- Confirmation et rappel du créneau
- Information sur un changement de créneau
- Consignes d'entrée et point de présentation
- Un avis indiquant que le quai est prêt
Débit des quais
- Consignation des heures d'entrée, de déchargement et de sortie
- Temps d'attente récapitulés par transporteur et par heure
- Signalement des heures les plus chargées
Une journée de travail
Aujourd'hui
- Les rendez-vous arrivent par téléphone et par courriel, à plusieurs personnes
- Vous organisez les créneaux dans un tableur et vous le diffusez
- Vous apprenez un retard quand le véhicule n'est pas arrivé
- L'ordre à la grille est fixé par la sécurité ou le chef d'équipe
- Un chauffeur attend parce que personne ne l'a prévenu d'un changement
- Vous ne savez pas combien de temps les véhicules ont attendu au total
Avec l'assistance de l'IA
- Le transporteur réserve lui-même son créneau parmi les heures disponibles
- La répartition des créneaux est proposée par type de livraison et effectifs
- Un retard annoncé à l'avance recalcule la file
- L'ordre à la grille suit le plan et non celui qui s'est présenté
- Le chauffeur est prévenu d'un changement avant d'arriver
- Le temps d'attente est consigné et récapitulé
- Temps d'attente des chauffeurs
moins de véhicules à la grille sans information
le créneau et ses changements parviennent au chauffeur
- Utilisation des quais
moins de quais vides à côté de quais surchargés
la répartition tient compte du type de livraison et des effectifs
- Une journée prévisible
l'entrepôt sait le matin à quoi ressemble la journée
les rendez-vous et les changements sont dans une seule vue
- Temps mort au quai
moins de creux entre les livraisons
un retard recalcule la file au lieu de bloquer le créneau
Nous commençons par une seule voie de réservation, parce que sans elle la journée n'a pas de plan.
- Étape 1
Des créneaux réservés par le transporteur
Une seule voie avec les données exigées, au lieu d'un appel à l'entrepôt.
- Étape 2
Répartition des créneaux et signaux de surcharge
Une répartition proposée par type de livraison, temps de déchargement et effectifs.
- Étape 3
Annonce des retards et avis
Recalculer la file et prévenir le chauffeur avant son arrivée.
- Étape 4
Mesure du débit
Heures d'entrée, de déchargement et d'attente. En dernier, parce que cela exige que la consignation fonctionne.
Questions fréquentes
Les questions qui reviennent à la première réunion
Et les livraisons qui arrivent sans prévenir ?
Elles restent, et c'est pourquoi la répartition garde une réserve pour elles. La différence, c'est qu'une livraison sans rendez-vous se voit comme une exception avec un coût pour le reste de la journée, et non comme un événement neutre.
Les rendez-vous de quai exigeront-ils une personne dédiée ?
Dans beaucoup d'entreprises, l'entrepôt gère les rendez-vous en passant, et c'est de là que vient le désordre aux quais. Reprendre les réservations et les avis ne supprime pas le poste : le plus souvent cela permet de le tenir, parce qu'il cesse de dépendre de répondre au téléphone toute la journée. Ce qui reste, c'est l'organisation de la journée et les décisions sur les exceptions.
Cela relève-t-il du règlement sur l'IA ?
Les rendez-vous de quai ne sont pas un usage à haut risque. Nous consignons des heures de véhicules et de transporteurs ; les données du chauffeur, nous les limitons à ce qui est nécessaire à l'entrée et au contact, sans en construire des évaluations de personnes précises.
Une question qui ne figure pas ici ? Réservez un appel
Étape suivante
Combien de temps vos véhicules ont-ils attendu hier au total à vos quais ?
Nous vous montrerons à quoi ressemblent les rendez-vous de quai quand le transporteur réserve lui-même son créneau et qu'un retard recalcule la file avant l'arrivée du chauffeur.